เหตุผลที่ทำให้การประชุมไม่ดีอย่างที่ควรเป็น

 




เรื่อง ยุวดี ศรีภุมมา



    ในทุกบริษัท กิจกรรมที่ทุกคนมักจะต้องทำร่วมกันอย่างสม่ำเสมอ นั่นคือ “การประชุม” ไม่ว่าจะเป็นการประชุมเพื่อกำหนดนโยบายและทิศทางสำหรับผู้บริหาร หรือการประชุมขนาดเล็กลงมา เพื่อมอบหมายงาน กระจายข่าวสารแก่พนักงานในองค์กร ไม่ว่าคุณจะทำงานเกี่ยวข้องกับอะไรหรือทำงานอยู่บริษัทไหน ปฏิเสธไม่ได้ว่าการประชุม คือส่วนสำคัญของการทำงาน แต่รู้หรือไม่ว่า การประชุมอาจไม่ใช่เรื่องดีอย่างที่คิด 


1. ว่ากันว่าการประชุม คือ การรบกวน

    หากคุณได้กำหนดหมายประชุมที่เวลา 10.00 น. แต่พอถึงเวลา 9.45 น. หนึ่งในพนักงานของคุณกำลังแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนกับลูกค้าหรือระบบบางอย่าง แทนที่ทุกอย่างจะถูกแก้ไข ด้วยความราบรื่นกลับถูกนัดหมายของการประชุมเข้าแทรกแซง ทำให้การแก้ไขปัญหาทุกอย่างต้องยุติชั่วคราว เพื่อการเข้าประชุมให้ตรงเวลา 


2. การประชุมมักจะออกนอกเส้นทางเสมอ

    ในหลายครั้งที่หัวข้อของการประชุมถูกตั้งไว้อย่างหนึ่ง แต่เนื้อหาของการประชุมกลับไม่เกี่ยวข้อง หรือผลลัพธ์การประชุมที่ได้กลับไม่คุ้มค่ากับเวลาที่เสียไป ในตอนแรกของการประชุมอาจจะพูดถึงเรื่องที่ตั้งธงไว้ แต่สักพักจะเริ่มออกนอกเส้นทาง จนท้ายที่สุดมักจะกู่ไม่กลับ 



3. เต็มไปด้วยคนที่ไม่ค่อยเกี่ยวข้อง 

    สำหรับรายชื่อของผู้ที่เข้าร่วมประชุม ในหลายครั้งหลายคราเต็มไปด้วยผู้ที่ไม่ค่อยเกี่ยว หรือเกี่ยวข้องเพียงแค่นิดเดียวในเรื่องที่จะประชุม แต่เป็นการหว่านแหของหัวหน้าในการเรียกคนทั้งหลายเหล่านั้นเข้าร่วมประชุมเพื่อแสดงความคิดเห็นต่างๆ ซึ่งอาจะมีข้อดี สำหรับการฟังความคิดเห็นของคนหลายรูปแบบ แต่ข้อเสียคือ การประชุมจะบานปลายและเต็มไปด้วย Topic ใหม่ๆ เป็นดอกเห็ดจนคุณอาจจะไม่สามารถหาข้อสรุปได้ 



4.การประชุมมีการค่าใช้จ่าย

    หนึ่งในค่าใช้จ่ายที่สูญเสียไปอย่างมากมายมหาศาล นั่นคือ เวลาที่มีค่าสำหรับผู้บริหาร จากการที่ได้พูดคุยกับคนของ TED หรือกลุ่มงานประชุมสากลที่มีเจ้าของเป็นองค์กรเอกชนไม่หวังผลกำไร ได้กล่าวว่า มีการประชุมเกิดขึ้นมากกว่า 3 พันล้านครั้งต่อปี ซึ่งผู้บริหารต้องสละเวลากว่า 40 – 50 เปอร์เซ็นต์ของชั่วโมงการทำงานทั้งหมดในการประชุม โดยเกือบ 34 เปอร์เซ็นต์ของการประชุมนั้นสูญเปล่า 



www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลเพื่อความสำเร็จของธุรกิจเอสเอ็มอี (SME)

RECCOMMEND: MANAGEMENT

เจาะเทคนิคการเซฟต้นทุน กลยุทธ์พิชิตเกมธุรกิจฉบับ More Meat หนึ่งในผู้บุกเบิกตลาด Plant based food ไทย

เพราะความตั้งใจดีที่อยากเป็นแหล่งโปรตีนทางเลือกใหม่ให้กับผู้บริโภค "More Meat" หนึ่งในผู้พัฒนาโปรตีนทดแทนจากพืช (Plant based) จึงให้ความสำคัญกับคุณภาพและความปลอดภัยในการผลิตสินค้าตั้งแต่ต้นทางการคัดสรรวัตถุดิบ

มีผลวิจัยหนึ่งบอกว่า ได้งานดีขึ้น 10-15% เมื่อไม่มีหัวหน้าคุม องค์กรควรเลือกทำงาน ตามกฎ VS ยืดหยุ่น

การทำงานมีอยู่ 2 แบบ คือ ทำงานตามกฎเกณฑ์ และทำงานแบบยืดหยุ่น จริงๆ แล้วทั้งสองแบบให้ผลลัพธ์ที่ต่างกันอย่างไร แบบไหนดีกว่า หรือควรใช้ทั้งสองแบบควบคู่กันไป ลองมาหาคำตอบไปพร้อมกัน

สื่อสารเชิงสร้างสรรค์ ทักษะจำเป็นต่อความเป็นมืออาชีพในการทำงาน ผู้นำองค์กรควรเรียนรู้

ปฏิเสธไม่ได้ว่ากระแส "ชัชชาติฟีเวอร์" ของ "คุณชัชชาติ สิทธิพันธุ์" กำลังมาแรงต่อเนื่อง หากติดตามมาตลอดจะสังเกตเห็นการตอบคำถามแบบบัวไม่ช้ำ น้ำไม่ขุ่น การสื่อสารลักษณะนี้เรียกกันว่า "constructive communication" หรือสื่อสารเชิงสร้างสรรค์ ซึ่งผู้นำองค์กรควรฝึกไว้