Main Idea
3 วิธีกำจัดกระบวนการที่เสียเปล่าในองค์กร
- ตรวจเช็กว่าใช้วิธีการทำงานแบบเก่าๆ ด้วยเครื่องมือแบบเดิมๆ อยู่หรือเปล่า
- เรียกร้องความโปร่งใสจากคู่ค้าหรือบริษัทอื่นที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับธุรกิจ
- ใช้เวลาในการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
ต้องยอมรับความจริงอย่างหนึ่งก่อนว่าทุกธุรกิจมีกระบวนการทำงานที่เสียเปล่า ไม่ใช่แค่ในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีคนจำนวนมากหรือต้องทำงานหลายขั้นตอนเท่านั้น ธุรกิจเล็กหรือแม้แต่ Solopreneur หรือผู้ประกอบการที่ทำธุรกิจด้วยตัวคนเดียวก็เถอะ หลายครั้งก็ทำงานไปโดยที่ลงแรงเปล่าโดยที่ไม่ได้ผลลัพธ์เท่าที่ควรจะได้
ดังนั้น ถึงเวลาที่จะต้องโละขั้นตอนทำงานแล้วมาจัดระเบียบกันใหม่ เมื่อขจัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกไปได้ คุณจะได้ใช้เวลาไปทำอย่างอื่น เช่น การทำให้ลูกค้าพอใจมากขึ้น หรือสร้างกำไรให้ธุรกิจมากขึ้นได้
นี่คือเคล็ดลับ 3 ข้อ ที่จะช่วยบอกได้ว่าบริษัทของคุณมีการทำงานที่เสียเปล่าตรงไหนบ้าง แล้วหาวิธีกำจัดมันไปซะ
1. ตรวจเช็กว่าใช้วิธีการทำงานแบบเก่าๆ ด้วยเครื่องมือแบบเดิมๆ อยู่หรือเปล่า
ผู้ประกอบการควรใช้เวลาประเมินเครื่องมือที่มีอยู่ ว่าเหมาะสมกับงานที่ทำหรือไม่และต้องใช้เวลากับมันมากเกินไปหรือเปล่า ถ้าใช่! ลองหาเครื่องมือที่ทันสมัยกว่าเข้ามาช่วย
เมื่อพูดถึงเครื่องมือและแพลตฟอร์มดิจิทัล พนักงานส่วนใหญ่มักจะรู้สึกสบายใจที่สุดเมื่อได้ใช้โปรแกรมพื้นฐานที่คุ้นเคย อย่าง Microsoft Word, Excel, PowerPoint หรือ Gmail เครื่องมือเหล่านี้ไม่ผิดอะไร แต่บางครั้งมีวิธีที่ดีกว่าในการทำงาน ปัจจุบันมีเครื่องมือและโปรแกรมมากมายที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับความต้องการในอุตสาหกรรมของคุณ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะบันทึกรายรับ-รายจ่ายใน Excel การใช้โปรแกรมบัญชีที่รวบรวมตัวเลขทั้งหมดโดยอัตโนมัติตามใบแจ้งหนี้ บางโปรแกรมช่วยให้การจัดการภาษีในแต่ละปีได้ดีขึ้นด้วย
ระบบอัตโนมัติก็เป็นตัวช่วยธุรกิจได้เหมือนกัน เช่น การใช้ chatbot ในเว็บไซต์ เพื่อให้ข้อมูลเบื้องต้นแก่ลูกค้า แนะนำผลิตภัณฑ์หรือบริการ ก็จะช่วยทำให้การทำงานง่ายขึ้นได้ อย่างน้อยก็ลดงานให้กับแอดมินเพจ
2. เรียกร้องความโปร่งใสจากคู่ค้าหรือบริษัทอื่นที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับธุรกิจ
ไม่ว่าบริษัทของคุณจะเล็กแค่ไหน ทุกธุรกิจก็ต้องพึ่งพาผู้อื่นเพื่อทำให้ธุรกิจดำเนินไปได้ ด้วยเหตุนี้ ความไร้ประสิทธิภาพในการทำงานอาจไม่ใช่ความผิดของคุณทั้งหมด แต่อาจเกิดจากคนอื่นหรือธุรกิจอื่นก็ได้ ดังนั้น การเรียกร้องความโปร่งใสจากคนที่ทำงานด้วยจึงเป็นสิ่งที่สำคัญมาก โดยเฉพาะ SME ที่มีทรัพยากรจำกัดแต่ต้องแบกรับต้นทุนเสียเปล่าของซัพพลายเออร์ การจัดการห่วงโซ่อุปทานอย่างมีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จ
หากธุรกิจที่เกี่ยวข้องบอกคุณว่าพวกเขากำลังทำอะไร เช่น บริษัทโลจิสติกส์ควรจัดทำรายงานที่ยืนยันประสิทธิภาพการเดินทางหรือเส้นทางการเดินทางแบบเรียลไทม์ จะทำให้สามารถประเมินได้ว่าความไร้ประสิทธิภาพของพวกเขากำลังฉุดธุรกิจของคุณไว้หรือไม่ ในยุคที่เต็มไปด้วยข้อมูล ไม่ว่าจะทำงานกับใครก็ตามควรสามารถตรวจสอบผลลัพธ์ของพวกเขาได้
3. ใช้เวลาในการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
การประชุมมักใช้เวลามาก หลายคนเบื่อหน่ายกับการต้องเข้าประชุมหลายครั้งต่อสัปดาห์ ไม่ว่าจะเป็นประชุมกับทีมงานในองค์กร โดยเฉพาะการประชุมกับลูกค้าที่อาจเป็นเพียงการพบปะอย่างไม่เป็นทางการ แต่ไม่ได้เปลี่ยน “โอกาสในการการขาย” ให้พวกเขากลายเป็น “ลูกค้าที่จ่ายเงิน”
แน่นอนว่าปัญหาเกี่ยวกับการประชุมยังคงมีอยู่แม้ว่าจะเริ่มทำงานกับลูกค้าแล้วก็ตาม ผู้ให้บริการบางรายตกอยู่ในกับดักของการจัดตารางการประชุมรายสัปดาห์ที่ไม่จำเป็น บางเรื่องใช้เวลา 1 ชั่วโมงเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถพิมพ์ลงในอีเมล์ได้ภายในเวลาประมาณ 10 นาที
ไม่ได้หมายความว่าไม่ต้องประชุมเลย แต่ควรต้องพิจารณาอย่างละเอียดว่าการประชุมนั้นจำเป็นจริงหรือไม่ ประชุมแล้วได้ข้อสรุปหรือได้ผลกำไร หรือควรเอาเวลานั้นไปทำอย่างอื่นดีกว่า
คุณอาจมองว่าบางขั้นตอนไม่ใช่เรื่องใหญ่ ปล่อยๆ ไปก็ได้ แต่ความไม่มีประสิทธิภาพเพียงเล็กน้อยก็อาจพอกพูนจนเป็นเรื่องใหญ่ได้อย่างรวดเร็วกว่าที่คิด ซึ่งอาจทำให้คุณเสียเวลาอันมีค่า หรือทำให้ไม่สามารถใช้ศักยภาพการทำงานในองค์กรได้เต็มที่ จนนำไปสู่การสูญเสียเงินรายได้โดยตรง
แต่ถ้าระบุได้ว่ามีการทำงานที่สูญเปล่าตรงไหนบ้างและเริ่มเปลี่ยนแปลงมัน ก็จะทำให้องค์กรของคุณทำงานได้อย่างชาญฉลาดกว่าที่เคย
ที่มา : Forbes
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี
