12 เทคนิคการตอบรับโทรศัพท์ให้ได้ใจลูกค้า

by SME Thailand. 01 เมย. 2018
Share:
 


 

เรื่อง : คัมภีร์เงิน

    ทักษะเรื่องการตอบรับโทรศัพท์เป็นสิ่งสำคัญมากในการดำเนินธุรกิจ เพราะโทรศัพท์ยังคงเป็นจุดเชื่อมโยงหลักระหว่างคุณและลูกค้า สิ่งที่พนักงานตอบออกไปสามารถสร้างความประทับใจให้แก่ลูกค้าหรือทำให้เสียความรู้สึกไปเลยก็เป็นได้ เทคนิคการรับโทรศัพท์ 12 ข้อต่อไปนี้จะช่วยให้ลูกค้ามั่นใจในบริษัทของคุณยิ่งขึ้น

    1.รับโทรศัพท์ก่อนเสียงเรียกดังครั้งที่สาม

    2.ให้ตอบรับโทรศัพท์ด้วยน้ำเสียงอบอุ่นและกระตือรือร้น ธุรกิจบางอย่างสามารถสำเร็จลุล่วงได้ทางโทรศัพท์โดยลูกค้าไม่ต้องเจอพนักงานขายด้วยซ้ำไป

    3.เมื่อรับโทรศัพท์ ให้กล่าวสวัสดี บอกชื่อผู้รับสายและชื่อบริษัท 

    4.ออกเสียงให้ชัดเจน ปรับระดับเสียงให้ดังปานกลาง พูดช้าๆ และชัดๆ เพื่อที่ผู้ที่โทรมาจะได้เข้าใจคุณง่ายๆ
 

    5.ควบคุมภาษาที่ใช้ในการพูดโทรศัพท์ให้ดี ควรเป็นภาษาที่เป็นทางการแต่เป็นมิตร ไม่ควรใช้ชื่อเล่นเรียกแทนตัวเองกับลูกค้าแทนที่จะตอบแค่ “ค่ะ” หรือ “ครับ” อาจจะตอบให้ยาวขึ้นอีกนิดเช่น “ได้ค่ะ” “รับทราบค่ะ” “ยินดีค่ะ” เป็นต้น

    6.ฝึกการใช้เสียงและศัพท์ให้เป็นไปในแง่บวก เพื่อให้เคยชินเผื่อเอาไว้วันหรือเวลาที่คุณเกิดอาการเซ็งจะได้ไม่หลุดคำพูดไม่ดีออกไป ตัวอย่างเช่น แทนที่จะตอบว่า “ดิฉันไม่ทราบค่ะ” ก็ให้ตอบว่า “โปรดรอสักครู่นะคะ ดิฉันจะไปหาคำตอบมาให้ค่ะ”

    7.เมื่อต้องจดข้อความ ให้จดให้ครบถ้วนถูกต้อง หากมีบางอย่างที่ไม่เข้าใจหรือมีคำศัพท์ภาษาอังกฤษที่สะกดไม่ได้ เช่นชื่อหรือนามสกุลของชาวต่างชาติ ให้เขาสะกดให้คุณซ้ำอีกครั้งหนึ่ง จากนั้นส่งข้อความให้ถึงตรงตัวผู้รับ

    8.ให้โทรกลับลูกค้าภายในหนึ่งวันทำการ จงจำไว้ว่ายิ่งตอบรับเร็วเท่าไหร่โอกาสเสี่ยงที่จะเสียลูกค้าก็มีน้อยลงเท่านั้น แถมยังเป็นภาพลักษณ์ที่ดีต่อบริษัทด้วยว่าคุณใส่ใจลูกค้าดีแค่ไหน

    9.ให้ถามผู้ที่โทรเข้ามาหากจะต้องให้เขารอสายว่า เขาต้องการรอสายหรือไม่ หากเขาต้องการรอสายแต่คุณยังต่อให้ไม่ได้ให้แจ้งความคืบหน้าให้เขาทราบทุกๆ 30-45 วินาที อย่าปล่อยให้เขารอสายนานเกินไป หรือไม่ก็ให้ทางเลือกว่า “สายยังไม่ว่างเลยค่ะ คุณจะรอสายต่อ หรือจะให้คุณ.......โทรกลับดีคะ”



    10.ถ้าไม่จำเป็นจริงๆ ห้ามเปิดลำโพงเวลาพูดกับลูกค้าเป็นอันขาด การเปิดลำโพงจะทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าคุณไม่สนใจคุยกับเขาเท่าที่ควรและจะทำให้เขารู้สึกว่าการสนทนานั้นไม่เป็นส่วนตัว เพราะใครๆ อาจจะ

ได้ยินก็เป็นได้ คุณควรเปิดลำโพงก็ต่อเมื่อมีผู้ที่จะสนทนาทางด้านคุณมากกว่าหนึ่งคน

    11.หากคุณใช้เครื่องตอบรับอัตโนมัติ คุณควรตั้งเสียงตอบรับให้ฟังดูดี ลองกลับไปดูคำแนะนำข้อ 3 หรืออาจให้ข้อมูลอื่นที่จำเป็นก่อนที่จะให้เขาฝากข้อความ ควรอัพเดทข้อความอย่างสม่ำเสมอ เช่น หาก

ต้องมีวัดหยุดยาวๆ หลายวัน ควรตั้งข้อความบอกว่าบริษัทจะเปิดทำการอีกครั้งเมื่อไหร่

    12.ฝึกอบรมพนักงานที่ต้องรับโทรศัพท์ทุกคนให้ตอบรับโทรศัพท์ไปในทางเดียวกัน รวมทั้งคนในครอบครัวด้วย (หากคุณทำธุรกิจกับคนในครอบครัว) อาจลองโทรเข้ามาทดสอบดูว่าพนักงานรับโทรศัพท์

    เป็นอย่างไร หากรู้สึกว่ายังไม่ผ่านเกณฑ์ให้คุณนำเทคนิคทั้ง 12 ข้อนี้มาฝึกกันใหม่

Create by smethailandclub.com
Share:

Related Articles

​Financial & IT สองแผนกสำคัญ โจทย์ใหญ่การทำธุรกิจ (โรงแรม) เมื่อเข้าสู่ยุคเงินดิจิทัล

ทุกแผนกของโรงแรมอาจต้องเจอกับ New Wave ของรูปแบบการทำงานรูปแบบใหม่พร้อมวางแผนการบริหารจัดการความเสี่ยง (Risk Management) ในอนาคตมีอยู่ 2 แผนกที่น่าจ..

by SME Thailand.| 09 กย. 2021

​ก่อนธุรกิจจะถึงทางตัน 5 วิธีก้าวข้ามข้อจำกัดดันธุรกิจโตแบบไม่มีลิมิต

ทำไมบางบริษัทถึงโตได้อย่างต่อเนื่อง ขณะที่บางธุรกิจดูเหมือนจะอยู่กับที่ มีสินค้าเหมือนเดิม สาขาเท่าเดิม ไม่ได้แตกต่างไปจากหลายปีที่แล้ว และรู้สึกว่า..

by SME Thailand.| 01 กย. 2021

​5 วิธีดูแลใจพนักงานในช่วงวิกฤต เจ้าของธุรกิจ ทำแล้วได้ใจลูกน้อง

เจ้าของธุรกิจไม่ได้มีความรับผิดชอบแค่เรื่องการทำให้บริษัทมีกำไรเท่านั้น แต่ยังต้องเป็นผู้นำที่ดูแลทีมงานโดยเฉพาะ นี่คือ 5 ประเด็นที่เจ้าของธุรกิจต้อ..

by SME Thailand.| 13 สค. 2021