เรื่อง เจษฎา ปุรินทวรกุล
การที่เราจะกลายผู้นำองค์กรที่ดีได้ ต้องเริ่มจากการสื่อสารที่ดี เพราะพวกเขาต้องคิด พร้อมทั้งโต้ตอบด้วยอารมณ์และคำพูดที่เหมาะสมกับพนักงานในทุกๆ เวลา ซึ่งหลายๆ ครั้งคำพูดที่ดีของผู้นำองค์กร สามารถสร้างแรงบันดาลใจให้พนักงานบรรลุเป้าหมายได้ไกลเกินกว่าที่ตัวพนักงานจะจินตนาการด้วยซ้ำ ผู้ประกอบการเอสเอ็มอีคนไหนที่อยากเป็นผู้นำองค์กรที่ดี หรืออยากรู้ว่าควรใช้คำพูดอย่างไรในการสร้างแรงบันดาลใจให้กับบุคคลในองค์กร ลองมาดู 8 ความลับที่จะทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
1. รู้จักผู้สื่อสาร นักสื่อสารที่ดี ต้องพยายามทำความเข้าใจว่าคนที่เราจะไปคุยด้วย เขามีความต้องการที่จะได้ยินอะไร และเราจะพูดเพื่อโน้มน้าวใจเขาอย่างไร แต่บางครั้งเราก็ต้องบอกในสิ่งที่เขาต้องรู้แม้ว่ามันจะเป็นข่าวร้ายก็ตาม เช่น อาจมีการปรับลดเงินเดือน ไม่มีโบนัส หรือปลดพนักงานออก ก็ต้องเลือกใช้คำพูดให้เหมาะสมกับคน และใช้คำพูดที่ไม่ทำร้ายจิตใจใคร
2. สังเกตภาษากาย บางครั้งการสื่อสารก็สามารถทำได้โดยสังเกตอารมณ์ของคู่สนทนาจากท่าทางและสีหน้า เมื่อคู่สนทนายิ้มเราจะพูดอย่างไร เมื่อเขาทำหน้าวิตกเราจะทำให้เขาสบายใจอย่างไร
3. มีบุคลิกซื่อสัตย์ ผู้นำองค์กรที่ดีต้องมีภาพลักษณ์ที่ดีด้วย เช่น ไม่เอาเรื่องใหญ่ๆ มาพูดเป็นเรื่องตลก มีความจริงใจ และซื่อสัตย์สุจริต หากเรามีภาพลักษณ์ที่ดี เวลาพูดอะไรลูกน้องก็จะเชื่อถือโดยไร้ข้อกังขา ในระยะยาวเราจะสามารถสร้างความไว้วางใจให้กับลูกน้องได้เป็นอย่างดี แต่ถ้าเราเป็นคนพูดติดตลกทีเล่นทีจริงแม้แต่เรื่องนโยบาย ในระยะยาวคำพูดอะไรก็ตามที่เราพูด ลูกน้องก็จะต้องตั้งคำถามว่าจะเชื่อดีหรือไม่
4. ใช้การพูดในกลุ่ม ให้ทุกคนได้รับความเข้าใจเหมือนคุยตัวต่อตัว คนที่เป็นหัวหน้าหรือผู้นำองค์กร ไม่ได้มีเวลาว่างมากนัก มักติดภารกิจ ประชุมนอกสถานที่ ไปต่างจังหวัด ไปต่างประเทศ เมื่อมีโอกาสประชุมในออฟฟิศ หรือห้องประชุมขนาดใหญ่ ก็จะหาวิธีพูดเพื่อให้ทุกคนเข้าใจในภาพรวมตรงกัน โดยไม่ระบุเป็นรายบุคคล เพราะไม่อย่างนั้นหากต้องสื่อสารเรื่องราวต่างๆ ไปถึงพนักงานทีละคน คงใช้เวลานานน่าดู
5. รับฟัง การรับฟังสิ่งต่างๆ มีประโยชน์ซะยิ่งกว่าการพูดเสียด้วยซ้ำไป เพราะเมื่อพนักงานมาขอคำปรึกษา ผู้นำองค์กรที่ดีจะรับฟังพร้อมกับคิดและวางแผนไปในตัวว่า จะช่วยเหลือพนักงานต่อไปอย่างไรดี หรือถ้าเป็นการปรึกษาเรื่องอื่นนอกจากงาน ผู้นำองค์กรที่ดีก็จะพยายามรับฟัง ทำความเข้าใจ และช่วยคิดเพื่อแก้ไขปัญหาให้กับลูกน้อง เพื่อสร้างความไว้วางใจในระยะยาว
6. รู้จักใช้คำว่า “มันเป็นความผิดของผมเอง” “ผมพลาด” และ “ผมขอโทษ” ในหลายๆ องค์กรเรามักพบว่าเวลาที่หัวหน้าทำอะไรพลาด มักโยนตราบาปมาที่ลูกน้องหรือทำเป็นไม่รู้ไม่ชี้ แต่จริงๆ แล้วผู้นำองค์กรที่ดี เมื่อเขาทำผิดพลาด เขาจะยอมรับและเตรียมการแก้ไขทันทีโดยไม่ต้องรอให้ใครมาบอกว่า นี่คือความผิดพลาดนะ ต้องแก้ไขนะ
7. ขอความคิดเห็น นักสื่อสารที่ดี จะไม่คาดเดาเอาเองว่าเราสื่อสารได้ดีแล้ว รู้เรื่องแล้ว ทุกคนควรจะเข้าใจตรงกันหมดแล้ว แต่ควรสอบถามให้แน่ชัดว่า ทุกคนเข้าใจหรือไม่ และถ้ามีคนไม่เข้าใจก็ควรอธิบายในรายละเอียดย่อยลงไป ไม่ใช่ใครไม่เข้าใจก็ไปต่อว่า หากคุณทำแบบนั้น ต่อๆ ไปก็จะไม่มีใครอยากถามอะไร
อีกส่วนคือการขอความคิดเห็น เพราะสิ่งที่เราคิดอาจไม่ได้สมบูรณ์แบบ การให้โอกาสพนักงานมีส่วนร่วมในการคิด เป็นโอกาสดีที่เราจะได้มุมมองอีกด้านจากพนักงาน ได้วิเคราะห์ความสามารถด้านการทำงานและการสื่อสารของทุกๆ คนไปด้วยในตัว
8. มีความมั่นใจ และใช้การสื่อสารเชิงรุก เวลาที่มีคนปล่อยข่าวลือแย่ๆ ผู้นำองค์กรและนักสื่อสารที่ดี จะไม่มาคอยเล่นวิ่งไล่จับ หาว่าใครทำ ทำไปเพื่ออะไร แต่พวกเขาจะออกมาบอกว่า ความจริงแล้วมันคืออะไร ข่าวลือนั้นๆ มีส่วนใดไม่จริงบ้าง และพวกเขาเตรียมการรับมือเอาไว้อย่างไรบ้าง เพื่อทำให้พนักงานสบายใจขึ้น
จากนั้นก็นำทั้งหมดมารวมกัน เราจะพบว่าผู้นำองค์กรที่เป็นนักสื่อสารที่ดี ควรจะต้องเป็นคนที่ดูแล้วมีความซื่อสัตย์ น่าเชื่อถือ ยอมรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น ช่างสังเกต ยอมรับผิดเป็น และมีความสามารถด้านการสื่อสาร
Create by www.smethailandclub.com : แหล่งรวมข้อมูล เพื่อผู้ประกอบการเอสเอ็มอี
