เรียบเรียง : P.Phan
ในแต่ละวัน เจ้าของธุรกิจ SME มักเจอความท้าทายที่คล้ายๆ กัน นั่นคือตารางงานเต็มไปด้วยงานด่วน งานประจำ และงานเล็กๆ น้อยๆ ที่กินเวลาโดยไม่รู้ตัว ทำให้รู้สึกว่าเวลาไม่พอ และบ่อยครั้งทำให้งานสำคัญจริงๆ ของธุรกิจถูกผลักออกไปเรื่อยๆ
คำถามคือ...จะทำอย่างไรให้สามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ และไม่ปล่อยให้สิ่งเล็กๆ มาบดบังสิ่งใหญ่ที่เป็นหัวใจของธุรกิจ?
คำตอบสำคัญอยู่ที่การจัดลำดับว่า “วันนี้ต้องทำอะไร และสิ่งใดสำคัญที่สุด” เราเลยจะพาไปรู้จักทฤษฎีโหลแตงดอง หรือ Pickle Jar Theory ที่นำเสนอแนวคิดการให้ความสำคัญกับงานหลักที่มีผลต่อเป้าหมายมากที่สุด ขณะเดียวกันก็ยังจัดพื้นที่ให้กับงานรองที่จำเป็น แต่ไม่เร่งด่วนด้วย
Pickle Jar Theory คืออะไร
ในปี 2002 Jeremy Wright ได้เสนอแนวคิด Pickle Jar Theory ที่เปรียบเทียบเวลาเหมือนกับพื้นที่ในโหลแก้ว ซึ่งมีจำกัด ไม่ต่างจากความจุของโหลแตงดองนั่นเอง แนวคิดนี้ระบุว่างานใดคือสิ่งสำคัญที่สุด จากนั้นจัดตาราง “งานใหญ่” เหล่านั้น แล้วค่อยใช้เวลาที่เหลือเติมเต็มด้วยงานเล็กหรือกิจกรรมอื่นๆ
ทุกวันเราต่างมีงานด่วนที่ต้องทำทันที ขณะเดียวกันก็มีงานรองที่สำคัญน้อยกว่า แน่นอนว่างานทั้งหมดต้องทำแล้วเสร็จ แต่เคล็ดลับคืออย่าปล่อยให้ “งานเล็ก” กินเวลาเกินไปจนทำให้เราไม่มีที่ว่างสำหรับ “งานใหญ่”
แล้วหิน กรวด และทรายคืออะไร? ใน Pickle Jar Theory สิ่งเหล่านี้แทนงานแต่ละประเภทตามความสำคัญ
- หินก้อนใหญ่ (Big Rocks) งานสำคัญที่สุดในชีวิตหรือธุรกิจที่ต้องทำ เช่น โครงการหลักหรือเป้าหมายธุรกิจ การ
วางกลยุทธ์ การหาลูกค้า
- ก้อนกรวด (Pebbles) งานที่สำคัญรองลงมา แต่มีความจำเป็น เช่น การประชุมย่อย การดูแลสต็อก
- ทราย (Sand) งานเล็กๆ หรือเรื่องจิปาถะ ที่ถ้าไม่ระวังอาจเต็มโหลจนไม่มีที่สำหรับสิ่งสำคัญ เช่น งานเอกสารเล็กๆ น้อยๆ หรือการตอบข้อความทั่วไป
- น้ำ (Water) ชีวิตส่วนตัวของคุณ เช่น ครอบครัว เวลาว่าง หรืองานอดิเรก กิจกรรมต่างๆ
ทั้งนี้ หากเราใส่ทรายลงไปก่อน โหลก็จะเต็มจนไม่มีที่สำหรับหินใหญ่ แต่ถ้าใส่หินใหญ่ก่อน กรวดและทรายก็ยังสามารถแทรกตัวลงไปได้ทั้งหมด
กติกาก่อนใช้ Pickle Jar Theory
ก่อนจะเริ่มหยิบ “หิน กรวด และทราย” มาใส่ในโหล ลองมาวางกติกาเล็กๆ ที่จะช่วยให้การบริหารเวลาได้ผลจริงมากขึ้
1. อย่าใส่หินก้อนใหญ่จนโหลแน่นเกินไป อย่าพยายามยัดงานสำคัญใหญ่ๆ หลายชิ้นลงไปในวันเดียว เพราะจะทำให้รู้สึกหนักและจัดการไม่ไหว เลือกสิ่งที่สำคัญจริงๆ เท่านั้น โดยทั่วไปไม่ควรเกิน 3–4 งานใหญ่ต่อวัน เพื่อให้เราโฟกัสได้เต็มที่
2. อย่าลืมเวลาสำหรับชีวิตส่วนตัว ในความเร่งรีบของการจัดตาราง อย่าลืมกันเวลาไว้สำหรับเรื่องส่วนตัว ไม่ว่าจะเป็นงานอดิเรก การพักผ่อน หรือการใช้เวลากับครอบครัว เพราะความสมดุลระหว่างงานกับชีวิตส่วนตัวคือกุญแจสำคัญของการจัดการเวลาอย่างยั่งยืน
3. เตรียมพื้นที่ฉุกเฉินในโหล เผื่อเวลาไว้สำหรับเหตุการณ์ไม่คาดคิด เช่น ปัญหาด่วนหรืองานที่โผล่มากะทันหัน ตัวอย่างง่ายๆ คือกันเวลา 30 นาทีในช่วงบ่ายไว้สำหรับตอบอีเมล หากเกิดปัญหา ก็สามารถสลับเวลานี้ไปจัดการเรื่องเร่งด่วนได้โดยไม่กระทบงานทั้งหมด
4. จัดกลุ่มงานที่คล้ายกันทำพร้อมกัน เมื่องานมีลักษณะคล้ายกัน ควรจัดให้อยู่ในช่วงเวลาเดียวกัน หรือที่เรียกว่า Task Batching วิธีนี้ช่วยลดภาระทางความคิดจากการสลับโหมดงานไปมา และทำให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
คู่มือ Step-by-Step ด้วย Pickle Jar Theory
1. เริ่มจากใส่ “หินก้อนใหญ่” ลงไปก่อน เลือกเป้าหมายหลักของวัน 2–3 อย่าง ซึ่งมักเป็นงานใหญ่ที่ต้องใช้เวลาและพลังงานมากที่สุด
2. เติม “ก้อนกรวด” ลงไปให้กระชับ ใส่งานสำคัญรองลงมา โดยแต่ละงานไม่ควรใช้เวลามากเกินไป ประมาณ 30–45 นาทีต่อชิ้นก็เพียงพอ
3. ตามด้วย “ทราย” งานเล็กๆ จิปาถะ เติมงานที่ใช้เวลาไม่นานนัก เช่น งานประจำเล็ ๆ หรือการตอบอีเมล แต่ละงานไม่ควรเกิน 30 นาที
4. ปิดท้ายด้วย “น้ำ” เติมความยืดหยุ่น จัดเวลาสำหรับมื้อกลางวัน รวมถึงพักเบรกสั้นๆ ระหว่างวัน เพื่อให้สมดุลทั้งงานและพลังงาน
ทำไม Pickle Jar Theory ถึงเวิร์ก?
- โฟกัสกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ ช่วยให้รู้ว่างานไหนควรทุ่มเวลาและพลังงาน และยังมีที่เหลือสำหรับงานรองที่ไม่เร่งด่วน
- มองเห็นเวลาชัดเจนขึ้น ทฤษฎีนี้เตือนเราว่าเวลาเป็นทรัพยากรที่จำกัด การตระหนักรู้นี้ทำให้เราใช้เวลาอย่างมีกลยุทธ์มากขึ้น
- ทำงานเสร็จจริง ไม่ยืดเยื้อ เมื่อกำหนดเวลาสำหรับแต่ละงานชัดเจน จะทำได้ตรงเป้ากว่า ตามกฎของ Parkinson งานจะขยายเท่ากับเวลาที่ให้ แต่ถ้าเรากำหนดเวลาไว้ล่วงหน้า เราก็กำหนดความสำเร็จของตัวเองได้เช่นกัน
- เชื่อมโยงงานประจำวันกับเป้าหมายใหญ่ Pickle Jar Theory ไม่ได้ช่วยแค่ทำให้งานแต่ละวันราบรื่น แต่ยังทำให้ทุกก้าวเล็กๆ สอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาว
ที่มา : https://hubstaff.com/blog/pickle-jar-theory
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี
