7 เรื่อง ที่เรามักทำผิดพลาดเวลาใช้ e-mail

by smethailandclub 31 พค. 2016
Share:




เรื่อง เจษฎา ปุรินทวรกุล



    อีเมล์ (e-mail) ยังคงเป็นวิธีการสื่อสารที่ทั้งมีความส่วนตัวและแฝงความเป็นมืออาชีพอยู่ในตัวเองอย่างครบครัน ดังนั้น เมื่อแบรนด์ใดทำการตลาดโดยใช้อีเมล์ แบรนด์นั้นจะสะท้อนความเป็นตัวเอง และสิ่งที่ตัวเองต้องการจะเป็นออกมาให้ผู้รับสารได้เห็น ซึ่งน่าเสียดายที่ผู้ส่งอีเมล์ส่วนใหญ่ขาดความเชี่ยวชาญและกลวิธีที่ดี ส่งผลให้เกิดความรู้สึกในเชิงลบต่อผู้รับสาร 

    ทั้งนี้ ในแต่ละวันมีการส่งอีเมล์ทั่วโลกประมาณ 2 แสนล้านฉบับ และในสหรัฐอเมริกา บางคนต้องใช้เวลารับส่งอีเมล์วันละเกือบ 6 ชั่วโมง ด้วยเวลาที่ยาวนาน เราจำเป็นต้องใช้ความอดทน เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด จนส่งผลให้เกิดความรู้สึกที่แย่ๆ ต่อผู้รับสาร ซึ่งเรื่องที่เรามักทำผิดพลาดเกี่ยวกับการส่งอีเมล์ ก็คือ



    1. หัวเรื่องคลุมเครือ หรือไม่น่าสนใจ 

    สิ่งแรกที่เรามองคือ “ใคร” ส่งเมล์มาให้เรา ต่อด้วย “เรื่องอะไร” แม้ว่าผู้รับอีเมล์อาจยังไม่รู้จักเรา แต่ถ้าเนื้อหาของเราชัดเจน ตรงกับความต้องการของผู้รับสาร เขาก็มีโอกาสเปิดอีเมล์อ่านได้


    2. ไม่ยอมแนะนำตัวเอง

    บางครั้งคุณอาจเคยติดต่อกับผู้รับสาร แต่เขาเองก็ติดต่อกับคนนับร้อยนับพัน อาจจำคุณไม่ได้ในทันที แถมคุณก็ไม่ยอมแนะนำตัว หรือคุยถึงเรื่องราวหรือการประสานงานครั้งเก่าที่เคยทำด้วยกันเอาไว้ สุดท้ายอาจทำให้การติดต่อประสานงานในครั้งนี้ล้มเหลวหรือเสียเวลาโดยใช่เหตุ



    3. แนบไฟล์ขนาดใหญ่จนเกินไป

    หลีกเลี่ยงการแนบไฟล์ขนาดใหญ่และยากต่อการดาวน์โหลด และควรเรียนรู้วิธีการลดขนาดไฟล์ รวมถึงควรหลีกเลี่ยงการ zip ไฟล์ เพราะผู้รับสารส่วนใหญ่กลัวว่าไฟล์ที่แนบมาพร้อมกับไฟล์ zip อาจมีไวรัสตัวร้ายแฝงมาด้วย



    4. แนบลิงค์ที่ไม่เหมาะสม

    จากปัญหาด้านความปลอดภัยบนโลกไซเบอร์ การเชื่อมโยงหรือแนบลิงค์ เว็บไซต์ และ URL ซึ่งไม่เป็นที่รู้จักมากับอีเมล์ จะทำให้ผู้รับสารเกิดความกังวล อึดอัด และไม่กล้าเสี่ยงเปิดลิงค์เหล่านั้น


    5. ไม่ควรสอบถามข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลที่มีความสำคัญ

    ไม่ว่าเราจะรู้จักกับผู้รับสารดีแค่ไหน ก็ไม่ควรสอบถามหรือขอข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความสำคัญ เช่น ข้อมูลเลขบัตรเครดิต รวมถึง Login หรือรหัสต่างๆ ผ่านทางอีเมล์ รวมถึงข้อมูลสำคัญที่ถือเป็นความลับก็ไม่ควรพูดคุยหรือสอบถามผ่านทางอีเมล์เช่นกัน



    6. ไม่ตรวจสอบความถูกต้องก่อนส่ง

    เนื้อหาในอีเมล์ สะท้อนความเป็นแบรนด์ออกมา เพราะฉะนั้นเราควรตรวจทานข้อมูลและข้อความก่อนส่งให้เรียบร้อย จะได้ดูมีความเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น รวมถึงไม่ควรแสดงความสนิทชิดเชื้อมากเกินไปเหมือนส่งอีเมล์ไปหาเพื่อน หาแฟน หรือคนในครอบครัว



    7. อย่าส่งอีเมล์ที่เต็มไปด้วยความโกรธ

    ไม่ใช่เรื่องที่ดีและวิธีที่ฉลาดเลย หากจะส่งอีเมล์ไปด้วยข้อความหรือเนื้อหาที่เต็มไปด้วยความฉุนเฉียว ดังนั้น ถ้ามีเรื่องคับข้องใจ หรือต้องการต่อว่าใครทางอีเมล์ ลองร่างข้อความไว้เป็น draft จากนั้นกลับบ้านไปอาบน้ำ ทานข้าว ใช้ชีวิตอย่างมีความสุขแล้ววันรุ่งขึ้นกลับมาอ่านเนื้อหาอีกครั้ง คุณอาจพบว่าข้อความเหล่านั้นรุนแรงเกินไป แต่ถ้ายังรู้สึกว่าสมควรส่งอีเมล์นั้นไป ลองวิเคราะห์ถึงภาษาที่ใช้ (ไม่หยาบคาย ไม่กระแนะกระแหน) รวมถึงผลได้ผลเสียของแบรนด์หลังจากเราส่งอีเมล์ฉบับนี้ออกไปแล้วจะเป็นอย่างไร         

www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี

    
Share:

Related Articles

​ถึงยุค Economy of Trust สร้างความได้เปรียบธุรกิจด้วย "ความเชื่อใจ"

กลยุทธ์การตลาดยอดฮิตในช่วงหลายปีที่ผ่านมา คือการสร้างประสบการณ์ให้กับลูกค้า ในโฆษณาจึงมีคำว่า ‘Experience’ หรือ ‘ประสบการณ์’ อยู่เต็มไปหมด แต่กลยุทธ..

by SME Thailand.| 27 ตค. 2020

​โรงแรมเปิด โลกต้องรู้! กลวิธีสื่อสารกับแขกผู้เข้าพักหลังโควิด ด้วย Storytelling (ตอนจบ)

กลยุทธ์ “การสื่อสาร” ด้วย “Storytelling” ที่ธุรกิจโรงแรมนำมาใช้เพื่อสร้าง Engagement ให้กับกลุ่มเป้าหมายหลังโรงแรมกลับมาเปิดให้บริการอีกครั้ง นี่คือ..

by SME Thailand.| 21 ตค. 2020

​5 เทคนิค! จัดหน้าร้านให้ปังปุริเย่ ทั้งออฟไลน์-ออนไลน์

การจัดหน้าร้านให้สวยงามน่าเข้า มีป้ายบอกข้อมูลสินค้าไว้ชัดเจน ย่อมเป็นสิ่งหนึ่งที่ช่วยดึงดูดลูกค้าให้เข้ามาเลือกซื้อสินค้าได้มากขึ้น โดยในที่นี้ไม่ไ..

by SME Thailand.| 20 ตค. 2020