มาทบทวนมารยาททางธุรกิจกันเถอะ

 

เรื่อง : คัมภีร์เงิน


    ทุกวันนี้หลายท่านมุ่งไปแต่เรื่องการทำยอดขาย เพิ่มกำไรให้บริษัท จนกระทั่งลืมเรื่องสำคัญที่จะช่วยให้การดำเนินธุรกิจลุล่วงไปตามวัตถุประสงค์ได้นั่นก็คือมารยาทต่างๆ ที่คุณต้องใช้เมื่อพบปะกับคนอื่นๆ ไม่ว่าจะเป็นลูกน้อง ลูกค้าหรือคู่ค้า แบบทดสอบสั้นๆ ต่อไปนี้จะช่วยทบทวนเรื่องมารยาททางธุรกิจหลากหลายสถานการณ์ที่คุณอาจหลงลืมไป  

1. การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ คุณต้องเป็นทั้งผู้พูดและผู้ฟังที่ดี ปัญหาหนึ่งที่เกิดจากทักษะด้านการฟังที่ไม่ดีคืออะไร

ก. เสียความสัมพันธ์กับผู้อื่น
ข. ความจำสั้น จำผู้อื่นไม่ค่อยได้
ค. ที่กล่าวมาทั้งหมด

2. คุณไปเข้าฟังสัมมนางานหนึ่ง และคุณอยากได้นามบัตรของคุณกับผู้บริหารระดับอาวุโสที่พบ คุณจะทำอย่างไร

ก. คุณยื่นนามบัตรของคุณให้ก่อน  แล้วก็ขอนามบัตรของผู้บริหารท่านนั้น
ข. คุณเอ่ยปากขอตรงๆ เลย โดยอ้างเหตุผลว่าคุณจะได้จำชื่อของท่านได้
ค. คุณเข้าไปทักทายและคุยเรื่องอื่นๆ เล็กน้อย จากนั้นค่อยๆ ทำให้ท่านนั้นขอนามบัตรคุณ โดยหวังว่าท่านจะเสนอให้นามบัตรของท่านกับคุณ

3. หากคุณต้องเข้าไปในลูกค้าที่เป็นออฟฟิศเปิดมีพนักงานนั่งทำงานแบบไม่มีคอกกั้น คุณควรจะปฏิบัติตนอย่างไร

ก. ทำอะไรก็ได้ให้พนักงานสักคนหันมาสนใจคุณ
ข. เดินยิ้มเข้าไปพร้อมกับทักทายพนักงานที่นั่งอยู่แถวนั้น
ค. เดินเข้าไปในห้อง ยืนอยู่นิ่ง ๆ เงียบๆอย่างอดทนรอให้พนักงานแถวนั้นสักคนสังเกตุได้เองว่ามีคนต้องการความช่วยเหลืออยู่

4. หากคุณต้องการสร้างความประทับใจให้กับผู้บริหารระดับสูงของบริษัทอื่นเมื่อพบกันครั้งแรก คุณควรทำอย่างไร

ก. สวัสดีทักทายและเล่าให้ฟังว่าตอนนี้กำลังทำงานโปรเจ็คอะไรอยู่ เพื่อที่ท่านจะได้รู้ว่าคุณทำงานอะไรหรือบริษัทคุณมีสินค้าและบริการอะไรที่น่าสนใจ
ข. เข้าไปทักด้วยท่าทีสุภาพ จากนั้นก็คุยกับท่านเกี่ยวกับกิจการหรืองานที่ทำและถามว่าท่านขึ้นมาเป็นระดับบริหารได้อย่างไร 
ค. เข้าไปทักอย่างร่าเริง พร้อมกับทักทายเรื่องที่เกี่ยวกับตัวท่านสักสองสามประโยค จากนั้นรอท่านตอบกลับจึงจะสนทนาต่อ

5. หากต้องแนะนำคนสองคนให้รู้จักกัน สิ่งสำคัญที่สุดที่คุณจะต้องคำนึงคือข้อใด

ก. บอกชื่อตัวเองก่อนที่จะแนะนำอีกสองคนให้รู้จักกัน
ข. เริ่มต้นแนะนำด้วยการเอ่ยชื่อคนที่สำคัญที่สุดก่อน
ค. ย้ำชื่อทั้งสองคนๆละสองครั้ง เพื่อที่ทั้งสองคนจะได้จำชื่อแต่ละคนได้และเพื่อให้ออกเสียงชื่อได้ถูกต้องด้วย

6. สิ่งที่สำคัญอันดับแรกที่จะทำให้การประชุมทางธุรกิจจะประสบความสำเร็จได้คืออะไร

ก. การตั้งใจฟังและมีส่วนร่วมในการประชุมอย่างเต็มที่
ข. จดบันทึกประเด็นสำคัญอย่างครบถ้วนและส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน
ค. ประชุมตามเรื่องที่กำหนดให้ครบและบริหารเวลาให้เหมาะสมกับเนื้อหา

7. ความโกรธเป็นอารมณ์หนึ่งที่มักจะเกิดขึ้นบ่อยครั้งในการทำงาน หากคุณมีอารมณ์โกรธขึ้นมาคุณควรจะจัดการกับมันด้วยวิธีใดดีที่สุด 
ก. ฝึกตนเองให้ควบคุมอารมณ์โกรธให้ได้และอย่าปล่อยให้มันหลุดออกมาในระหว่างทำงาน
ข. ปล่อยความโกรธออกไปให้คนอื่นรู้บ้าง เพื่อที่คุณจะได้ไม่เก็บกดมากเกินไป
ค. หาที่ระบายความโกรธนั้นออกไป เช่น เดินเล่นช่วงพักกลางวัน เขียนบันทึก นับหนึ่งถึงสิบ หากคุณยังโกรธอยู่ให้หาคนช่วย

8. การซุบซิบนินทาในที่ทำงานนั้นเป็นบาป แต่หากว่าคุณแค่ฟังไม่ได้เป็นคนพูดล่ะ...

ก. คุณไม่บาปหรอก เพราะว่าแค่ฟังไม่ได้เอาไปพูดต่อ
ข. ฟังไว้ก็ดีนะสิ จะได้รู้เรื่องลูกน้องหรือเพื่อนร่วมงานแบบลึกซึ้ง เผื่อจะได้ช่วยแก้ปัญหาได้ถ้าจำเป็น
ค. คุณก็บาปหรือผิดพอๆ กับคนที่นินทานั่นแหละ

9. การสนทนาเริ่มต้นเล็กๆ น้อย ๆ หรือที่ฝรั่งเรียกว่า Small talk นั้นสำคัญในเชิงธุรกิจเพราะอะไร

ก. ทำให้คู่สนทนารู้จักคุณมากยิ่งขึ้น
ข. เสริมสร้างความสัมพันธ์อันดี ช่วยให้คู่สนทนารู้ว่าคุณเป็นคนมีมนุษยสัมพันธ์นะ
ค. ทั้งสองข้างต้น

10. หากคุณต้องไปนัดลูกค้าสายเพราะเจ้านายเรียกประชุมด่วนจี๋ คุณควรจะทำอย่างไร

ก. โทรขอเลื่อนนัดทันทีและขอนัดเวลาใหม่ภายในวันเดียวกันหรือวันรุ่งขึ้น
ข. พยายามเข้าให้ได้ทั้งสองอย่าง กล่าวคือออกจากที่หนึ่งเร็วขึ้นและไปอีกที่สายหน่อย
ค. โทรบอกเลขาฯของลูกค้าว่าคุณจะไปพบแต่ขอสายประมาณหนึ่งชั่วโมง

11. คุณควรปฏิบัติตัวอย่างไรเมื่อต้องนั่งรอที่ออฟฟิศลูกค้าและรอคนที่คุณนัดมารับคุณไปห้องประชุม

ก. ใช้เวลาระหว่างรอนั่งดูเอกสารหรือรายงานที่คุณนำมาเสนอหรือส่งให้
ข. นั่งรออย่างสบายๆ โทรหาสายที่ไม่ได้รับ อ่านหรือตอบข้อความ
ค. นั่งเฉยๆ ตั้งตารอคอยคนที่จะมารับอย่างตั้งใจ

12. เมื่อคุณเข้าไปในห้องประชุมที่บริษัทลูกค้าแล้ว คุณควรเริ่มพูดเพื่อเริ่มการสนทนาอย่างไร

ก. ถามเกี่ยวกับงานที่คนๆนั้นทำ
ข. บอกถึงตำแหน่งและงานที่คุณทำ
ค.พูดเกี่ยวกับอาคาร ห้องประชุม หรืออะไรก็ได้ที่เกี่ยวกับออฟฟิศ

13. การสนทนาในห้องประชุมกับลูกค้าใหม่ที่ดีคุณควรทำอย่างไร 

ก. พยายามอยู่นานๆ เพื่อที่ว่าเขาจะได้รู้จักคุณมากๆ และเริ่มไว้ใจคุณ คุณจึงค่อยพูดเรื่องธุรกิจ
ข. อยู่เพียงสั้นๆ   ทิ้งเอกสารไว้ให้อ่าน และบอกว่าจะโทรกลับมาตามงานอีกครั้ง และไม่ลืมโทรมาตามที่สัญญาด้วย
ค. พูดเรื่องที่คิดว่าเขาน่าจะถาม โดยไม่ต้องรอให้ถามก่อน จากนั้นอธิบายเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการของคุณอย่างละเอียด

14. หากโทรศัพท์สำคัญดังขึ้นในระหว่างที่คุณกำลังรับประทานอาหารกลางวันกับลูกค้าคนพิเศษ คุณจะทำอย่างไร

ก. นั่งรับสายที่โต๊ะ แต่พูดเบาๆ เพื่อที่คุณจะได้ไม่รบกวนคนอื่นที่กำลังรับประทานอาหารอยู่
ข. ปิดโทรศัพท์เลย ค่อยไปเปิดฟังวอยซ์เมล์ หรือโทรกลับทีหลัง
ค. เปิดระบบสั่น เมื่อสายเข้า ให้ขอตัวแล้วลุกจากโต๊ะไปพูดโทรศัพท์ที่อื่น เมื่อกลับมาที่โต๊ะให้ขอบคุณลูกค้าที่ให้ไปรับโทรศัพท์ โดยไม่ต้องขอโทษหรือบอกว่าโทรคุยกับใคร