ระบบบัญชีของคุณเจ๋งพอหรือยัง?

 

 
 
เรื่อง : ศิริรัฐ โชติเวชการ
        กรรมการผู้จัดการ บริษัท Network Advisory Team (NAT) 
 
 
 
เป็นที่ทราบกันดีว่าในปี 2558 จะมีการเปิดการค้าเสรีอาเซียนหรือที่เรียกว่า AEC ในวงการธุรกิจ SME บ้านเราก็เริ่มมีการตื่นตัว มีทั้งบทความและการจัดสัมมนาเกี่ยวกับเรื่องนี้มากมายว่า AEC จะมีผลกระทบในด้านบวกหรือลบกับเราอย่างไรบ้าง สรุปง่ายๆ ก็คือ หากธุรกิจใดมีการเตรียมตัวให้พร้อมเข้าสู่การเป็นองค์กรสากล ก็จะได้ประโยชน์จากการที่ตลาดการค้าจะมีขนาดใหญ่ขึ้น อาจจะได้ผลพวงของเงินลงทุน หรือร่วมทุนจากต่างประเทศ หรืออาจจะสามารถขยายกิจการไปเปิดสาขาเพื่อผลิตหรือทำมาค้าขายในประเทศสมาชิกของ AEC ได้ด้วย 
 
  จะเห็นได้ว่านักธุรกิจส่วนใหญ่เริ่มเตรียมตัวในแง่การตลาดและการผลิต แต่ลืมที่จะมองว่าการจัดการเรื่องบัญชีก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเตรียมตัว เพื่อจะได้ไขว่คว้าโอกาสที่จะลอยมากับการเปิดการค้าเสรีให้ได้มากที่สุด คำถามก็คือ แล้วเราจะต้องเตรียมระบบบัญชีอย่างไร เพื่อให้พร้อมรับ AEC ในอีก 4 ปีข้างหน้า
 
  สำหรับการเตรียมความพร้อมด้านระบบบัญชีนั้น ควรต้องคำนึงถึงเรื่องต่อไปนี้
 
1. บุคลากรด้านบัญชี
 
        กิจการของเราควรจะเตรียมพร้อมที่จะมีบุคคลากรทางด้านบัญชีที่สามารถทำบัญชีในระบบสากล หรือที่เรียกว่าบัญชีบริหาร ซึ่งมีองค์ประกอบหลักๆ ก็คือ
 
ถูกต้อง ตามกฎหมาย บัญชีและภาษี
 
ครบถ้วน บันทึกข้อมูลครบถ้วนเพื่อที่จะให้ได้งบการเงินที่สะท้อนภาพจริงของธุรกิจที่ผู้บริหารสามารถนำไป           วิเคราะห์และตัดสินใจในภาวะที่ตลาดจะมีการแข่งขันที่รุนแรง
 
ทันการณ์ การปิดงบฯ ต้องกระทำได้ทันทีทุกเวลาที่ผู้บริหารอยากได้ข้อมูลหรืออย่างน้อยเดือนละครั้ง เพื่อให้         ได้งบการเงินที่ทันต่อการตัดสินใจทางธุรกิจที่ปัจจุบันอาจจจะแพ้-ชนะกันได้ในเสี้ยววินาที
 
ประหยัด การวางระบบบัญชีและรูปแบบภาษีที่ถูกต้องจะช่วยประหยัดทั้งเงินและเวลาเพราะลดงานซ้ำซ้อน ทั้ง         ยังช่วยลดความเสี่ยงเรื่องการเสียภาษีย้อนหลัง
 
        อย่างไรก็ดี ตัวบุคคลากรเองก็ต้องใช้ระบบบัญชีที่เป็นสากล ซึ่งก็แน่นอนว่าต้องเป็นโปรแกรมบัญชีที่นิยมใช้ในระดับสากล ต้องเป็นภาษาอังกฤษเพื่อรองรับกับการขยายสาขาไปยังประเทศต่างๆ หรือเพื่อรองรับการร่วมทุนจากชาวต่างชาติ อีกทั้ง ต้องมีความรู้เกี่ยวกับภาษีที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมข้ามชาติ
 
        นอกจากนั้น บุคลากรด้านบัญชียังต้องมีความสามารถในการวิเคราะห์ผลการดำเนินงานจากตัวเลขทางบัญชี และสามารถนำเสนอให้ฝ่ายบริหาร เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการตัดสินใจ เพราะเป็นที่คาดกันว่าผู้ที่สามารถผลิตสินค้าที่มีคุณภาพและต้นทุนต่ำจะได้เปรียบ
 
        ดังนั้น การวิเคราะห์เพื่อหาต้นทุนที่แท้จริงจึงมีความสำคัญอย่างมาก ความสามารถในการประสานงานและสื่อสารภาษาอังกฤษมีความจำเป็นอย่างมากในยุค AEC ถ้าอ่านแล้วรู้สึกท้อใจว่าจะเอาเงินที่ไหนมาจ้างและรักษาบุคลากรที่มีคุณสมบัติเต็มเปี่ยมขนาดนี้ไว้ในองค์กร ก็ขอบอกว่าการจ้างสำนักงานบัญชีที่เขาสามารถทำบัญชีด้วยคุณภาพมาตรฐานระดับสากลก็จะเป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่อาจจะเป็นไปได้ ประหยัดและยั่งยืนกว่า
 
2. ระบบบัญชี
 
ระบบบัญชีนั้นควรจะเป็นระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ระดับสากล ซึ่งสำหรับ SME นั้นโปรแกรมบัญชีที่นิยมใช้กันในระดับสากล ก็ได้แก่ QuickBooks, Peachtree หรือ MYOB เพราะโปรแกรมที่กล่าวมานี้จะพัฒนาให้ใช้ง่ายแม้ไม่ใช่เป็นนักบัญชีก็ตาม และเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปที่มาพร้อมทั้งระบบซื้อ-ขาย รับ-จ่าย โยงไปถึงระบบสต๊อก และที่สำคัญคือ การทำงานจะเชื่อมโยงกันบนฐานข้อมูลเดียวกัน ทำให้ลดงานซ้ำซ้อน จึงช่วยประหยัดทั้งคนและเวลา โปรแกรมเหล่านี้ยังมีรายงานงบการเงินที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการบริหารธุรกิจให้เลือกมากมาย และสามารถช่วยให้การปิดบัญชีเป็นไปอย่างได้รวดเร็วและทันการณ์ 
 
        อีกเหตุผลหนึ่งที่ท่านต้องใช้โปรแกรมบัญชีระดับสากล ก็คือ เราอาจจะมีการขยายงานไปต่างประเทศหรืออาจจะมีชาวต่างประเทศมาร่วมทุน ซึ่งการใช้โปรแกรมบัญชีระดับสากลจะทำให้ไม่ว่าบุคลากรทางบัญชีในประเทศใดก็สามารถทำงานร่วมกันได้ หรือในการร่วมทุน ผู้บริหารทุกฝ่ายต้องมีโปรแกรมบัญชีที่ทุกฝ่ายสามารถเข้าไปตรวจสอบข้อมูลได้
 
3. การจัดทำบัญชี
 
  การจัดทำบัญชีในยุค AEC นั้น นอกจากจะต้องถูกต้อง ครบถ้วน ทันการณ์และประหยัดแล้ว ยังต้องโปร่งใส มีที่ไปที่มาของตัวเลขที่ตรวจสอบได้ เพื่อเตรียมความพร้อมในการรองรับการร่วมลงทุน เพราะโดยปกติการที่จะมีผู้สนใจมาซื้อกิจการหรือร่วมทุนกับเรานั้น นอกจากเขาจะดูโหงวเฮ้งของเราแล้ว ที่แน่ๆ ก็คือ เขาจะจ้างทีมงานตรวจสอบบัญชีมาตรวจสอบรายละเอียดของตัวเลขแต่ละตัวในงบดุลของเราว่ามีความน่าเชื่อถือหรือไม่
 
        ยกตัวอย่างเช่น ถ้าในงบดุลของเราแสดงยอดลูกหนี้การค้าไว้ 10 ล้านบาท เราก็จะต้องสามารถให้รายละเอียดได้ว่า ยอดนั้นประกอบด้วยลูกหนี้รายใดเป็นยอดเท่าไหร่ และต้องมีรายละเอียดด้วยว่า ยอดรวมของลูกหนี้แต่ละรายนั้น ประกอบด้วยอินวอยซ์เลขที่เท่าไหร่บ้าง
 
        หลังจากนั้นเขาก็จะทำการยืนยันยอดเหล่านั้นกับลูกหนี้แต่ละรายและดูว่าตรงกับเราหรือไม่ หรือกรณีของตัวเลข ทั้งเงินสดและธนาคารหรือทรัพย์สินอื่นๆ เขาก็จะมีการตรวจนับกับของจริง หรือยืนยันยอดกับผู้เกี่ยวข้องว่ามีมูลค่าตรงกับในงบดุลหรือไม่ หลังจากการตรวจสอบ ทีมงานบัญชีก็จะแสดงความเห็นว่าตัวเลขในงบดุลเหล่านั้นเชื่อถือได้หรือไม่เพียงไร
 
  ผู้เขียนเองได้เคยเจอเหตุการณ์ที่บริษัทต่างชาติที่มีศักยภาพสูงสนใจที่จะลงทุนในบริษัท SME แห่งหนึ่งของไทยแต่เมื่อตรวจสอบบัญชีลึกเข้าไปแล้วกลับพบว่า ตัวเลขแต่ละรายการในงบดุล เช่น ลูกหนี้การค้า ไม่สามารถบอกได้ว่ามาจากอินวอยซ์ใบไหนบ้าง ตัวเลขสินทรัพย์และสต๊อกก็ไม่สามารถแจกแจงรายละเอียดได้ ผลลัพธ์ก็คือ ดีลนั้นไม่ประสบความสำเร็จ และ SME รายนั้นต้องพลาดโอกาสในการร่วมทุนกับต่างชาติที่มีศักยภาพสูงไปอย่างน่าเสียดาย
 
  ดังนั้น ยังไม่สายเกินไปที่จะเริ่มต้นตั้งแต่วันนี้ เราควรที่จะเริ่มทวงถามรายละเอียดจากผู้ทำบัญชี ซึ่งไม่แน่ว่าอาจจะเจอปัญหาว่าบางส่วนเป็นยอดสะสมมานานหาที่มาที่ไปไม่ได้ ก็ขอให้เขาช่วยแนะนำที่จะปรับออกไปและค่อยๆ พัฒนาให้งบการเงินของเราเข้าสู่ความเป็นสากล คือ ทุกตัวเลขต้องโปร่งใสและตรวจสอบที่มาที่ไปได้ เพื่อให้เราพร้อมที่จะฉกฉวยโอกาสจาก AEC
 
 
 

RECCOMMEND: FINANCE

ฟังแนวคิดผู้บริหาร ไทยเครดิต  ทำไมถึงเลือกปักธงเป็นแบงก์เพื่อ Micro SME

ธนาคารไทยเครดิต ประกาศทิศทางธุรกิจปี 2569 เดินหน้ากลยุทธ์ “Quality Growth” เร่งลงทุนเทคโนโลยีเพื่อเปลี่ยนผ่านสู่ “Full Digital Banking Platform” และขยายฐานลูกค้าที่ยังเข้าไม่ถึงบริการทางการเงิน เพื่อพัฒนาเศรษฐกิจรากหญ้าไทยสู่ความยั่งยืน

หมดยุคหารบิล! “Go Dutch Mindset” กินเท่าไหร่ จ่ายเท่านั้น จุดเริ่มวินัยการเงิน ไม่ทิ้งภาระไว้ให้ใครข้างหลัง

“Go Dutch” สำนวนอังกฤษที่แปลว่า “ต่างคนต่างจ่าย” อาจดูเป็นแค่การแยกบิล แต่จริงๆ มัน คือ วินัยทางการเงินรูปแบบหนึ่งที่ใครใช้ คนนั้นต้องรับผิดชอบ เพราะความมั่นคง ไม่ได้เริ่มจากเงินก้อนใหญ่ แต่มักเริ่มจากความชัดเจนเรื่องเล็กๆ ลองมาทำความรู้จักกับแนวคิด Go Dutch ให้มากขึ้นกัน

6 วิธีรู้ทันเงินจม   กับดักเงียบที่ทำ SME ขาดทุนไม่รู้ตัว เพียงเพราะคำว่า “เสียดาย” คำเดียว

เคยคิดไหมว่า บางครั้งที่ธุรกิจยังดึงดันไปต่อ ไม่ใช่เพราะคุ้ม แต่เพราะเสียดายเงินที่เสียไปแล้ว และเงินที่เสียไปโดยเรียกคืนกลับมาไม่ได้ หรือ “เงินจม” นี่แหละ ที่ทำให้การตัดสินใจคลาดเคลื่อน ดังนั้น ถึงเวลารู้เท่าทันเงินจม เพื่อไม่ให้ธุรกิจต้องล่มก่อนเวลาอันควร