3 วิธีที่จะทำให้การประชุมน่าเบื่อน้อยลง

by SME Thailand. 22 มค. 2018
Share:


เรื่อง : ยุวดี ศรีภุมมา



    การประชุมคือหนึ่งในกิจกรรมสำคัญของทุกบริษัท ทุกเช้าวันจันทร์มักจะเป็นฤกษ์งามยามดีที่คนมารวมตัวกันหลังจากใช้เวลาพักผ่อนในวันหยุดเพื่อวางแผนการดำเนินงานประจำสัปดาห์ แต่คุณรู้หรือไม่ว่า การประชุมหลายครั้งมักไม่เป็นไปตามหัวข้อของการประชุมที่วางไว้ เมื่อมีคนมากมายที่พร้อมจะนำเสนอความคิดเห็น ประเด็นของการประชุมยิ่งถูกฉีกออกไปจนดึงกลับมาได้ยาก บ่อยครั้งที่การประชุมสูญเปล่า เสียเวลาและน่าเบื่อ และนี่คือวิธีที่จะช่วยให้การประชุมได้ผลดีกว่าเดิม 


1. การประชุมที่ดีต้องมีวาระ!

    บางคนอาจจะคิดว่าการมีวาระการประชุม อาจทำให้การประชุมดูจริงจังเกินไปหรือไม่ แท้จริงแล้วการประชุมที่ปราศจากกำหนดการหรือเป้าหมายที่แน่ชัด กลายเป็นเพียงแค่ Coffee Break ซึ่งไม่สามารถทำให้ธุรกิจของคุณเติบโตไปได้อย่างแน่นอน สำหรับการประชุมครั้งต่อไป เพียงแค่คุณทำวาระการประชุม หรือ Agenda ขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษรว่า ใครจะเป็นผู้นำการประชุมของวันนี้ หัวข้อในการประชุมคืออะไร การประชุมจะจบลงที่ตรงไหน พร้อมทั้งส่งอีเมลให้ผู้ที่ต้องเข้าร่วมประชุมก่อนที่จะถึงวันประชุม ก็จะสามารถทำให้การประชุมของคุณคุ้มค่ามากยิ่งขึ้น


2. ใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์

    เป็นไปได้ไหมว่า การประชุมครั้งต่อไปของคุณ ไม่จำเป็นต้องเป็นรูปแบบเดิม ที่รวมตัวกันอยู่ในห้อง หันหน้าเข้าหากันและเริ่มต้นถกเถียง เชื่อว่าการประชุมที่เกิดขึ้นส่วนใหญ่ สามารถประชุมผ่านทางอีเมล หรือ Group Chat เช่น HipChat, Skype, Line ได้ นักธุรกิจที่มีภารกิจเร่งรีบ อาจกำหนดให้ลูกน้องตัดสินใจส่วนงานที่พวกเขารับผิดชอบ กำหนดทิศการดำเนินงานของพวกเขาในแต่ละสัปดาห์ อัพเดตการดำเนินงานที่ผ่านมา และบอกให้คุณรับรู้ผ่านช่องทางเทคโนโลยีเหล่านี้ได้ด้วยการส่งไฟล์ที่แสนจะสะดวกสบาย ไม่จำเป็นต้องมานั่งรวมตัวกัน และหากว่าคุณต้องประชุมเพื่อให้ทุกคนระดมความคิดเห็น สามารถใช้การประชุมแบบ VDO Call ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถประชุมร่วมกันได้ 


3. ทุกคนจำเป็นต้องเข้าประชุมจริงหรือ

    หนึ่งในความผิดพลาดของการประชุม นั่นคือ การพยายามเชิญทุกคนเข้าร่วม ซึ่งหลายครั้งการที่มีคนเข้าร่วมประชุมมาก ไม่ได้บ่งบอกถึงความสำเร็จในการประชุม เพราะทุกคนอาจไม่ได้ร่วมออกความคิดเห็น บางคนอาจไม่มีส่วนเกี่ยวข้องมากนัก ทางที่ดี คือ ควรกำหนดคนที่ต้องเข้าร่วมประชุม เชิญคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องแท้จริง เช่น หัวหน้าทีม หัวหน้าโปรเจ็กต์และคนที่มีอำนาจตัดสินใจมากที่สุด นอกจากนี้ อาจใช้เป็นการประชุมย่อยกับทีมก่อนที่จะถึงวาระการประชุมใหญ่ก็สามารถทำได้

www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี
Share:

Related Articles

​เรียนรู้การบริหารองค์กรคนรุ่นใหม่ในแบบ SEA ที่โตจาก 40 คน เป็น 4 พันคน ใน 8 ปี

มาฟัง “มณีรัตน์ อนุโลมสมบัติ” ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร SEA (Thailand) กลุ่มธุรกิจสัญชาติสิงคโปร์ แบ่งปันมุมคิดการสร้างองค์กรคนรุ่นใหม่ ที่เริ่มจากคนแ..

by SME Thailand.| 14 ตค. 2020

​“3 ทักษะ” ที่พนักงานต้องมี ถ้าอยากเป็นองค์กรที่คว้าโอกาสในทุกวิกฤต

จนถึงตอนนี้เรายังคงก้าวไม่พ้นสถานการณ์โควิด-19 ที่ยังไม่รู้ว่าพรุ่งนี้จะเป็นอย่างไร และไม่สามารถฟันธงได้ว่าจะจบลงเมื่อไร ทุกธุรกิจจึงดำเนินการภายใต้..

by SME Thailand.| 12 ตค. 2020

​อยากรอดต้องเปลี่ยน! ‘6 บุคลิกผู้นำ’ ที่โลกต้องการ และพาองค์กรพ้นทุกวิกฤต

รอยช้ำที่ภาคธุรกิจต้องเจอตลอดปี 2020 คือบทพิสูจน์กึ๋นของเหล่าผู้นำ ที่จะพาองค์กรไม่ว่าจะขนาดใหญ่หรือเล็ก ให้ข้ามผ่านวิกฤตครั้งนี้ไปให้ได้ พบกับ ‘6 บ..

by SME Thailand.| 09 ตค. 2020