เชื่อว่าในการทำงานเราทุกคนต่างต้องพบกับปัญหาแน่นอน ซึ่งวิธีการแก้ปัญหาของคนก็แล้วแต่กันไป แต่อย่าลืมว่าการแก้ปัญหาถ้าไม่ตรงจุดอาจทำให้ปัญหานั้นบานปลายขยายกลายเป็นเรื่องใหญ่ได้
โดยเฉพาะวิธีการแก้ปัญหาที่ดีไม่ถูกจุด อาจทำให้เกิดปัญหาบานปลายได้ ซึ่งการแก้ปัญหาที่ดีไม่ใช่มองว่าใครเป็นคนทำผิด อาจทำให้เกิดความบาดหมางมากกว่าที่จะทราบสาเหตุของปัญหา ดังนั้นทางที่ดีควรหาต้นตอของปัญหาให้เจอซึ่งสามารถแก้โดยการใช้หลักการ 5 whys เป็นหนึ่งในเครื่องมือการทำงานของชาวญี่ปุ่นทำแล้วประสบความสำเร็จ
หลายคนอาจจะสงสัยว่าการถามทำไมซ้ำๆ ดูเป็นการตั้งคำถามที่กวนชวนหาเรื่องหรือไม่ แท้จริงแล้วหลักการ 5 Whys เหมือนการวิเคราะห์หาสาเหตุ ด้วยคำถามว่า ทำไมๆ จนกว่าจะเจอรากของปัญหา เป็นหนึ่งในเครื่องมือการทำงานของชาวญี่ปุ่น ที่ต้องการหาต้นตอของปัญหามากกว่าหาคนทำผิดจะช่วยลดอคติระหว่างคนทำงานได้ด้วย
ส่วนสาเหตุที่ต้องใช้คำถามว่า ทำไม เพราะเป็นคำถามที่กระตุ้นให้สมองต้องคิดเพื่อหาข้อมูลและเหตุผลมาอธิบาย เปรียบเสมือนการทำข้อสอบอัตนัยที่ต้องอธิบาย ที่ให้นักเรียนได้แสดงความคิด มากกว่าการสอบแบบปรนัย มักไม่มีโอกาสแสดงความคิดเห็นส่วนตัว เป็นคำถามที่ต้องการคำตอบตายตัว
ดังนั้น การถามว่าทำไมจะทำให้เราค้นพบปัญหาที่แท้จริงได้ในที่สุด เพราะจะเห็นได้ว่ายิ่งถามทำไมลึกมากเท่าไหร่ เราก็จะได้คำตอบที่นำไปสู่วิธีการแก้ปัญหาที่ยั่งยืนได้ง่ายขึ้น
ถามทำไมยังไงให้เจอต้นตอปัญหา
ก่อนจะเริ่มคำถามก็ควรแยกแยะให้ออกว่าอะไรคือปัญหา อะไรคือสาเหตุ เช่น ถ้าบอกว่าในการผลิตสินค้ามีของเสียเยอะนั่นคือปัญหา สิ่งที่ต้องทำคือหาสาเหตุ วิธีหาสาเหตุสามารถทำได้โดยใช้การตั้งคำถาม 5 why กับพนักงานไปเรื่อยๆ จนเขาไม่สามารถตอบคำถามได้นั่นคือสาเหตุของปัญหาที่แท้จริง
สิ่งที่ต้องคำนึงในการตั้งคำถามคือ ให้เน้นที่กระบวนการอย่าไปตั้งคำถามที่เกี่ยวกับคนว่าใครเป็นคนทำ แต่ให้ตั้งคำถามที่เน้นไปถึงปัญหาที่เกิดขึ้น เช่น ปัญหาเรื่องผลผลิตออกมาไม่ทัน
คำถามแรก ทำไมทำงานช้า
คำตอบ เพราะเครื่องจักรเสีย
คำถามที่สอง ทำไมเครื่องจักรเสีย
คำตอบ เมื่อวานช่างเพิ่งมาปรับสายพาน
คำถามที่สาม ทำไมช่างต้องมาปรับสายพาน
คำตอบ เพราะสปีดช้า
คำถามที่สี่ ทำไมสปีดช้า
คำตอบ เครื่องจักรมีปัญหา
คำถามที่ห้า ทำไมเครื่องจักรมีปัญหา
ลักษณะการตั้งคำถามจะเป็นการถามเช่นนี้ไปเรื่อยๆ จนผู้ตอบไม่สามารถตอบได้ ทำให้พบสาเหตุต้นตอปัญหาที่แท้จริง แล้วหน้าที่ของหัวหน้าคือต้องไปแก้ปัญหาที่ตรงนั้น ในกรณีนี้ก็อาจต้องไปแก้ที่การการซ่อมบำรุง หรือก่อนทำงานพนักงานต้องตรวจสอบเครื่องจักรให้อยู่ในสภาพพร้อมใช้งาน
อีกหนึ่งข้อดีของหลักการ 5 Why คือ ถ้าเราถาม Why ครั้งเดียวแล้วรีบสรุปส่วนมากจะพบว่าปัญหาอยู่ที่คน ซึ่งมีแนวโน้มว่าจะทำให้เรามีอคติหรือแก้ปัญหาไม่ตรงจุด แต่ถ้าเราถาม Why หลายๆ ครั้ง มักจะพบว่าปัญหานั้นอยู่ที่กระบวนการ (process) มากกว่า และจะทำให้การแก้ปัญหาได้ตรงจุดอีกด้วย
เมื่อเจอปัญหาลองฝึกตั้งคำถามทำไมซ้ำๆ วนไปหลายๆ รอบ คุณอาจได้คำตอบที่ทำให้เจอต้นตอปัญหามากขึ้น
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี
