ไตรมาสแรกของปี เป็นฤดูเปลี่ยนงาน เป็นช่วงที่องค์กรธุรกิจหลายๆ แห่งรับพนักงานใหม่เข้ามาทำงาน แล้วฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรทำอย่างไรให้พนักงานที่เข้ามาใหม่เรียนรู้งานที่ตนต้องรับผิดชอบ และสามารทำงานเป็นเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ jobsDB.com ขอแนะนำวิธีง่ายๆ
1. เตรียมแผนการสอนงาน - ผู้สอนต้องมีแผนการสอนที่สามารถถ่ายทอดออกมาในรูปแบบต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเอกสาร หรือข้อมูลที่จำเป็นในการสอนพนักงานใหม่
การเตรียมแผนการสอนที่ดี ไม่เพียงแต่จะทำให้เกิดการสอนงานที่ดีเท่านั้น แต่ยังทำให้ตัวผู้สอนเองได้ทบทวนความรู้ ตลอดจนวิธีการทำงานที่เคยทำมา ผู้สอนเองจะรู้ว่าวิธีการใดยังสามารถใช้งานได้ และวิธีการทำงานแบบใดที่ไม่สมควรนำมาใช้อีก การเตรียมแผนการสอนงาน จึงไม่เพียงแต่จะเป็นการถ่ายทอดความรู้ให้กับพนักงานใหม่ แต่ผู้สอนเองก็จะได้ความรู้ด้วย
2. ต้องมีเวลาสอนอย่างเต็มที่ - ผู้สอนต้องมีเวลาในการสอนงานอย่างเต็มที่ ห้ามอ้างว่างานยุ่งมากจนไม่มีเวลามาสอนให้ได้ หากเป็นเช่นนั้น การที่เราจะได้พนักงานใหม่ที่ทำงานเป็นเร็วก็ต้องยืดเวลาออกไปอีก
เมื่อเราคิดว่าเราไม่มีเวลาสอน เราก็จะไม่ได้สอนทุกครั้งไป หากมีตารางการสอนที่แน่นอนก็จะมั่นใจว่าได้สอนครอบคลุมทุกหัวข้อที่ต้องการถ่ายทอด
การคาดหวังที่จะให้พนักงานทำงานเป็นเร็ว เราจะต้องเสียสละเวลาส่วนหนึ่งมาสอนให้ แน่นอนว่าพนักงานจะตั้งหน้าตั้งตารอการสอนจากเราอย่างแน่นอน หากเป็นนักศึกษาจบใหม่ซึ่งเป็นพวกที่ไฟในการทำงานยังมีอยู่สูง ตัวเขาเองก็อยากจะเรียนรู้งานให้เร็วที่สุด และทำงานให้ได้มากที่สุด การตอบปฏิเสธด้วยคำว่าไม่มีเวลาสอน อาจจะทำลายความคาดหวังของเขาได้
3. อย่าคิดว่าทำเองแล้วจะเร็วกว่า – ‘ทำเองเร็วกว่าตั้งเยอะ’ หากผู้สอนยังคงมีความคิดเช่นนี้อยู่ การที่พนักงานจะได้รับความรู้ และทำงานเองได้เร็วก็คงจะเป็นเรื่องยาก เพราะเมื่อไรก็ตามที่เรารู้สึกว่าหากให้คนๆ นี้ทำ แล้วเราทำเองน่าจะเร็วกว่า พนักงานคนนั้นก็จะไม่ได้ทำงานเองจริงๆ ไม่ได้ทดลองแก้ปัญหา หรือเก็บเกี่ยวประสบการณ์ด้วยตัวเอง หากเราทำงานเองแล้วดีกว่า จะจ้างพนักงานคนนั้นมาทำงานทำไม เราจ้างคนมาเพิ่ม เพื่อช่วยแบ่งเบาภาระงานของเรา และช่วยให้การทำงานในบริษัทเดินหน้าได้เร็วขึ้นต่างหาก
4. ใจเย็นและให้โอกาส - การสอนงานพนักงาน ไม่ใช่เรื่องแปลกที่พนักงานใหม่มักจะสร้างความผิดพลาด เมื่อต้องทำงานเองเป็นครั้งแรก เมื่อมีโอกาสได้สอนงานให้กับพนักงานใหม่ สิ่งหนึ่งที่ผู้สอนต้องเตรียมมาให้พร้อม และมีให้มากที่สุด คือความใจเย็น บางครั้งเราอาจจะรู้สึกหงุดหงิด เมื่อเขาไม่สามารถทำตาม หรือเข้าใจในสิ่งที่เราพูดได้ บางครั้งอาจจะทำได้ช้ากว่าที่คาดหวังไว้ ผู้สอนต้องให้โอกาส เราต้องเข้าใจว่าไม่มีใครทำอะไรได้เหมือนอย่างที่ใจเราคิด ลดความคาดหวังให้น้อยลงสักนิด แล้วให้โอกาสเขาได้ทำงานให้มากขึ้น ปัญหาก็จะน้อยลง
การสอนพนักงานใหม่ให้เรียนรู้เร็ว และทำงานได้อย่างที่เราคาดหวัง อาจจะจะต้องอาศัยเวลา และแผนการสอนที่มีประสิทธิภาพ การสอนที่ดีไม่มีรูปแบบตายตัว ขึ้นอยู่กับประสบการณ์ ความรู้ความสามารถของตัวผู้สอนว่ามีมากน้อยขนาดไหน การชี้แจงให้ชัดเจนเมื่อสอนงาน ก็จะเป็นประโยชน์กับพนักงานเองด้วย เพราะจะเป็นการลดปัญหาการเข้าใจผิด และทำงานผิดพลาดไปได้ส่วนหนึ่ง
เรื่อง นพวรรณ จุลกนิษฐ
กรรมการผู้จัดการ บริษัท จัดหางาน จ๊อบส์ ดีบี (ประเทศไทย) จำกัด
