เรื่อง เจษฎา ปุรินทวรกุล
อีเมล์ (e-mail) ยังคงเป็นวิธีการสื่อสารที่ทั้งมีความส่วนตัวและแฝงความเป็นมืออาชีพอยู่ในตัวเองอย่างครบครัน ดังนั้น เมื่อแบรนด์ใดทำการตลาดโดยใช้อีเมล์ แบรนด์นั้นจะสะท้อนความเป็นตัวเอง และสิ่งที่ตัวเองต้องการจะเป็นออกมาให้ผู้รับสารได้เห็น ซึ่งน่าเสียดายที่ผู้ส่งอีเมล์ส่วนใหญ่ขาดความเชี่ยวชาญและกลวิธีที่ดี ส่งผลให้เกิดความรู้สึกในเชิงลบต่อผู้รับสาร
ทั้งนี้ ในแต่ละวันมีการส่งอีเมล์ทั่วโลกประมาณ 2 แสนล้านฉบับ และในสหรัฐอเมริกา บางคนต้องใช้เวลารับส่งอีเมล์วันละเกือบ 6 ชั่วโมง ด้วยเวลาที่ยาวนาน เราจำเป็นต้องใช้ความอดทน เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด จนส่งผลให้เกิดความรู้สึกที่แย่ๆ ต่อผู้รับสาร ซึ่งเรื่องที่เรามักทำผิดพลาดเกี่ยวกับการส่งอีเมล์ ก็คือ
1. หัวเรื่องคลุมเครือ หรือไม่น่าสนใจ
สิ่งแรกที่เรามองคือ “ใคร” ส่งเมล์มาให้เรา ต่อด้วย “เรื่องอะไร” แม้ว่าผู้รับอีเมล์อาจยังไม่รู้จักเรา แต่ถ้าเนื้อหาของเราชัดเจน ตรงกับความต้องการของผู้รับสาร เขาก็มีโอกาสเปิดอีเมล์อ่านได้
2. ไม่ยอมแนะนำตัวเอง
บางครั้งคุณอาจเคยติดต่อกับผู้รับสาร แต่เขาเองก็ติดต่อกับคนนับร้อยนับพัน อาจจำคุณไม่ได้ในทันที แถมคุณก็ไม่ยอมแนะนำตัว หรือคุยถึงเรื่องราวหรือการประสานงานครั้งเก่าที่เคยทำด้วยกันเอาไว้ สุดท้ายอาจทำให้การติดต่อประสานงานในครั้งนี้ล้มเหลวหรือเสียเวลาโดยใช่เหตุ
3. แนบไฟล์ขนาดใหญ่จนเกินไป
หลีกเลี่ยงการแนบไฟล์ขนาดใหญ่และยากต่อการดาวน์โหลด และควรเรียนรู้วิธีการลดขนาดไฟล์ รวมถึงควรหลีกเลี่ยงการ zip ไฟล์ เพราะผู้รับสารส่วนใหญ่กลัวว่าไฟล์ที่แนบมาพร้อมกับไฟล์ zip อาจมีไวรัสตัวร้ายแฝงมาด้วย
4. แนบลิงค์ที่ไม่เหมาะสม
จากปัญหาด้านความปลอดภัยบนโลกไซเบอร์ การเชื่อมโยงหรือแนบลิงค์ เว็บไซต์ และ URL ซึ่งไม่เป็นที่รู้จักมากับอีเมล์ จะทำให้ผู้รับสารเกิดความกังวล อึดอัด และไม่กล้าเสี่ยงเปิดลิงค์เหล่านั้น
5. ไม่ควรสอบถามข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลที่มีความสำคัญ
ไม่ว่าเราจะรู้จักกับผู้รับสารดีแค่ไหน ก็ไม่ควรสอบถามหรือขอข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความสำคัญ เช่น ข้อมูลเลขบัตรเครดิต รวมถึง Login หรือรหัสต่างๆ ผ่านทางอีเมล์ รวมถึงข้อมูลสำคัญที่ถือเป็นความลับก็ไม่ควรพูดคุยหรือสอบถามผ่านทางอีเมล์เช่นกัน
6. ไม่ตรวจสอบความถูกต้องก่อนส่ง
เนื้อหาในอีเมล์ สะท้อนความเป็นแบรนด์ออกมา เพราะฉะนั้นเราควรตรวจทานข้อมูลและข้อความก่อนส่งให้เรียบร้อย จะได้ดูมีความเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น รวมถึงไม่ควรแสดงความสนิทชิดเชื้อมากเกินไปเหมือนส่งอีเมล์ไปหาเพื่อน หาแฟน หรือคนในครอบครัว
7. อย่าส่งอีเมล์ที่เต็มไปด้วยความโกรธ
ไม่ใช่เรื่องที่ดีและวิธีที่ฉลาดเลย หากจะส่งอีเมล์ไปด้วยข้อความหรือเนื้อหาที่เต็มไปด้วยความฉุนเฉียว ดังนั้น ถ้ามีเรื่องคับข้องใจ หรือต้องการต่อว่าใครทางอีเมล์ ลองร่างข้อความไว้เป็น draft จากนั้นกลับบ้านไปอาบน้ำ ทานข้าว ใช้ชีวิตอย่างมีความสุขแล้ววันรุ่งขึ้นกลับมาอ่านเนื้อหาอีกครั้ง คุณอาจพบว่าข้อความเหล่านั้นรุนแรงเกินไป แต่ถ้ายังรู้สึกว่าสมควรส่งอีเมล์นั้นไป ลองวิเคราะห์ถึงภาษาที่ใช้ (ไม่หยาบคาย ไม่กระแนะกระแหน) รวมถึงผลได้ผลเสียของแบรนด์หลังจากเราส่งอีเมล์ฉบับนี้ออกไปแล้วจะเป็นอย่างไร
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี
