Main Idea
- การประชุมออนไลน์ผ่านโปรแกรม Video Conference กลายเป็นเรื่องที่หลายคนต้องปรับตัวเข้าหา เนื่องด้วยสถานการณ์ไวรัสในปัจจุบันที่ทำให้หลายคนต้องทำงานอยู่บ้าน
- และสำหรับผู้ประกอบการที่เป็นมือใหม่ในการประชุมออนไลน์ ก็ต้องเตรียมตัวให้ดี จะได้ไม่โป๊ะและประชุมได้แบบมืออาชีพที่สุด
เมื่อไวรัสผลักให้เราทุกคนเข้าสู่การ Disruption อย่างเต็มตัว ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจร้านอาหารต้องหันมาใช้บริการเดลิเวอรีเพื่อหนีตายจากโควิด-19 รวมไปถึงวิธีการทำงานและการบริหารของผู้ประกอบการช่วงนี้ก็พลิกจากหน้ามือเป็นหลังมือเลยทีเดียว หลายคนไม่ได้เตรียมใจว่าจะต้องทำธุรกิจแบบ Work From Home สั่งการพนักงานจากที่บ้าน ต้องส่งงานกันผ่านโลกออนไลน์ ต้องประชุมผ่านวิดีโอ ซึ่งการประชุมผ่านวิดีโอในช่วงที่ผ่านมาส่งผลให้ผู้ก่อตั้ง Zoom โปรแกรมประชุมออนไลน์นั้นโด่งดังชั่วข้ามคืนเลยทีเดียว
และสำหรับผู้ประกอบการมือใหม่ที่ยังไม่เคยชินกับการประชุมออนไลน์มาก่อน วันนี้เรามีเคล็ดลับดีๆ ที่จะช่วยให้คุณประชุมได้อย่างมืออาชีพแบบไม่โป๊ะมาฝากกัน รับรองทำตามนี้ การประชุมจะลื่นไหลชัวร์!
- เช็กอินเตอร์เน็ตให้ดี
เรื่องสำคัญที่สุดของการประชุมออนไลน์ผ่านโปรแกรม Video Conference ต่างๆ นั่นคือความรวดเร็วของอินเตอร์เน็ต หากบ้านของคุณอินเตอร์เน็ตช้า ไม่รองรับการประชุมผ่านวิดีโอก็อาจทำให้ผู้ร่วมประชุมหงุดหงิดใจได้ง่ายๆ เพราะทั้งภาพและเสียงจะไร้คุณภาพ แถมยังดีเลย์อีกต่างหาก ฉะนั้นหากคุณไม่แน่ใจว่าสัญญาณที่บ้านจะดีพอไหม ก็ให้ทดลองวิดีโอคอลก่อน หากทุกอย่างราบรื่น ภาพชัด เสียงโอเค ไม่ดีเลย์ ก็ค่อยเปิดประชุมอย่างเป็นทางการ
- แต่งตัวสุภาพ พร้อมทำงาน
ผู้ประกอบการหลายคนอาจลืมนึกถึงเรื่องของเสื้อผ้า เครื่องแต่งกายเมื่อต้องประชุมออนไลน์ บางคนทำงานที่บ้านมาสักพักก็อาจจะเน้นการใส่เสื้อยืดสบายๆ หรือเสื้อกล้ามเพราะอากาศร้อน แต่เมื่อไหร่ก็ตามที่คุณนัดประชุมกับพนักงานหรือแม้แต่ประชุมกับคู่ค้า การแต่งกายเป็นเรื่องสำคัญ วิธีการง่ายๆ ก็เพียงแค่หาเสื้อคลุมสีสุภาพมาเตรียมเอาไว้ ใส่ทับกับเสื้อยืดสีขาวก็ช่วยให้ลุคการประชุมของคุณดูมืออาชีพมากขึ้น แต่ที่สำคัญ อย่าลืมท่อนล่าง หากคุณใส่กางเกงขาสั้นแล้วเผลอลุกไปหยิบของระหว่างการประชุม อาจจะดูไม่ดีเท่าไหร่นัก ฉะนั้น ถ้าเป็นไปได้ก็ควรใส่กางเกงให้เรียบร้อยด้วยเช่นกัน
- พื้นหลังใครว่าไม่สำคัญ
นอกจากเรื่องของสัญญาณอินเตอร์เน็ต การแต่งกายแล้ว เรื่องของการเลือกพื้นหลังก่อนประชุมออนไลน์ก็สำคัญ บางคนนั่งประชุมกลางบ้าน มีพื้นหลังเป็นห้องน้ำที่คนในครอบครัวเดินเข้าออกก็อาจจะไม่ดีนัก เพราะจะดึงดูดสายตาของผู้เข้าร่วมประชุม ทำให้เสียสมาธิได้ง่ายๆ ควรเลือกพื้นหลังโล่งๆ ไม่มีอะไรสะดุดตามากนัก อาจเป็นผนังธรรมดา นอกจากนี้ควระวังการหันหลังให้หน้าต่างเพราะจะเป็นมุมย้อนแสง ทำให้คุณหน้ามืดได้
- ระวังเรื่องเสียงรบกวน
เพราะเวลาที่คุณทำงานที่บ้าน บางครั้งก็มักจะมีเสียงรบกวนต่างๆ ที่ไม่สามารถควบคุมได้ ไม่ว่าจะเป็นเสียงจากข้างบ้าน เสียงทำอาหาร เสียงรถวิ่ง เสียงเด็กๆ หรือเสียงคนในครอบครัวเรียกหาคุณ แต่เมื่อไหร่ก็ตามที่คุณต้องมีการประชุมออนไลน์ จงระวังเสียงเหล่านี้ให้มากที่สุด โดยคุณอาจจะเลือกประชุมออนไลน์ในห้องส่วนตัวที่มีความเงียบ ปิด ล็อกห้องให้เรียบร้อยเพื่อกันคนมารบกวน นอกจากนี้ อย่าลืมทำความเข้าใจกับคนในครอบครัวด้วยว่าคุณต้องการความเงียบช่วงเวลากี่โมงถึงกี่โมง เป็นต้น
- เตรียมวาระการประชุมให้พร้อม
หลายคนอาจจะตื่นเต้นเมื่อได้ประชุมออนไลน์รวมถึงการไม่เจอหน้ากันนานๆ ทำให้การประชุมของคุณกลายเป็นการพูดคุยเรื่องทั่วไปมากกว่าเรื่องงาน ถ้าคุณอยากประชุมให้ได้ประสิทธิภาพมากที่สุดก็ควรคุมเวลาในการประชุมไม่ให้เกิน 15 – 30 นาที คุยเรื่องที่จำเป็นและต้องหาข้อสรุปร่วมกันเท่านั้น พยายามประชุมตามวาระในแต่ละครั้ง ส่วนถ้าต้องคุยกับใครเป็นพิเศษ ควรประชุมเป็นรายบุคคลไป
แม้จะดูเป็นเรื่องง่ายๆ แต่ SME ก็ต้องให้ความสำคัญอย่างยิ่งกับเรื่องนี้ โดยเฉพาะในสถานการณ์ปัจจุบัน การประชุมออนไลน์ต้องจริงจังไม่ต่างจากการประชุมแบบปกติถึงจะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากที่สุด!
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี
