เรื่อง : อชิระ ประดับกุล
คำถามที่ 1 : อยากทราบว่ากิจการควรจะเริ่มต้นทำบัญชียังไง เพราะอยากทำเองแต่ก็ไม่มีความรู้ แต่เห็นเพื่อนๆก็จ้างสำนักงานบัญชีทำเสียส่วนใหญ่ ถ้าเราทำเองจะได้ไหม
ตอบ : ถือว่าเป็นความคิดที่ดีครับ ถ้าเจ้าของกิจการอยากจะมีส่วนในการจัดทำบัญชีด้วยตนเอง แต่หากไม่มีความรู้ทางด้านบัญชีมาก่อน ตรงนี้อาจจะเป็นปัญหาได้ในการ บันทึก จัดเก็บข้อมูล และการจัดทำรายงานทางการเงินต่างๆ ที่ต้องอาศัยความรู้ทางบัญชีโดยตรง จึงทำให้เจ้าของกิจการที่ไม่มีความรู้ทางด้านบัญชีเลือกที่จะจ้างสำนักงานบัญชีเข้ามาดูแลในเรื่องดังกล่าว
ซึ่งในเรื่องนี้ผมน่าจะเป็นทางออกที่ดีที่สุด แต่ถ้าเจ้าของกิจการอยากมีส่วนร่วมในการดูแลเรื่องของการจัดทำบัญชีของกิจการด้วยตนเอง แนะนำว่า ให้คอยสอดส่องดูแล และสอบถามสำนักงานบัญชี ที่ท่านจ้างให้จัดทำ ถึงที่มาของรายการบัญชีต่างๆ ที่ได้บันทึกไว้ เหตุผล และวัตถุประสงค์ในการบันทึกรายการค้าต่างๆ ก็จะช่วยได้ในระดับหนึ่งครับ
คำถามที่ 2 : ผมเพิ่งมีกิจการเป็นของตัวเอง คือ รับจ้างผลิตเครื่องหนังตามคำสั่งซื้อของลูกค้า แต่ไม่ใหญ่มากเท่าไหร่นัก และยังไม่ได้จดทะเบียนเป็นห้างหุ้นส่วนจำกัด หรือบริษัทจำกัด แต่กำลังมีความคิดว่าจะจดทะเบียนเป็นห้างหุ้นส่วน แล้วถ้าจดทะเบียนเป็นห้างหุ้นส่วนผมต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มด้วยใช่ไหมครับ
ตอบ : โดยปกติการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มมีหลักอยู่ที่ว่า ‘ผู้ประกอบการที่ขายสินค้าหรือให้บริการในทางธุรกิจหรือวิชาชีพเป็นปกติธุระ ไม่ว่าจะประกอบกิจการในรูปของบุคคลธรรมดา คณะบุคคลหรือห้างหุ้นส่วนสามัญที่มิใช่นิติบุคคล หรือนิติบุคคลใด ๆ หากมีรายรับจากการขายสินค้าหรือให้บริการเกินกว่า 1.8 ล้านบาทต่อปี มีหน้าที่ต้องยื่นคำขอจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เพื่อเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน โดยคำนวณภาษีที่ต้องเสียจากภาษีขายหักด้วยภาษี ‘ซื้อ’
ฉะนั้น คงจะต้องตรวจสอบเสียก่อนว่าคุณมีรายรับก่อนหักรายจ่ายเกินกว่า 1.8 ล้านบาทต่อปีหรือไม่ ถ้าหากตรวจสอบแล้วว่า รายรับไม่ถึงเกณฑ์ดังกล่าวก็ไม่จำเป็นต้องจดทะเบียนเป็นผู้ประกอบการในระบบแบบภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่ผมเกรงว่าคู่ค้าที่คุณทำธุรกิจด้วยเขาอาจจดทะเบียนเป็นผู้ประกอบการในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ถ้าคุณไม่ได้จดทะเบียน อาจเกิดปัญหาในการทำธุรกิจได้บ้างเล็กน้อย เพราะฝ่ายหนึ่งอยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่อีกฝ่ายอยู่นอกระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ทำให้บางธุรกิจแม้มีรายรับไม่ถึงเกณฑ์ดังกล่าว แต่ก็เลือกที่จะจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเพื่อประโยชน์ในการทำธุรกิจกับคู่ค้าครับ
คำถามที่ 3 : กำลังจะจ้างสำนักงานบัญชีมาทำบัญชีให้ แต่อยากทราบราคาที่เหมาะสมว่าประมาณเท่าไหร่ ถ้ารายการค้าของกิจการมีประมาณ 50-100 รายการต่อเดือน
ตอบ : เป็นคำถามยอดฮิตอีกคำถามที่ถามกันเข้ามาครับ สำหรับเรื่องของค่าบริการในการจัดทำบัญชีของสำนักงานต่างๆ ซึ่งผมเองคงจะตอบได้ไม่ชัดเจนนัก เพราะค่าบริการจัดทำบัญชีก็ขึ้นกับปัจจัยหลายๆ อย่าง เช่น ความมีชื่อเสียงของสำนักงานบัญชีที่จัดทำ, ขอบเขตงานที่รับผิดชอบ และรวมทั้งที่คุณได้บอกมา คือ จำนวนรายการค้าที่เกิดขึ้นในแต่ละเดือน
ถ้าจะให้ผมแนะนำ ผมคงจะต้องแนะนำให้หาสำนักงานบัญชีโดยเริ่มต้นจากการสอบถามคนรู้จักที่เคยใช้บริการว่าสำนักงานบัญชีใดให้บริการดี คุ้ม และมีความรอบคอบในการจัดทำ
สิ่งหนึ่งที่ผมอยากให้ตระหนักไว้คือ สำนักงานบางแห่งที่เสนอค่าบริการจัดทำบัญชีในราคาถูกมากผิดปกติ อาจจัดทำบัญชีด้วยความประมาทเลินเล่อได้ เนื่องจากต้องจัดทำบัญชีเป็นจำนวนมากในเวลาเดียวกัน ดังนั้นจึงอย่าได้เห็นแก่ ค่าบริการที่ถูกแสนถูก เพราะอาจนำมาซึ่งการจัดทำบัญชีที่ผิดพลาดและไม่รับผิดชอบได้
คำถามที่ 4 : ผมเปิดกิจการมาประมาณ 3 ปี ในรูปแบบของบุคคลธรรมดา และช่วง 3 ปี ที่ผ่านมาก็ได้เสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาตามปกติ กระทั่งปีล่าสุดที่ได้ยื่นเสียภาษีประจำปีอีก แต่ไม่มียอดเงินต้องชำระและมียอดเงินขอคืนภาษีจำนวนหนึ่ง และหลังจากนั้นได้ถูกเรียกตรวจสอบจากสรรพากรเขต ผมจึงอยากทราบว่าเป็นเพราะเหตุใดถึงโดนเรียกตรวจสอบทั้งๆ ที่เพื่อนทำธุรกิจมานานกว่ายังไม่โดนเรียกตรวจสอบแม้แต่ครั้งเดียว
ตอบ : ส่วนหนึ่งอาจเป็นไปได้ว่า สรรพากรเขตเห็นว่ากิจการของคุณเพิ่งเปิดดำเนินการไม่นานเมื่อมีผลขาดทุนจึงต้องการคำชี้แจงว่าเป็นเพราะเหตุใด เกิดข้อผิดพลาดในการจัดเก็บข้อมูลทางด้านรายได้หรือรายจ่าย จึงเรียกมาตรวจสอบข้อมูลต่างๆ และเพื่อให้ข้อแนะนำในการจัดเก็บรายการต่างๆ อย่างเหมาะสมแก่คุณด้วย
ส่วนเรื่องที่ว่าเหตุใดกิจการของเพื่อนที่ทำมานานยังไม่โดนเรียกตรวจสอบนั้น ผมไม่สามารถตอบได้อย่างชัดเจนเสียทีเดียวคงต้องขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของสรรพากรเขตแต่ละเขต แต่คุณเคยได้ยินไหมครับว่า ถ้าไม่แน่ใจเรื่องเอกสารรายรับ-รายจ่าย ของกิจการ อย่าได้ขอคืนภาษีแม้จะมียอดให้ขอคืนก็ตาม เป็นอันเข้าใจนะครับ...
คำถามที่ 5 : เราจะมีวิธีป้องกันการยักยอกเงินหรือตบแต่งบัญชีของพนักงานได้อย่างไร ถ้าเราไม่มีความรู้เรื่องบัญชี
ตอบ : เข้าใจว่าคุณคงกำลังอยู่ในภาวะสงสัยพนักงานตัวเองว่าเป็นโจรหรือไม่ใช่ไหมครับ...จริงๆแล้วต้องถามคุณก่อนครับว่าหน้าทีในการจัดเก็บข้อมูลทางบัญชีและหน้าที่ในการเก็บเงินสด รับ-จ่าย เงินต่างๆ (ฝ่ายการเงิน) เป็นคนๆ คนเดียวกันหรือไม่ เพราะหากทั้ง 2 หน้าที่เป็นคนๆ เดียวกันเมื่อไหร่ กว่าครึ่งเลยละครับที่จะเกิดเหตุการณ์ยักยอกเงินของกิจการเข้ากระเป๋าตัวเอง
จะด้วยการตกแต่งบัญชี ตกแต่งตัวเลขให้สมเหตุสมผลว่ามีการจ่ายออกไปจริง มีเอกสารหลักฐานประกอบการลงบัญชีอย่างครบถ้วน หรือ ฉกเอาไปดื้อๆ ทีละเล็กทีละน้อยก็ตาม แต่ถ้าคนบันทึกบัญชีและคนอนุมัติการจ่ายเงินเป็นคนๆ เดียวกันเมื่อไหร่ผมก็เห็นตายกิจการสนิททุกราย
ฉะนั้นอันดับแรกคุณต้องแยกหน้าที่ดังกล่าวออกจากกัน เพื่อให้มีการสอบยันกันในการทำงานระหว่างฝ่ายบัญชีและฝ่ายการเงิน หรือถ้าคุณไม่ไว้ใจคนอื่นในเรื่องการรับ-จ่ายเงิน คุณก็จ้างเฉพาะพนักงานบัญชีมาคอยจัดเก็บข้อมูลทางบัญชีและเอกสารต่างๆ ส่วนเรื่องการรับ-จ่าย เงินคุณก็รับผิดชอบด้วยตัวเอง (ถ้าทำไหว)
อีกวิธีที่จะพอช่วยผ่อนหนักให้เป็นเบาได้ก็คือ การติดตาม ทวงถาม รายการรับ-จ่ายเงินอยู่เป็นระยะๆ (กรณีคุณไม่ได้ทำหน้าที่ฝ่ายการเงินเอง) และตรวจสอบบัญชีเงินสด –เงินฝากธนาคาร แบบที่เรียกว่า surprise check คือไม่ให้ผู้รับผิดชอบรู้ตัวมาก่อน ก็อาจช่วยได้ครับ ขอให้โชคดี
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลเพื่อธุรกิจเอสเอ็มอี (SME)
