TEXT : อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
การรับน้องใหม่เข้ามาเป็นพนักงานในองค์กรถือเป็นเรื่องปกติ แน่นอนทุกบริษัทย่อมอยากที่จะให้น้องใหม่เหล่านี้เป็นกำลังสำคัญขององค์กรต่อไป แต่จะประสบความสำเร็จแค่ไหนส่วนหนึ่งก็ขึ้นกับการจัดการของแต่ละองค์กรด้วย
จากการวิจัยพบว่า การจัดให้มีโปรแกรมปฐมนิเทศ และเตรียมรับพนักงานใหม่ หรือที่เรียกทับศัพท์ว่า Onboarding Program อย่างเป็นระบบ จะช่วยให้พนักงานสามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเร็วขึ้นถึง 50 เปอร์เซ็นต์ ที่สำคัญ Onboarding Program ที่ดี ยังช่วยลดอัตราความล้มเหลวในการทำงานและยังทำให้พวกเขารู้สึกผูกพันกับองค์กรมากขึ้นอีกด้วย
การทำ Onboarding Program ให้ดี เริ่มตั้งแต่ทำเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงานและการทำงานให้ครบถ้วน ตระเตรียมอุปกรณ์และเครื่องไม้เครื่องมือในการทำงานให้พร้อม เช่น โต๊ะ เก้าอี้ อุปกรณ์เครื่องเขียนคอมพิวเตอร์ บัตรพนักงาน อีเมลแอดเดรส รหัสผ่านเข้าออฟฟิศ โปรแกรมการอบรมและเรียนงาน เป็นต้น
เมื่อทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว คราวนี้ก็มาถึงหน้าที่ของหัวหน้างาน เพราะหัวหน้างานเป็นผู้รู้ดีที่สุดว่า พนักงานใหม่ต้องทำอย่างไรจึงจะประสบความสำเร็จ ที่ต้องทำ 7 ประการ คือ
เข้าใจความท้าทายของพนักงานใหม่ - การเริ่มงานใหม่เป็นสิ่งที่ท้าทายสำหรับทุกคน เหตุผลเพราะว่า คนใหม่ไม่ว่าจะมีประสบการณ์ทำงานมาก่อนหรือไม่ก็ตาม มักไม่คุ้นชินกับธุรกิจและสภาพแวดล้อม ไม่เข้าใจว่าจะทำอย่างไรให้งานดำเนินไปได้ด้วยดี ยังไม่มีสัมพันธภาพกับเพื่อนร่วมงาน และต้องปรับตัวให้เข้ากับวัฒนธรรมใหม่ ซึ่งจากงานวิจัยพบว่า สิ่งเหล่านี้เป็นต้นเหตุที่ทำให้พนักงานใหม่ลาออกอย่างรวดเร็ว พวกเขามีสิ่งที่ต้องเรียนรู้มากมายในช่วงเวลาสั้นๆ และความรู้สึกในช่วงนั้นจะเปราะบางมากกว่าปกติ ที่สำคัญพนักงานมักไม่ค่อยเอ่ยปากถามหรือปริปากบ่นอะไร เพราะเข้าใจว่ายังใหม่อยู่ ดังนั้น จึงเป็นหน้าที่ของหัวหน้าที่ต้องคอยสังเกตและช่วยเหลืออย่างสุดความสามารถ
ส่งเสริมให้มีการเรียนรู้อย่างรวดเร็ว - ยิ่งพนักงานใหม่เรียนรู้เกี่ยวกับองค์กรและหน้าที่ความรับผิดชอบได้เร็วเท่าไร พวกเขาก็จะสามารถก้าวข้ามผ่านช่วงเดือนแรกอันแสนวิกฤตไปได้ง่ายขึ้นเท่านั้น และเพื่อให้กระบวนการเรียนรู้เป็นไปอย่างรวดเร็ว หัวหน้างานต้องเน้นสิ่งที่พนักงานใหม่ควรรู้ 3 เรื่อง ได้แก่
- การเรียนรู้ด้านเทคนิค(Technical Learning) เป็นการเรียนรู้เกี่ยวกับพื้นฐานทางธุรกิจและการทำงาน เช่นความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ สินค้า และบริการต่างๆ รวมทั้งลูกค้าที่สำคัญขององค์กร เทคโนโลยีและระบบต่างๆ เป็นต้น
- การเรียนรู้ด้านวัฒนธรรม(Cultural Learning) เป็นการเรียนรู้เกี่ยวกับทัศนคติ กฎกติกามารยาท รวมถึงพฤติกรรมที่ควรทำและไม่ควรทำในองค์กร เป็นต้น
- การเรียนรู้ด้านการเมืองในองค์กร(Political Learning) เป็นการทำความเข้าใจว่า กระบวนการตัดสินใจภายในองค์กรเป็นอย่างไร ใครมีอำนาจที่แท้จริง ขอบเขตอำนาจการทำงานมีแค่ไหน และชี้ให้เห็นว่า ด้วยหน้าที่ความรับผิดชอบของพนักงาน เขาต้องประสานงานและได้รับการสนับสนุนจากใครบ้าง เป็นต้น
แม้หัวหน้าจะเป็นตัวจักรสำคัญสำหรับการเรียนรู้ในเรื่องนี้ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าหัวหน้าต้องเป็นผู้สอนเพียงคนเดียว ลองมองหาบุคลากรอื่นที่สามารถช่วยให้ความรู้กับพนักงานใหม่ในเรื่องเหล่านี้ได้ เช่น รุ่นพี่ในหน่วยงานเดียวกัน เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล เป็นต้น มอบหมายให้พวกเขาช่วยในบางเรื่อง
ทำให้พนักงานใหม่กลายเป็นส่วนหนึ่งของทีม - ในบางครั้งแม้ว่าหน้าที่ความรับผิดชอบและเนื้องานของพนักงานใหม่อาจไม่จำเป็นต้องพึ่งพาบุคคลอื่นในทีม แต่อย่าลืมว่าคนเหล่านั้น ก็เป็นส่วนหนึ่งของความสำเร็จในการทำงานเช่นกัน หัวหน้าจึงต้องมีส่วนช่วยในการทำให้เขาสามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนๆ พี่ๆ ในทีมให้เร็วที่สุดด้วย โดยอาจเริ่มต้นจากการทำให้คนในทีมเข้าใจก่อนว่า ทำไมจึงต้องจ้างพนักงานใหม่เข้ามาทำงาน เขาหรือเธอคนนี้มีหน้าที่ทำอะไรบ้าง
เมื่อพนักงานใหม่เริ่มงาน สิ่งสำคัญคือ การแนะนำให้ได้รู้จักกับทุกคนในทีมอย่างเป็นทางการ และขอให้คนเก่าช่วยพนักงานใหม่ในการปรับตัวและสอนเรื่องต่างๆ ที่ควรรู้
เชื่อมต่อพวกเขากับบุคคลหลักๆ ที่ต้องทำงานด้วย - นอกจากคนในทีมแล้ว ยังมีบุคคลอื่นๆ ภายนอกทีมที่ต้องทำงานด้วยหรืออย่างน้อยก็มีผลต่อความสำเร็จในการทำงานของเขา แม้หัวหน้าอาจไม่แน่ใจว่าจะเข้าหาหรือเชื่อมต่อบุคคลเหล่านั้นให้กับพนักงานใหม่ได้อย่างไร สิ่งที่พอทำได้ในเบื้องต้นคือ การระบุรายชื่อของบุคคลสำคัญลงในกระดาษ พร้อมทั้งอธิบายด้วยว่าแต่ละคนมีความสำคัญอย่างไร และเหตุใดจึงควรต้องทำความรู้จักกับพวกเขา จากนั้นอาจให้ใครบางคนช่วยพาพนักงานใหม่ไปทำความรู้จัก
ให้ทิศทางกับพนักงานใหม่ - ไม่ใช่แค่พนักงานใหม่เท่านั้น แต่พนักงานทุกคนจะไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลเลย หากหัวหน้างานไม่แจ้งให้ทราบว่าองค์กรคาดหวังอะไรจากพวกเขา ซึ่งแนวทางในการชี้ให้เห็นถึงความคาดหวังที่มีต่อพนักงานนั้น ต้องตอบคำถาม 3 ข้อนี้ให้ได้
สิ่งที่ฉันต้องทำคืออะไร? หัวหน้าต้องชี้ให้เห็นว่าเป้าหมายในการทำงานของพนักงานคืออะไร ระยะเวลาในการทำงานให้สำเร็จมีมากน้อยแค่ไหน และจะวัดผลความสำเร็จของงานอย่างไร
ฉันจะทำงานดังกล่าวอย่างไร? หมายถึงการชี้ให้เห็นอย่างชัดเจนว่า จะใช้กลยุทธ์ใดในการไปให้ถึงเป้าหมายที่กำหนดไว้ ซึ่งหมายรวมถึงกิจกรรมอะไรบ้างที่ควรทำ และการจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมเหล่านั้นด้วย
ทำไมฉันจึงควรทำงานเหล่านั้น? หมายถึงการสื่อสารให้เห็นถึงความเชื่อมโยงของงานที่ทำกับเป้าหมายใหญ่ขององค์กร ทำให้เห็นว่าพวกเขาจะมีส่วนช่วยให้ไปถึงเป้าหมายได้อย่างไร
แม้ว่าพนักงานอาจจะพอรู้อยู่แล้วว่า องค์กรคาดหวังอะไรจากพวกเขาตั้งแต่ตอนสมัครงาน แต่หัวหน้าก็ยังจำเป็นต้องให้ข้อมูลอีกครั้งและลงรายละเอียดให้ลึกขึ้น เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานเข้าใจอย่างถูกต้องและชัดเจน
ช่วยพนักงานใหม่ให้ปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว - การปรับตัวได้เร็วจะทำให้พนักงานรู้สึกมีความมั่นใจมากขึ้นเวลาที่คนใหม่เข้ามาทำงานในองค์กร พวกเขามักขาดความมั่นใจ หลายคนพยายามพิสูจน์ตนเองเพื่อให้ผู้อื่นเห็นว่าเขาสามารถทำงานได้ ส่งผลให้รับงานมาทำมากกว่าความสามารถที่จะทำได้จริง ซึ่งอาจส่งผลให้รู้สึกเหนื่อยและถอดใจจากงานได้
หน้าที่ของหัวหน้าคือ การทำให้พนักงานใหม่โฟกัสในสิ่งที่ต้องทำจริงๆ เท่านั้น รวมทั้งช่วยจัดลำดับความสำคัญของงานเหล่านั้น และแนะนำวิธีการทำงานให้สอดคล้องกับวิถีปฏิบัติและวัฒนธรรมขององค์กรด้วย
โค้ชเพื่อให้ประสบความสำเร็จ - สุดท้ายคือ การสนับสนุนพนักงานอย่างต่อเนื่อง หัวหน้างานจำนวนไม่น้อยมักช่วยแนะนำพนักงานตอนที่มาทำงานใหม่ๆ เท่านั้น พอเริ่มปรับตัวได้ ก็ปล่อยพนักงานทำไปตามยถากรรม ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว กว่าพนักงานใหม่จะทำงานได้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเต็มที่ ต้องใช้เวลาพอสมควร
ดังนั้น หัวหน้าจึงยังไม่ควรปล่อยมือในทันทีที่เห็นว่าสามารถปรับตัวได้ วิธีการง่ายๆ คือ นัดพบปะพูดคุยกันอย่างสม่ำเสมอ ช่วงแรกๆ อาจถี่หน่อย เช่น เริ่มต้นจากทุกวัน ขยับเป็นสัปดาห์ละครั้ง เดือนละครั้ง และไตรมาสละครั้ง เป็นต้น
ในช่วงแรกๆ ของการทำงาน เป็นโอกาสอันดีที่องค์กรจะได้ดูแลและปลูกฝังทัศนคติและค่านิยมที่ถูกต้องให้ ที่สำคัญต้องไม่ลืมว่าหัวหน้างานมีส่วนอย่างมากต่อความสำเร็จนี้
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี
