เรื่อง คัมภีร์เงิน
ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ประเทศไทยเจอกับวิกฤตมากมาย โดยเฉพาะน้ำท่วมใหญ่เมื่อปี 2555 ที่ส่งผลให้หลายภาคส่วนทั้งผู้ประกอบการรายเล็กรายใหญ่ต่างได้รับผลกระทบกันไปโดยถ้วนหน้า
ทั้งนี้ ไม่ว่าจะเจอวิกฤตและเหตุการณ์อย่างไร สำหรับบริษัทใหญ่ๆ ส่วนมากมักจะมี "BCP" หรือแผนที่จะทำให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้ แม้อยู่ในสถานะการณ์คับขัน แต่คำๆ นี้ อาจจะยังไม่คุ้นหูผู้ประกอบการ SME เท่าใดนัก ดังนั้น มาทำความรู้จักกันดีกว่า
BCP ย่อมาจาก BUSINESS CONTINUITY PLANNING คือ แผนที่จะทำให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้ แม้อยู่ในสถานะการณ์คับขัน ซึ่งอาจเกิดได้จากสาเหตุต่างๆ เช่น โรคระบาด แผ่นดินไหว ไฟไหม้ น้ำท่วม การประท้วง การก่อการร้าย การโจรกรรมที่รวมถึงการโจรกรรมบนโลกไซเบอร์ด้วย ฯลฯ
ผู้บริหารต้องประเมินความเสี่ยง (Risk Evaluation) ให้กับบริษัท โดยสำรวจที่มาของเหตุต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอก แล้วแบ่งแยกเป็น Primary Threat และ Secondary Threat จากนั้นต้องหาวิธีที่จะทำอย่างไร ที่จะลดความเสี่ยงให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ การวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจไม่ใช่เป็นเรื่องของเหตุการณ์ใหญ่ๆ เท่านั้น เหตุการณ์เล็กๆ เช่น ขโมยขึ้น ก็นับเรื่องที่อาจเกิดขึ้นได้ ลองดูว่าบริษัทของคุณมีการวางแผนเรื่องหลักๆ ต่อไปนี้อย่างไร
วิเคราะห์ผลกระทบกับธุรกิจ
หนึ่งในกระบวนการสำคัญของ BCP ก็คือการกำหนดสิ่งที่ต้องทำเพื่อช่วยงานหลักของบริษัท และคุณสามารถตอบสนองได้รวดเร็วเพียงใด (เช่น การรับออเดอร์ การส่งสินค้า การเรียกเก็บเงิน ฯลฯ) รวมถึงกำหนดเป้าระยะเวลาฟื้นตัวด้วย
กลยุทธ์ความต่อเนื่องของธุรกิจ
กำหนดว่าบริษัทจะสามารถกลับมาทำงานสำคัญๆ ภายในระยะเวลาฟื้นตัวที่กำหนดไว้ให้ได้อย่างไร
การสื่อสาร
กำหนดว่าคุณจะติดต่อกับใครบ้างในกรณีฉุกเฉิน (หัวหน้าแผนก ผู้จัดการ หุ้นส่วนบริษัท ฯลฯ) และเมื่อติดต่อแล้วใครจะเป็นผู้รับผิดชอบงานนั้น ๆ
การเก็บข้อมูลต่างๆ
เก็บข้อมูลทุกอย่างที่เป็นของบริษัท เช่น การตัดสินใจเรื่องต่างๆ ข้อมูลที่จะให้พนักงาน งานที่ต้องทำ สิ่งต่างๆ เหล่านี้จะมีประโยชน์ไม่เพียงแค่ช่วงเกิดเหตุแต่หลังเกิดเหตุด้วย
รายละเอียดผู้ติดต่อ
คุณต้องแน่ใจว่ารายละเอียดชื่อ-ที่อยู่ ที่ต้องติดต่อต่างๆ ทั้งลูกค้าหรือคู่ค้า (supplier) มีพร้อมใช้ ซึ่งไม่ใช่แค่เพียงแต่อยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้น (เพราะระบบอาจล่มก็เป็นได้) ควรมีเก็บไว้ในกระดาษด้วย
ฝึกอบรมและฝึกปฏิบัติเกี่ยวกับหัวข้อข้างต้น
BCP คงไม่มีประโยชน์หากเป็นแค่แผ่นกระดาษหรือรับทราบกันแต่ในระดับผู้บริหาร ไม่มีการทดสอบ BCP หรือทีมงานที่รับผิดชอบ BCP ไม่รู้ว่าจะปฏิบัติตนอย่างไร
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลเพื่อธุรกิจเอสเอ็มอี (SME)
