เรื่อง : คัมภีร์ทอง
การที่คุณมีเพียงบริษัทเล็กๆ เป็นของตัวเองไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่มีสิทธิจัดการระบบไอทีแบบบริษัทใหญ่ได้ หกวิธีต่อไปนี้จะช่วยให้ท่านผู้ประกอบการธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็กติดตั้งระบบไอทีที่ดีแบบบริษัทใหญ่ได้ การมีระบบไอทีที่ดีจะช่วยให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของคุณให้ราบรื่นยิ่งขึ้น
1.ใช้คอมพิวเตอร์รุ่นเดียวกันลดปัญหาในการดูแล
ฟังดูอาจจะทำไม่ได้ง่ายเท่าไหร่นัก เพราะบริษัทขนาดเล็กมักไม่ได้ซื้อคอมพิวเตอร์หลายๆ เครื่องในครั้งเดียว หรือหากซื้อก็มักเป็นเครื่องสั่งประกอบไม่ใช่เครื่องสำเร็จรูปแบรนด์ดังทั่วไป หากมีการขยายกิจการรับคนเพิ่มพร้อมซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่ ภายในระยะเวลา 1-2 เดือน คุณจะพบว่ามีอุปกรณ์หรือชิ้นส่วนไอทีใหม่ๆ ออกมา ทำให้คอมพิวเตอร์ซื้อกลายเป็นของตกรุ่นไปเสียแล้ว
เพื่อช่วยลดปัญหาอุปกรณ์ตกรุ่นหรือเข้ากับเครื่องที่มีอยู่ไม่ได้ คุณอาจจะซื้อฮาร์ดไดรฟเก็บเอาไว้ โดยซื้อจากเจ้าเดียวกัน อีกทั้งควรจะวางแผนซื้ออุปกรณ์ต่อพ่วงต่างๆ เช่น พริ้นเตอร์ เม้าส์ คีย์บอร์ด ให้เป็นรุ่นและยี่ห้อเดียวกันด้วย คุณอาจใช้ซอฟต์แวร์ เช่น Acronis True Image หรือ Norton Ghost สำหรับทำสำรองข้อมูลในกรณีที่เครื่องติดไวรัสหรือมีปัญหาอื่นๆ
2.ใช้บริการสำรองข้อมูลจากบริษัทอื่น
ขอแนะนำสองวิธีทำสำรองข้อมูลสำหรับ SME วิธีแรกคือการทำสำรองข้อมูลใส่ฮาร์ดไดร์ฟหรือเทปแบ็คอัพเอาไว้และนำไปเก็บนอกออฟฟิสในที่ที่ปลอดภัย เช่น ธนาคารหรือเซฟที่บ้าน วิธีที่สองคือใช้บริการสำรองข้อมูลแบบออนไลน์ไปเก็บไว้ยังบริษัทที่ให้บริการในราคาไม่แพงและสะดวก โดยทำผ่านอินเทอร์เน็ท ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนในโลก คุณสามารถเข้าไปหาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ www.carbonite-backup.in.th
3.สำรองข้อมูลผ่านอินเทอร์เน็ต
เชื่อเหลือเกินว่า SME ส่วนมากมักไม่ค่อยสนใจเรื่องความปลอดภัยจากการใช้อินเทอร์เน็ทเท่าใดนัก คุณไม่ควรประมาทไปเพราะแฮกเกอร์หรือผู้บุกรุกเข้าไปในระบบคอมพิวเตอร์เดี๋ยวนี้ไม่ได้เจาะจงแต่บริษัทใหญ่ๆ เท่านั้น พวกนี้อาจสุ่มโดนบริษัทคุณเข้ามาลองวิชาด้วยการแก้ไขข้อมูลระบบหรือแม้กระทั่งขโมยข้อมูลทางการเงินของคุณได้ จึงควรมีซอฟต์แวร์ช่วยป้องกันการโจรกรรมข้อมูลจากพวกมิจฉาชีพเหล่านี้ และควรออกกฎด้วยว่าพนักงานทุกคนต้องออกจากระบบและปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ทุกครั้งก่อนกลับบ้าน
4.ใช้ VPN
บริษัทขนาดใหญ่จะมี Virtual Private Networks (VPN หรือโครงข่ายเสมือนส่วนตัว) เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลภายในบริษัทจะไม่รั่วไหลออกไปข้างนอกและพนักงานที่อยู่บ้านหรืออยู่นอกบริษัทสามารถเข้าระบบคอมพิวเตอร์บริษัทเพื่อทำงานหรือใช้ข้อมูลได้ VPN ส่วนมากมักมีราคาสูงแต่ทางเลือกสำหรับ SME ไม่จำเป็นต้องแพงขนาดนั้น เช่นฟรีแวร์จาก Openvpn.org หรือสอบถามบริการ VPN ราคาย่อมเยาว์จากผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ทของคุณ
5.ติดตั้ง Firewalls
เป็นที่ทราบกันดีว่าวินโดว์นั้นขึ้นชื่อเรื่องมีช่องโหว่ของระบบความปลอดภัย ในบริษัทใหญ่ๆ จะมีการติดตั้ง Firewall ที่เครื่องพีซีทุกเครื่องเพื่อป้องกันความปลอดภัยจากผู้บุกรุกและไวรัส โปรแกรม Firewall ในท้องตลาดมีให้เลือกมากมายแต่จะเลือกอะไรก็ขอให้เลือกใช้ให้เป็นมาตรฐานของบริษัท และต้องมีการอบรมให้พนักงานทุกคนทราบถึงความสำคัญและต้องเปิดโปรแกรมทุกครั้งที่ทำงานผ่านอินเทอร์เน็ท Firewall ที่ราคาไม่แพงได้แก่ AVG, BitDefender และ Kaspersky
6.วางแผนทดสอบก่อนเพิ่มเทคโนโลยีใหม่
บริษัทใหญ่จะไม่ใช้เทคโนโลยีใหม่จนกว่าจะมีการทดสอบแล้วทดสอบอีกว่าจะไม่มีปัญหาต่อการทำงาน SME ก็เช่นกัน ก่อนที่จะใช้ฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์ใหม่ทั้งบริษัท คุณควรให้พนักงานไอทีที่มีความเชี่ยวชาญที่สุดทำการทดสอบเสียก่อน และทำรายงานข้อดีข้อเสียต่างๆ รวมทั้งทางเลือกอื่นๆ ด้วย ในระหว่างการทดสอบระบบใหม่คุณควรคิดถึงอนาคตด้วย SME ส่วนมากมักจะไม่คิดถึงการเติบโตของบริษัทกับการบริหารจัดการไอที ดังนั้นควรวางแผนให้ดีก่อนลงทุนเกี่ยวกับไอที
