Text : nimsri.
เพราะเรื่องเงินๆ ทองๆ ไม่เข้าใครออกใคร…การรอบคอบ ป้องกันเอาไว้ก่อน คือ สิ่งที่ดีที่สุด นอกจากจะช่วยลดความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น ยังเป็นการช่วยปิดความเสี่ยง ยิ่งปิดได้มากเท่าไหร่ ธุรกิจก็ปลอดภัย ดำเนินธุรกิจได้ราบรื่นเท่านั้น
วันนี้เลยชวนมาดู 6 วิธีง่ายๆ (ที่บางคนอาจหลงลืมไปบ้างในบางข้อ) ช่วยป้องกันทุจริตการเงินในธุรกิจกัน
1. ใบสั่งซื้อ-ใบรับของ-ใบแจ้งหนี้ ยอดต้องตรงกันเสมอ วิธีง่ายๆ ข้อแรก คือ ไม่ว่าจะสั่งซื้อวัตถุดิบ หรืออุปกรณ์เครื่องใช้อะไรก็ตามที่จำเป็นต่อธุรกิจ หลังการตรวจเช็คจำนวนและสภาพสินค้าเรียบร้อยแล้ว อีกสิ่งที่ทำให้ผู้ประกอบการช่วยป้องกันการทุจริตได้ ก็คือ การตรวจเช็คใบสำคัญทางการซื้อ เช่น ใบสั่งซื้อ, ใบรับของ และใบแจ้งหนี้ ควรตรวจทุกครั้งว่ายอดตัวเลขทั้ง 3 ใบนี้ตรงกัน หรือมีข้อผิดพลาดอะไรหรือเปล่า สิ่งเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้จะช่วยป้องกันการเงินที่รั่วไหลของธุรกิจได้
2. ใบนำจ่ายสำคัญ ต้องเซ็นรับทุกครั้ง ก่อนจ่ายจริง ก่อนที่จะจ่ายอะไรออกไป ถึงแม้คุณจะมีพนักงานรับผิดชอบในแต่ละหน้าที่อยู่แล้ว แต่หากเป็นใบนำจ่ายที่สำคัญ ควรมีการเซ็นรับจากผู้จัดทำและผู้มีอำนาจอนุมัติทุกครั้ง เพื่อตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง ก่อนจ่ายเงินออกไป วิธีนี้นอกจากทำให้เกิดความมั่นใจการเงินไม่รั่วไหลแล้ว ยังช่วยป้องกันความผิดพลาดของสินค้าที่สั่งซื้อมาอีกด้วย
3. ประทับตรา “จ่ายแล้ว” ทุกครั้ง หลังทำรายการ ฟังดูเหมือนเป็นวิธีง่ายๆ แต่ก็ช่วยให้ไม่หลงลืม และจัดการกับเอกสารได้ดี ไม่เกิดการจ่ายซ้ำซ้อน ช่วยแยกประเภทเอกสารออกไป ย้อนดูภายหลัง หรือค้นหาได้ง่ายขึ้น
4. แยกฝ่ายการเงิน-ฝ่ายบัญชีออกจากกัน เพื่อตรวจสอบยันกัน ข้อนี้หลายคนอาจมองข้ามไป โดยเฉพาะบริษัทเล็กๆ ที่มักรวมฝ่ายการเงินและฝ่ายบัญชีเอาไว้ด้วยกัน จะเพื่อประหยัดงบประมาณ หรือเพราะเห็นว่าหน้าที่ใกล้เคียงกันก็ตาม แต่ความจริงแล้ว หน้าที่ฝ่ายการเงิน ก็คือ รับผิดชอบรายรับ-จ่ายของบริษัท ส่วนฝ่ายบัญชี คือ การรับผิดชอบบันทึกทางบัญชี ข้อดีของการแยกสองฝ่ายออกจากกัน ก็เพื่อให้สามารถตรวจสอบเอาไว้ยันกัน เวลามีปัญหาหรือข้อมูลอะไรผิดพลาดขึ้นมา ดีกว่ามีแค่ส่วนเดียว ไม่รู้จะไปเปรียบเทียบกับใครได้
5. จัดทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร เช็คความถูกต้องการเงิน งบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation) คือ กระบวนการทางบัญชีที่ใช้ตรวจสอบและเปรียบเทียบยอดเงินคงเหลือในสมุดบัญชีของกิจการกับใบแจ้งยอดจากธนาคาร ธุรกิจควรทำเอาไว้เพื่อการตรวจสอบ เปรียบเทียบ หาความแตกต่างและแก้ไขข้อผิดพลาดในธุรกิจ เป็นการยืนยันความถูกต้องการบันทึกทางการเงินอีกครั้ง และยังช่วยควบคุมรายการเงินสดธุรกิจให้สมบูรณ์มากยิ่งขึ้นด้วย
6. ตั้งข้อกำหนดเซ็นอนุมัติร่วมกัน ในค่าใช้จ่ายสูงๆ ข้อสุดท้าย วิธีที่ดีที่สุดสำหรับการป้องกันความเสี่ยงรายจ่ายธุรกิจที่มีมูลค่าสูงๆ ก็คือ การร่วมรับรู้ด้วยกันทุกฝ่าย ดังนั้นหากมีรายจ่ายสำคัญเกิดขึ้น ควรมีการตั้งข้อกำหนดเพื่อให้ผู้บริหารทุกฝ่าย หรือส่วนที่เกี่ยวข้องมีการเซ็นอนุมัติเพื่อรับรู้ร่วมกัน วิธีนี้นอกจากเป็นการป้องกันความเสี่ยงให้ธุรกิจ ยังเป็นการทำให้เกิดความโปร่งใสระหว่างผู้บริหารด้วยกันเองด้วย เพื่อทำให้เกิดความสบายใจด้วยกันทุกฝ่าย ไม่ต้องเคลือบแคลงสงสัยอะไร
หวังว่าแม้จะเป็น 6 ข้อง่ายๆ ที่บางข้อผู้ประกอบการอาจทำอยู่แล้วก็ได้ แต่ก็อาจมีบางข้อที่หลงลืมไป น่าจะพอเป็นข้อคิดให้ได้บ้าง ไม่มากก็น้อย
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี
