การทำธุรกิจ ไม่ว่าธุรกิจอะไรก็ตาม หนึ่งในคู่มือสำคัญที่จะช่วยส่งต่อความสำเร็จจากรุ่นสู่รุ่น หรือแม้แต่การถ่ายทอดวิชาความรู้ในการทำงานอย่างใดอย่างหนึ่งในการทำธุรกิจได้ ก็คือ การสร้างมาตรฐานงานที่ชัดเจน สามารถวัดผล มีขั้นตอนบอกเอาไว้ละเอียดให้สามารถปฏิบัติตามได้ ซึ่งนอกจากจะได้งานที่ออกมาสมบูรณ์แบบแล้ว ยังสามารถนำมาพัฒนาต่อยอดธุรกิจให้เติบโตก้าวหน้าไปได้อีกด้วย
สิ่งเหล่านี้ คือ สิ่งที่ อานนท์ จุมพลอานันท์ กรรมการผู้จัดการของ บริษัท พญาเย็นแดรี่ จำกัด ได้เรียนรู้จากการรับช่วงต่อธุรกิจฟาร์มโคนมมาจากคุณพ่อของเขา จนเมื่อต้องมาดูแลบริหารจัดการธุรกิจด้วยตัวเอง จากฟาร์มโคนม เขาขยายเพิ่มขึ้นเป็นศูนย์รับซื้อน้ำนมดิบ และโรงงานผลิตนมพาสเจอร์ไรส์ด้วยตนเอง เพื่อให้เกิดความครบวงจร และสามารถควบคุมคุณภาพได้ตั้งแต่ต้นทาง จนถึงปลายทาง ซึ่งอานนท์ก็ไม่ลืมที่จะนำหลักการเดียวกันนี้มาปรับใช้ในการทำธุรกิจ ด้วยการสร้างมาตรฐานการทำงานต่างๆ ขึ้นมาด้วยตนเอง
5 สูตรลับ สร้างมาตรฐานงาน ฉบับพญาเย็นแดรี่
- หมั่นเก็บข้อมูล สถิติ เพื่อสร้างมาตรฐานการทำงานที่ดี
ในการฟาร์มโคนมตั้งรุ่นคุณพ่อมาแล้ว มักจะมีการเก็บข้อมูล เช่น สถิติการให้น้ำนมของแม่วัวในแต่ละช่วง เพื่อนำมาใช้สร้างสถิติมาตรฐานที่ได้ รวมถึงดูความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้น เช่น หากปริมาณการให้น้ำนมเปลี่ยนแปลงไป จะเข้าไปทำการตรวจสอบอุณหภูมิร่างกายของแม่วัวก่อนว่าเปลี่ยนไปไหม การกินอาหารเป็นอย่างไร รวมถึงสภาพความพร้อมของร่างกายอยู่ในเกณฑ์มาตรฐานหรือไม่
- มาตรฐานความปลอดภัย คือ สิ่งสำคัญสำหรับผู้บริโภค
นอกจากมาตรฐานการทำงานแล้ว พญาเย็นแดรี่ยังคำนึงถึงความปลอดภัยของผู้บริโภคเป็นสำคัญด้วย จึงพยายามพัฒนาการทำงานเพื่ออัพเดตมาตรฐานใหม่ๆ อยู่เสมอ ได้แก่ GMP (Good Manufacturing Practice), GHP (Good Hygiene Practice) และ GAP (Good Agriculture Practices) เป็นต้น
- กำหนดมาตรฐานภายในของตัวเอง
จากการสร้างมาตรฐานตามข้อกำหนดของหน่วยงานต่างๆ แล้ว อานนท์เล่าว่าเขายังมีการสร้างมาตรฐานการทำงานภายในองค์กรของตนเองขึ้นมาด้วย โดยต่อยอดองค์ความรู้ที่ได้มาจากคุณพ่อในการทำฟาร์ม โดยสำรวจว่าจุดใดบ้างที่ทำให้เกิดปัญหาได้ จากนั้นจึงหาวิธีแก้ไข และจดบันทึกเป็นข้อควรระวัง หรือเช็คลิสต์หากเกิดปัญหาซ้ำขึ้นมาอีก เนื่องจากเป็นฟาร์มขนาดใหญ่ ไม่สามารถดูแลได้ทั่วถึง การสร้างมาตรฐานงานออกมาเป็นข้อๆ จะช่วยให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานเพื่อไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ได้ โดยในทุกๆ 3 เดือนจะมีการลงไปตรวจสอบที่หน้างานว่าเป็นไปตามมาตรฐานที่วางไว้หรือไม่ หรือควรมีการปรับปรุงแก้ไขเพิ่มเติมอย่างไร
- ส่งต่อมาตรฐานสู่เพื่อนสมาชิก
นอกจากจะสร้างมาตรฐานให้กับธุรกิจของตัวเองแล้ว พญาเย็นแดรี่ยังมีการส่งต่อมาตรฐานไปสู่เพื่อนสมาชิกเกษตรกรผู้ผลิตน้ำนมดิบส่งป้อนให้กับโรงงานผลิตด้วย โดยใช้วิธีลงหน้างานแต่ละฟาร์มเพื่อเข้าไปดูปัญหาที่เกิดขึ้น และถ่ายทอดความรู้ที่มีสู่เพื่อนสมาชิกให้สามารถนำมาปรับใช้อย่างเหมาะสมกับฟาร์มของตนได้ เพราะเมื่อแหล่งผลิตดีตั้งแต่ต้นทาง ก็จะได้น้ำนมที่มีคุณภาพออกมาจำหน่าย
- สร้างมาตรฐานที่สูงกว่ามาตรฐานทั่วไป เพื่อเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า
จากการพยายามทำผลผลิตให้ได้คุณภาพมาตรฐานตามข้อกำหนดที่หน่วยงานต่างๆ ได้กำหนดบัญญัติไว้แล้ว อานนท์ยังมุ่งทำมาตรฐานการผลิตน้ำนมของเขาให้สูงกว่ามาตรฐานน้ำนมทั่วไป เพื่อเป็นตัวเลือกที่ดีในตลาดด้วย
อยากสร้างมาตรฐานงานที่ดีต้องทำอย่างไร
โดยอานนท์ได้สรุปเทคนิคการสร้างมาตรฐานงานให้ประสบความสำเร็จ เป็นตัวช่วยธุรกิจได้ดังนี้
- ต้องมองเห็นความสำคัญมาตรฐานร่วมกัน ทั้งผู้บริหาร และผู้ใต้บังคับบัญชา
- มาตรฐานที่ดี ต้องไม่ทำให้การทำงานลำบากขึ้น
- มาตรฐานงานที่ดี ต้องทำให้ทำงานได้สะดวกขึ้น หรือทำงานเท่าเดิม แต่ได้คุณภาพมากขึ้น
- สินค้าจะมีคุณภาพสม่ำเสมอ สร้างยอดขายที่ดีได้ มาจากมาตรฐานงานที่ดี
“ทุกธุรกิจต่างมีความชำนาญในตัวเองอยู่แล้ว จึงสร้างธุรกิจขึ้นมาได้ แต่ในความชำนาญอาจมีเราแค่คนเดียว หรือเจนเนอเรชั่นเดียวที่ทำได้ ดังนั้นหากเราต้องการส่งต่อให้รุ่นถัดไปได้ เพื่อให้ธุรกิจยืนยาวต่อไปได้ ต้องมีตัวช่วยที่ดี ซึ่งก็คือ การทำ standardize หรือการสร้างมาตรฐานงานที่ดีนั่นเอง เพื่อให้ผลิตภัณฑ์ของเราได้คุณภาพเหมือนเดิมทุกครั้งที่ผลิต”
แนวคิดจากโตโยต้า
โดยแนวคิดการสร้างมาตรฐานงานของพญาเย็นแดรี่นั้น ตรงกับหลัก Standardized Work ของโตโยต้า ดังนี้
มาตรฐานงาน = สเปคงานต่างๆ ที่ถูกกำหนด เพื่อผลิตสินค้าออกมามีคุณภาพ
งานมาตรฐาน = ลำดับขั้นตอนการทำงานของพนักงานและเครื่องจักร
- การสร้าง Standardize
1. ดูปัญหาจากหน้างาน หาวิธีแก้ไข สร้างมาตรฐาน เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาซ้ำ
2. ทำการปรับปรุงด้วยระบบไคเซน “รู้ เห็น เป็น ใจ”
3. ปรับปรุงสร้างมาตรฐานใหม่เรื่อยๆ เพื่อให้เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบัน
4. วัดผล ตรวจสอบมาตรฐานการทำงานที่ใช้อยู่เสมอ
- ปัญหาในการสร้างงานมาตรฐานของ SME
ไม่มี – ไม่มีการสร้างมาตรฐาน
ไม่รู้ – ไม่รู้ว่าจะเขียนขั้นตอนการทำงานอย่างไร /ไล่ขั้นตอน แบ่งกระบวนการไม่ถูก
ไม่ดู - พนักงานไม่ดูมาตรฐานและปฏิบัติตาม หัวหน้าไม่ดูพนักงานปฏิบัติงานตามมาตรฐานหรือไม่
ไม่เห็น – ไม่เห็นประโยชน์ของการทำงานมาตรฐาน
- ประโยชน์การสร้างมาตรฐานการทำงาน
1. สินค้ามีคุณภาพทำได้ง่ายขึ้น ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพ
2. ง่ายต่อการฝึกพนักงานใหม่
3. เมื่อแก้ไขแล้ว จะไม่เกิดซ้ำ เพราะกำหนดมาตรฐานการทำงาน การปรับปรุงไว้แล้ว
***ข้อมูลจากโครงการ “ถอด DNA ความสำเร็จแบบวิถีโตโยต้า” ในหัวข้อ “แนวคิดในการทำธุรกิจแบบ TOYOTA WAY”
โดย SME Thailand x โตโยต้าธุรกิจชุมชนพัฒน์
สนใจเข้าร่วมกิจกรรม คลิก https://toyotatsi.com/course
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี
