การเซ็นเอกสารออนไลน์กลายเป็นความจำเป็นที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่ความกังวลเรื่องความปลอดภัยและการถูกนำลายเซ็นไปแอบอ้างยังคงเป็นปัญหาใหญ่ที่หลายคนต้องเผชิญ การเลือกใช้บริการเซ็นเอกสารออนไลน์ที่มีความปลอดภัยสูงจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม
- เลือกแพลตฟอร์มที่มีมาตรฐานความปลอดภัยสูง
การเซ็นเอกสารออนไลน์ที่ปลอดภัยควรเลือกใช้แพลตฟอร์มที่ได้รับการรับรองมาตรฐานสากล เช่น ISO 27001, SOC 2 Type II หรือได้รับการรับรองจากหน่วยงานกำกับดูแลที่เชื่อถือได้ แพลตฟอร์มที่ดีจะมีการเข้ารหัสข้อมูลแบบ end-to-end encryption ทั้งในขณะส่งข้อมูลและเก็บข้อมูล รวมถึงมีระบบการยืนยันตัวตนแบบหลายชั้น (Multi-Factor Authentication) เพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
- ตรวจสอบฟีเจอร์ด้านความปลอดภัย
แพลตฟอร์มเซ็นเอกสารออนไลน์ที่เชื่อถือได้ควรมีฟีเจอร์สำคัญหลายประการ ได้แก่ การสร้าง digital certificate ที่ไม่สามารถปลอมแปลงได้ ระบบ audit trail ที่บันทึกทุกการเคลื่อนไหวของเอกสาร การกำหนดวันหมดอายุของลิงก์เอกสาร และการสร้าง tamper-evident seal ที่จะแสดงให้เห็นหากมีการแก้ไขเอกสารหลังจากเซ็นแล้ว นอกจากนี้ยังควรมีระบบการสำรองข้อมูลและการกู้คืนข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ
- ใช้การยืนยันตัวตนแบบหลายขั้นตอน
ความปลอดภัยในการเซ็นเอกสารออนไลน์เพิ่มขึ้นได้ด้วยการใช้ระบบยืนยันตัวตนแบบหลายขั้นตอน เช่น การส่ง OTP ผ่าน SMS การยืนยันผ่านอีเมล การใช้แอปพลิเคชัน authenticator หรือการใช้ biometric authentication เช่น ลายนิ้วมือหรือใบหน้า การยืนยันตัวตนแบบหลายชั้นจะช่วยลดความเสี่ยงในการถูกแอบอ้างลายเซ็นได้อย่างมีนัยสำคัญ
- เลือกผู้ให้บริการที่มีชื่อเสียงและประสบการณ์
การเซ็นเอกสารออนไลน์ที่ปลอดภัยควรเลือกใช้บริการจากผู้ให้บริการที่มีชื่อเสียงและประสบการณ์ในตลาดมาอย่างยาวนาน ตรวจสอบรีวิวจากผู้ใช้จริง ดูข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าขององค์กรใหญ่ๆ ที่ใช้บริการ และศึกษานโยบายความเป็นส่วนตัวและข้อกำหนดการใช้งานอย่างละเอียด ผู้ให้บริการที่ดีจะมีความโปร่งใสในการดำเนินงานและพร้อมให้ข้อมูลเกี่ยวกับมาตรการรักษาความปลอดภัย
- ตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมาย
แพลตฟอร์มเซ็นเอกสารออนไลน์ที่น่าเชื่อถือควรปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น พระราชบัญญัติธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ในประเทศไทย หรือ eIDAS ในยุโรป รวมถึงมีการรับรองจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง การที่แพลตฟอร์มปฏิบัติตามกฎหมายจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าลายเซ็นดิจิทัลที่สร้างขึ้นมีผลทางกฎหมายและสามารถใช้เป็นหลักฐานได้
- สำรองและเก็บรักษาเอกสาร
หลังจากทำการเซ็นเอกสารออนไลน์แล้ว ควรดาวน์โหลดและเก็บสำเนาเอกสารที่เซ็นแล้วไว้ในที่ปลอดภัยหลายแห่ง พร้อมทั้งเก็บ certificate และ audit trail ที่แสดงถึงความถูกต้องของลายเซ็น การสำรองข้อมูลที่ดีจะช่วยป้องกันปัญหาในกรณีที่ผู้ให้บริการมีปัญหาหรือหยุดให้บริการ
การเลือกใช้บริการเซ็นเอกสารออนไลน์ที่มีความปลอดภัยสูงไม่เพียงแต่จะช่วยป้องกันการถูกแอบอ้างลายเซ็น แต่ยังช่วยให้การทำธุรกรรมออนไลน์เป็นไปอย่างราบรื่นและมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี
