ประชุมยังไงให้ได้งาน! 6 ข้อคิดก่อนเปิดโต๊ะประชุม สั้น กระชับ ได้ผลลัพธ์ที่ใช่

TEXT : กองบรรณาธิการ




               
       ว่าด้วยเรื่องของการประชุมย่อมเป็นสิ่งที่ไม่ว่าธุรกิจไหนๆ ก็จำเป็นจะต้องมี เพื่อวางแผนแนวทางการทำธุรกิจ  หรือหาข้อสรุปปัญหาบางอย่างที่เกิดขึ้น เพื่อหาหนทางแก้ไข แต่บ่อยครั้งที่หลายการประชุมมักไม่ได้ช่วยให้เกิดผลลัพธ์หรือได้ข้อสรุปที่ดีขึ้นมา เพราะขาดการวางแผนการประชุมที่ดีนั่นเอง ทำให้บางครั้งอาจยืดเยื้อ แต่กลับไม่ได้สาระใจความสักเท่าไหร่ ประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ ได้ผลลัพธ์ที่ใช่ ไม่กินเวลานานเกินไป ลองไปดู 6 ข้อคิดต่อไปนี้
                 

         อันดับแรกก่อนการประชุมแต่ละครั้งควรแจ้งให้ผู้ประชุมทราบก่อนถึงหัวข้อและประเด็นที่จะทำการพูดคุยกัน เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เตรียมตัวและรู้ถึงวัตถุประสงค์ของการประชุมร่วมกัน ไปจนถึงเพื่อกำหนดขอบเขตการประชุมไม่ให้ออกนอกเรื่องด้วย โดยอาจจะลองแบ่งเป็นประเด็นใหญ่ และประเด็นย่อย เพื่อหาข้อสรุปได้ง่ายขึ้น ซึ่งหากจะให้ดีการแจ้งให้ทราบว่าจะต้องประชุมเรื่องใด วันเวลาไหน ควรบอกเป็นลายลักษณ์อักษร หรือลงไว้ในอีเมลล์ปฏิทิน จะทำให้เกิดความชัดเจนมากยิ่งขึ้น และป้องกันการลืม


                 

        การกำหนดหัวข้อที่จะคุยช่วยให้เรามีขอบเขตของเรื่องชัดเจนขึ้น แต่การกำหนดเวลาที่แน่นอนก็เป็นสิ่งสำคัญไม่ต่างกัน ซึ่งจะช่วยทำให้รู้ว่าจะต้องพูดเรื่องอะไร ใช้เวลาเท่าไหร่ ไม่พูดไปเรื่อยๆ เพราะเอาเข้าจริงการประชุมแต่ละครั้งก็กินเวลางานที่ต้องรอสะสางหรืองานหลักที่ต้องทำในแต่ละวันเช่นกัน บางครั้งอาจหมายถึงเวลาส่วนตัวด้วย ซึ่งพนักงานแต่ละคนก็อาจมีธุระที่นัดไว้ ทำให้ไม่สามารถอยู่เกินเวลาที่กำหนดไว้ได้ ดังนั้นจึงควรใช้เวลาที่มีอยู่ให้คุ้มค่าที่สุดในแต่ละครั้งที่ต้องทำการประชุม โดยทั้งนี้ควรเลือกช่วงเวลาให้เหมาะสมด้วย เช่น ช่วงเช้าควรเป็นเรื่องที่ต้องระดมสมอง หรือโปรเจกต์ใหม่ๆ ช่วงบ่ายจะเหมาะกับการประชุมเพื่อแจ้งข่าวสารหรืออัพเดตงานมากกว่า



                 

      อย่างที่บอกว่าการประชุมแต่ละครั้งมักกินเวลาจากงานหลักด้วย ดังนั้นก่อนเรียกประชุมแต่ละครั้งควรเป็นเรื่องที่สำคัญและจำเป็นจริงๆ ควรทำออกมาเป็นวาระ แจ้งอย่างเป็นทางการ นอกจากเป็นเรื่องด่วนที่ต้องการระดมความคิดเห็นหรือการชี้แจงจริงๆ จึงค่อยเรียกประชุมเป็นกรณีพิเศษไป เพราะการประชุมที่มากเกินไปอาจทำให้ผู้ร่วมประชุมเกิดความล้า ซึ่งบางครั้งแต่ละเรื่องอาจต้องใช้เวลาจัดการที่แตกต่างกันออกไป ดังนั้นจึงควรรอให้เห็นผลลัพธ์ที่ได้ก่อน จึงค่อยเรียกประชุมเพื่อสรุปความคืบหน้าที่เกิดขึ้น หรือหาวิธีแก้ไขหากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น ควรทำให้รู้สึกว่าการประชุมแต่ละครั้ง คือ เรื่องสำคัญเสมอ



                 

      การจำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม โดยเลือกเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องจริงๆ จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพเรียกง่ายๆ ว่าได้เนื้อได้หนัง และยังเป็นการประหยัดเวลา ไม่นานเท่าไหร่ก็ได้คำตอบหรือผลลัพธ์ที่ต้องการแล้วด้วย รวมถึงไม่เป็นการดึงเวลาจากงานหลักในส่วนอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องมาด้วย ซึ่งการประชุมแต่ละครั้งควรเปิดโอกาสให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็น หรือสอบถามข้อสงสัยออกมาได้เต็มที่ด้วย เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ข้อเท็จจริงที่ดีที่สุดออกมา



                 

       การประชุมแม้จะได้สาระเข้มข้นมากเท่าไหร่ก็ตาม แต่สุดท้ายแล้วในการประชุมแต่ละครั้งก็ต้องการบุคคลเพื่อมาทำหน้าที่ฟันธงหรือเรียกง่ายๆ ว่าเป็นผู้นำในการประชุมเพื่อเป็นคนคอยตัดสินใจ และเลือกแนวทางปฏิบัติของการทำงานในแต่ละส่วน เพื่อสุดท้ายจะได้แจกจ่ายงานออกไปให้ผู้เกี่ยวข้องแต่ละส่วนรับผิดชอบหน้าที่ของตนนั่นเอง


               

      ข้อสุดท้ายยังเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับการประชุมทุกครั้งเสมอ คือ การสรุปสิ่งที่พูดคุยไปนั้นออกมาออกมาอย่างถูกต้องชัดเจน โดยควรบันทึกออกมาเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อใช้แต่ละคนได้นำไปใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายต่อไป รวมถึงเพื่อใช้ตรวจสอบสิ่งที่ได้ทำการตกลงหรือสรุปไว้ในที่ประชุมด้วย หากใครหลงลืมอะไรก็สามารถมาเช็คความถูกต้องภายหลังได้
 




www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี