วางแผนประชุมให้น้อยครั้งแต่มากประสิทธิภาพ

    ความถี่ของการเรียกประชุมไม่สำคัญเท่ากับประสิทธิภาพของบรรยากาศการประชุม คงไม่มีใครปฎิเสธว่าการประชุมทุกครั้งกระทบระยะเวลาทำงานของพนักงาน ดังนั้น หากไม่อยากให้การประชุมเสียเวลาเปล่าก่อนเรียกประชุมแต่ละครั้งควรมีการวางแผน เพื่อเรียกประชุมน้อยครั้งแต่ก่อเกิดประสิทธิผลมาก

    1.เวลาเอื้ออำนวย การเรียกประชุมควรดูตารางการทำงานของพนักงานด้วย เพราะถ้าเรียกประชุมขณะช่วงปิดโปรเจค หรือช่วงที่ใกล้ถึงกำหนดส่งงาน พนักงานจะกังวลอยู่กับการทำงานและไม่มีสติอยู่ในห้องประชุมทำให้การประชุมขาดความคิดดีๆ                                                                                                                                                                                 
    ทางแก้ : ควรระบุเวลาประชุมล่วงหน้าขั้นต่ำหนึ่งสัปดาห์
 
    2.ทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุม หากต้องนั่งฟังเฉยๆบรรยากาศการประชุมคงเหมาะกับการนอนมากกว่าการระดมสมอง ถ้าต้องการไอเดียใหม่ๆควรกระตุ้นให้ทุกคนที่เข้าประชุมได้มีส่วนร่วม ผู้นำประชุมควรให้โอกาสคนอื่นพูดด้วย การประชุมที่ดีคือการแลกเปลี่ยนความคิด ช่วยกันแก้ปัญหา หรือพัฒนาสิ่งใหม่ รวมถึงติดตามความคืบหน้าของงานเดิม

    ทางแก้ : ควรให้มีเวลาให้ทุกคนนำเสนอสิ่งที่ตัวเองทำเล็กน้อย
 
    3.จำนวนคนเข้าร่วมประชุมเหมาะสม การประชุมที่มีคนมากเกินไปไม่ส่งเสริมให้เกิดการแชร์ไอเดีย และมักนำไปสู่ผลลัพท์ของการประชุมที่ไม่น่าพึงพอใจ 

    Jeff Bezos ซีอีโอของอแมซอน กล่าวไว้ว่า “การประชุมในแต่ละครั้งควรมีจำนวนไม่เกินวงที่นั่งกินพิซซ่าสองถาดแล้วอิ่มพอดี”

    การประชุมเป็นจุดเริ่มต้นของการระดมไอเดีย ยิ่งการประชุมที่มีพลังมากผลงานที่ออกมากมักมีคุณภาพสูง หากเจ้าของกิจการคนไหนเรียกประชุมบ่อยครั้งแต่ระดับผลงานยังคงที ลองปรับเปลี่ยนบรรยากาศการประชุมใหม่ ไม่แน่พนักงานอาจคิดว่าการประชุมไม่ใช่ยาขมอีกต่อไป 

Create by smethailandclub.com