เรื่อง : ยุวดี ศรีภุมมา
การประชุมคือหนึ่งในกิจกรรมสำคัญของทุกบริษัท ทุกเช้าวันจันทร์มักจะเป็นฤกษ์งามยามดีที่คนมารวมตัวกันหลังจากใช้เวลาพักผ่อนในวันหยุดเพื่อวางแผนการดำเนินงานประจำสัปดาห์ แต่คุณรู้หรือไม่ว่า การประชุมหลายครั้งมักไม่เป็นไปตามหัวข้อของการประชุมที่วางไว้ เมื่อมีคนมากมายที่พร้อมจะนำเสนอความคิดเห็น ประเด็นของการประชุมยิ่งถูกฉีกออกไปจนดึงกลับมาได้ยาก บ่อยครั้งที่การประชุมสูญเปล่า เสียเวลาและน่าเบื่อ และนี่คือวิธีที่จะช่วยให้การประชุมได้ผลดีกว่าเดิม
1. การประชุมที่ดีต้องมีวาระ!
บางคนอาจจะคิดว่าการมีวาระการประชุม อาจทำให้การประชุมดูจริงจังเกินไปหรือไม่ แท้จริงแล้วการประชุมที่ปราศจากกำหนดการหรือเป้าหมายที่แน่ชัด กลายเป็นเพียงแค่ Coffee Break ซึ่งไม่สามารถทำให้ธุรกิจของคุณเติบโตไปได้อย่างแน่นอน สำหรับการประชุมครั้งต่อไป เพียงแค่คุณทำวาระการประชุม หรือ Agenda ขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษรว่า ใครจะเป็นผู้นำการประชุมของวันนี้ หัวข้อในการประชุมคืออะไร การประชุมจะจบลงที่ตรงไหน พร้อมทั้งส่งอีเมลให้ผู้ที่ต้องเข้าร่วมประชุมก่อนที่จะถึงวันประชุม ก็จะสามารถทำให้การประชุมของคุณคุ้มค่ามากยิ่งขึ้น
2. ใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์
เป็นไปได้ไหมว่า การประชุมครั้งต่อไปของคุณ ไม่จำเป็นต้องเป็นรูปแบบเดิม ที่รวมตัวกันอยู่ในห้อง หันหน้าเข้าหากันและเริ่มต้นถกเถียง เชื่อว่าการประชุมที่เกิดขึ้นส่วนใหญ่ สามารถประชุมผ่านทางอีเมล หรือ Group Chat เช่น HipChat, Skype, Line ได้ นักธุรกิจที่มีภารกิจเร่งรีบ อาจกำหนดให้ลูกน้องตัดสินใจส่วนงานที่พวกเขารับผิดชอบ กำหนดทิศการดำเนินงานของพวกเขาในแต่ละสัปดาห์ อัพเดตการดำเนินงานที่ผ่านมา และบอกให้คุณรับรู้ผ่านช่องทางเทคโนโลยีเหล่านี้ได้ด้วยการส่งไฟล์ที่แสนจะสะดวกสบาย ไม่จำเป็นต้องมานั่งรวมตัวกัน และหากว่าคุณต้องประชุมเพื่อให้ทุกคนระดมความคิดเห็น สามารถใช้การประชุมแบบ VDO Call ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถประชุมร่วมกันได้
3. ทุกคนจำเป็นต้องเข้าประชุมจริงหรือ
หนึ่งในความผิดพลาดของการประชุม นั่นคือ การพยายามเชิญทุกคนเข้าร่วม ซึ่งหลายครั้งการที่มีคนเข้าร่วมประชุมมาก ไม่ได้บ่งบอกถึงความสำเร็จในการประชุม เพราะทุกคนอาจไม่ได้ร่วมออกความคิดเห็น บางคนอาจไม่มีส่วนเกี่ยวข้องมากนัก ทางที่ดี คือ ควรกำหนดคนที่ต้องเข้าร่วมประชุม เชิญคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องแท้จริง เช่น หัวหน้าทีม หัวหน้าโปรเจ็กต์และคนที่มีอำนาจตัดสินใจมากที่สุด นอกจากนี้ อาจใช้เป็นการประชุมย่อยกับทีมก่อนที่จะถึงวาระการประชุมใหญ่ก็สามารถทำได้
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี
