Text: VaViz
“ตอนนี้มีเงินอยู่เท่าไร?”
“อยากซื้ออันนี้เพราะจำเป็น หรือแค่อยากได้เฉยๆ กันนะ?”
“อืม...เดือนนี้ใช้ไปเท่าไรแล้วล่ะ?”
“แล้วเดือนหน้าจะทำไงให้ใช้น้อยกว่านี้?”
นี่คือหัวใจของ Kakeibo (คะเคโบะ) หรือศิลปะแห่งการออมเงินแบบแม่บ้านญี่ปุ่น ที่มุ่งเน้น “การตั้งคำถามกับตัวเองก่อนใช้เงินทุกครั้ง” พร้อมการทำบันทึกรายรับ-รายจ่ายอย่างละเอียด ซึ่งแม้ว่าจะถือกำเนิดมานานกว่า 121 ปี แต่ถ้าดูดีๆ ก็สามารถหยิบมาหาต้นทุนแฝงให้ธุรกิจ SME ได้เหมือนกัน
จากครัวเรือน สู่นักล่าเงินที่หายไปของธุรกิจ
เกริ่นก่อนว่า Kakeibo นั้นหมายถึงสมุดบัญชีครัวเรือน ที่ถูกคิดค้นขึ้นในปีค.ศ. 1904 โดยฮานิ โมโตะโกะ นักหนังสือพิมพ์หญิงคนแรกของญี่ปุ่น ที่ต้องการหาวิธีการออมเงินและจัดการงบประมาณรายรับรายจ่ายให้ครอบครัวได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งแนวคิดนี้ไม่ได้ฮิตแค่ในแดนปลาดิบเท่านั้น แต่ยังไปไกลทั่วโลกเลยก็ว่าได้
แล้วจะปรับใช้ให้เข้ากับเจ้าของกิจการได้ยังไง มาดูกัน.....
Step #1: วางแผนและกำหนดเป้าหมาย
อันดับแรกให้ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนไว้เลยว่า จะลดต้นทุนแฝงลงเท่าไร เช่น ลดค่าธรรมเนียมธนาคารลง 10% หรือลดค่าใช้จ่ายจิปาถะในสำนักงานอย่างวัสดุสิ้นเปลืองที่ไม่จำเป็นลง 15% เป็นต้น ซึ่งการตั้งเป้าลดต้นทุนแฝงให้ชัดเจนเป็นเปอร์เซ็นต์แบบนี้ จะช่วยทำให้การบริหารต้นทุนนั้น “จับต้องได้ วัดผลได้ และทำได้จริง”
Tip: การตั้งเปอร์เซ็นต์ช่วยให้รู้ว่า ต้องลงมือ “ระดับไหน” เช่น
- ถ้าต้องลด 5% อาจแค่ปรับขั้นตอนหรือเปลี่ยนวัตถุดิบบางส่วน
- ถ้าต้องลด 20% อาจต้องเปลี่ยนระบบทั้งชุด เช่น เปลี่ยนซัพพลายเออร์ หรือทำระบบสต็อกใหม่
Step #2: จดบันทึกรายรับ-รายจ่ายที่มีมาให้หมด
ถัดมาทุกต้นเดือนหรือทุกไตรมาสให้ทำการจดรายรับทั้งหมด เช่น ยอดขายและรายได้อื่นๆ ที่คาดว่าจะได้รับ รวมถึงรายจ่ายที่คงที่ เช่น เงินเดือนพนักงาน ค่าเช่าร้าน เพื่อหักค่าใช้จ่ายประจำของธุรกิจออกไปก่อน ก็จะสามารถคำนวณเงินทุนที่เหลือ หรืองบประมาณที่ใช้ได้จริง สำหรับค่าใช้จ่ายผันแปรและกิจกรรมอื่นๆ ในช่วงเวลาที่กำหนดได้
Tip: จดบันทึกทุกรายจ่าย = เห็นต้นทุนแฝง
บันทึกรายจ่ายทั้งหมดของธุรกิจอย่างละเอียดแบบรายวัน / รายสัปดาห์ ไม่ว่าจะเป็นรายการเล็กน้อยแค่ไหนก็ตาม เช่น ค่าส่งเอกสาร ค่ากาแฟสำหรับประชุม ค่าอุปกรณ์สำนักงานเล็กๆ น้อยๆ ที่ซื้อเร่งด่วน พร้อมระบุวัตถุประสงค์ที่จ่ายไปให้ชัดเจน
Step #3: วิเคราะห์ + ทบทวน
มาถึงขั้นจับตายต้นทุนแฝงกันแล้ว ด้วยการทบทวนรายจ่ายอย่างมีสติ เพื่อระบุว่าอะไรที่แอบแฝงมาฉุดการเงิน และหาทางแก้ไข โดยคำนวณว่าในหมวดหมู่รายจ่ายทั้ง 4 ต่อไปนี้ มีข้อไหนที่เงินถูกใช้ไปเกินงบประมาณที่ตั้งไว้หรือไม่
1. รายจ่ายจำเป็น ค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถตัดออกได้ เช่น วัตถุดิบหลัก ค่าสาธารณูปโภคพื้นฐาน
2. รายจ่ายที่เพิ่มคุณค่า ค่าใช้จ่ายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพหรือยอดขาย (แต่ยังพอจะลดได้) เช่น คอร์สฝึกอบรมพนักงาน การตลาดที่เน้นผลลัพธ์
3. รายจ่ายทางวัฒนธรรมหรือสังคม ค่าใช้จ่ายในการสร้างความสัมพันธ์ เช่น เลี้ยงลูกค้า กิจกรรมทีม หรือการลงทุนด้านวิจัยเล็กน้อย
4. รายจ่ายที่ไม่คาดคิดหรือฉุกเฉิน เช่น ค่าซ่อมเครื่องจักรฉุกเฉิน ค่าปรับ/ค่าธรรมเนียมล่าช้า ค่าล่วงเวลาของพนักงานที่เกิดจากความผิดพลาดในการวางแผน กลุ่มนี้คือเป้าหมายหลักที่ต้องจับตาให้ดี
Tip: เมื่อรู้แล้วว่า ต้นทุนแฝงคืออะไร ให้ตั้งคำถามไว้เลยว่า “เราจะหลีกเลี่ยงต้นทุนแฝงตัวนี้ในเดือนหน้าได้ยัง?”
- เจอค่าซ่อมบำรุงฉุกเฉิน à วางแผนการบำรุงรักษาเชิงป้องกัน (Preventive Maintenance) อุปกรณ์ในเดือนถัดไป เพื่อลดความเสียหายที่คาดไม่ถึง
- มีค่าธรรมเนียมการโอนเงิน / ดอกเบี้ยบัตรเครดิตธุรกิจสูง à เจรจากับธนาคาร เพื่อลดค่าธรรมเนียม หรือจัดตารางการชำระเงินให้ตรงเวลา เพื่อเลี่ยงดอกเบี้ยหรือค่าปรับ
Step #4: ตั้งสติก่อนจ่ายทุกครั้ง
สุดท้าย ก่อนตัดสินใจซื้อ ลงทุน หรือใช้จ่ายกับสิ่งใดๆ ที่ไม่ใช่รายจ่ายประจำที่กำหนดไว้ ให้หยุดและไตร่ตรอง พร้อมถามคำถามต่อไปนี้
- สิ่งนี้ “จำเป็น”ต่อการดำเนินธุรกิจจริงๆ หรือไม่? หรือแค่ “ต้องการ” เท่านั้น
- สถานะทางการเงินของธุรกิจตอนนี้สามารถรองรับการใช้จ่ายนี้ได้หรือไม่?
- การใช้จ่ายนี้จะนำมาซึ่งคุณค่าหรือผลกำไรที่มากกว่าต้นทุนหรือไม่?
- มีทางเลือกอื่นที่ประหยัดกว่าแต่ได้ผลลัพธ์เท่ากันหรือไม่? เช่น ใช้การเช่าแทนการซื้อ
Tip: การฉุกคิดก่อนใช้จ่ายแต่ละครั้ง ช่วยตัดต้นทุนแฝงได้ตั้งแต่ต้นลม นั่นเพราะไม่ด่วนซื้อ = ไม่ต้องซื้อของที่ไม่จำเป็น
การสรุปผลการใช้จ่ายในแต่ละสัปดาห์หรือสิ้นเดือน เพื่อดูว่าทำได้ตามเป้าหมายหรือไม่และจะปรับปรุงยังไงด้วยหลัก Kakeibo จะช่วยให้เจ้าของกิจการมีวินัยทางการเงินและมองเห็นพฤติกรรมการใช้จ่ายที่นำไปสู่ต้นทุนแฝง ซึ่งเป็นกุญแจสำคัญในการควบคุมและเพิ่มความมั่นคงทางการเงินในระยะยาว
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี
