สร้างทีมบัญชีอย่างไร...ให้องค์กรรุ่ง

เรื่อง :  คัมภีร์เงิน

       ปัจจุบันผู้ประกอบการส่วนใหญ่จะทราบดีว่า ตัวเลขทางบัญชีนั้นมีความสำคัญมากเพียงใด เพราะนอกจากจะถือเป็นเครื่องมือในการวัดผลการบริหารงานของผู้ประกอบการแล้ว ยังเป็นเครื่องมือช่วยในการตัดสินใจลงทุน การบริหารกระแสเงินสด และช่วยเปรียบเทียบกับคู่แข่งได้อีกด้วย

       แต่ในโลกการเงินทางธุรกิจนี้มันช่างแสนจะซับซ้อนและวุ่นวาย ทำให้ผู้ประกอบการหลายรายละเลยกับตัวเลขอันแสนสำคัญเหล่านี้ เพื่อไปทำอย่างอื่นที่สนุกกว่า เช่น การทำตลาด หรือการคิดไอเดียใหม่ๆ สำหรับสินค้าหรือบริการ 

       ในเมื่อตัวผู้ประกอบการเองไม่มีความถนัดหรือเชี่ยวชาญ จึงจำเป็นต้องมีคนคอยมาจัดการกับตัวเลขเหล่านี้แทน แล้วการที่จะเริ่มสร้างทีมฝ่ายบัญชีของบริษัทขึ้นมา ควรจะต้องมีตำแหน่งงานใดบ้าง และควรจะจ้างในเวลาใด กลายเป็นคำถามที่ผุดขึ้นมาทันที ถึงแม้จะไม่มีกฎเกณฑ์ตายตัวว่าเมื่อใดที่ผู้ประกอบการควรจ้าง หรือขยายทีมฝ่ายบัญชีของคุณ แต่เราหวังว่าคำแนะนำต่อไปนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจและตัดสินใจได้ง่ายขึ้น

ผู้ทำบัญชี

       การทำบัญชี (Bookkeeping) แท้ที่จริงแล้ว ไม่ใช่คำเดียวกับคำว่า การบัญชี (Accounting) แต่มีความใกล้เคียงกัน โดยการทำบัญชีเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการบัญชีเท่านั้น โดยการทำบัญชีเป็นเพียงการจดบันทึกรายการลงในสมุดบัญชี จำแนกรายการบัญชี และสรุปรายการบัญชี โดยจัดทำงบการเงินเท่านั้น ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการบันทึกรายการทั้งหมดนี้ เราเรียกว่า ผู้ทำบัญชี (Bookkeeper)

เมื่อใดล่ะที่คุณควรจ้างผู้ทำบัญชี

• เมื่อเริ่มต้นธุรกิจ การจ้างผู้ทำบัญชีจะเหมาะสมกับธุรกิจใหม่ที่ยังไม่ได้มีแผนจะขยายเป็นธุรกิจยักษ์ใหญ่ ผู้ทำบัญชีจะช่วยคุณเริ่มระบบบัญชีเบื้องต้น เก็บและลงรายการบัญชีแบบถูกต้อง จัดการรายการทางการเงิน และทำรายงานทางการเงินให้คุณ

• เมื่อคุณขาดความรู้ความเข้าใจ หากการวางแผนกระแสเงินสดและงบดุลทำให้คุณปวดหัว หรือคุณต้องการความช่วยเหลือแล้วละก็ การมีผู้ทำบัญชีจะช่วยให้คุณมีความเข้าใจเบื้องต้นในด้านการเงินเพื่อบริหารธุรกิจ

• เมื่อเป็นบริษัทของคุณคนเดียว ธุรกิจที่ทำที่บ้านคงต้องการควบคุมค่าใช้จ่ายไม่ให้สูง การจ้างสมุห์บัญชีประจำคงจะไม่ไหวโดยเฉพาะอย่างยิ่งเป็นธุรกิจแบบบริหารงานคนเดียว  คุณอาจลงบัญชีเองหรือให้ผู้ทำบัญชีช่วยบ้างก็ได้ แต่ควรจะให้สมุห์บัญชีทำเรื่องวางแผนภาษีสำหรับปลายปีงบประมาณ

เมื่อใดล่ะที่คุณควรจ้างสมุห์บัญชี

สมุห์บัญชีหรือนักบัญชี ส่วนการบัญชี (Accounting) เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องตั้งแต่การออกแบบระบบบัญชี การวางรูปบัญชี การบันทึกบัญชี การรายงานทางบัญชี การวิเคราะห์ข้อมูลทางการบัญชี และการสอบบัญชี โดยผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบงานทั้งหมดดังกล่าวนี้ เราเรียกว่า สมุห์บัญชีหรือนักบัญชี (Accountant) แล้วเมื่อใดล่ะที่คุณควรจ้างสมุห์บัญชี

• เมื่อมีพนักงานเพิ่ม หรือเมื่อถึงจุดๆ หนึ่งในวงจรชีวิตของธุรกิจคุณ คุณอาจเริ่มพิจารณาเติบโตไปมากกว่าเป็นธุรกิจที่ลุยเดี่ยว การจ้างสมุห์บัญชีเพื่อเสริมทีมฝ่ายบัญชีของคุณจะช่วยในเรื่องทางการเงินต่างๆ เช่น การจ่ายเงินเดือน  ต้นทุนพนักงาน เป็นต้น

• เมื่อเปลี่ยนโครงสร้างบริษัท  การจ้างสมุห์บัญชียังมีประโยชน์เมื่อคุณต้องตัดสินใจเปลี่ยนโครงสร้างสิทธิการครอบครองบริษัท สมุห์บัญชีจะช่วยแนะนำคุณเรื่องการเงินและเรื่องที่เกี่ยวข้องกับภาษี เมื่อเปลี่ยนจากกิจการเจ้าของคนเดียว ห้างหุ้นส่วนสามัญ เป็นห้างหุ้นส่วน หรือเป็นบริษัทจำกัด

 
• เมื่อต้องการมองหาแหล่งการเงินอื่น  เช่น ต้องการกู้ยืมจากธนาคาร ควรแนะนำให้ใช้บริการจากผู้สอบบัญชี (Auditor) และให้สมุห์บัญชีช่วยเตรียมเอกสารงบการเงินให้เรียบร้อย เพื่อช่วยในกระบวนการอนุมัติ

• เมื่อมีความยุ่งยากเรื่องระยะเวลาการชำระเงิน ธุรกิจใดก็ตามที่มีระยะเวลาการชำระเงินที่ยุ่งยาก การจัดการบัญชีก็จะยากตาม จึงต้องการสมุห์บัญชีที่มีประสบการณ์มากกว่าผู้ทำบัญชีหรือเจ้าของกิจการ  สมุห์บัญชีของคุณจะช่วยบริหารเงินสดและบริหารการชำระเงินเพื่อให้บริษัทของคุณมีระบบการเงินที่เสถียร

เมื่อใดล่ะควรจ้างผู้ควบการเงิน

ผู้ควบคุมการเงิน (Financial Controller) จะมีขอบเขตหน้าที่ในเรื่องการติดตาม วิเคราะห์และควบคุมเงินของกิจการ หรือช่วยบริหารโดยการใช้ข้อมูลและรายงานต่างๆทางบัญชี ลักษณะจะเป็น StaffFunction คอยช่วยเหลือฝ่ายการเงินขององค์กร หรือสูงขึ้นไปถึง CFO ด้วย  แล้วเมื่อใดล่ะที่คุณควรจ้างผู้ควบคุมการเงิน.

• เมื่อไม่มีเวลา ธุรกิจที่ก่อตั้งด้วยทีมบริหารที่เข้มแข็งคงอยากจะเน้นไปที่การวางกลยุทธ์ เพื่อให้ธุรกิจเติบโต ดังนั้นจึงควรจ้างผู้ควบคุมการเงินเพื่อจัดการงบประมาณและดูแลบริหารการเงินประจำวัน

• เมื่อเปลี่ยนซอฟต์แวร์ทางการเงิน เมื่อธุรกิจเติบโตมาจนถึงจุดหนึ่งที่ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปทางบัญชีไม่สามารถตอบสนองความต้องการของกิจการของคุณได้อีกต่อไป การมีผู้ควบคุมการเงินไม่เพียงแต่ช่วยจัดการการเงินแต่จะช่วยเลือกระบบซอฟต์แวร์ทางการเงินที่เหมาะสมให้คุณด้วย

เมื่อใดล่ะที่คุณควรจ้าง CFO

ประธานบริหารด้านการเงิน (Chief Financial Officer : CFO) คือ ผู้บริหารสูงสุดด้านการเงิน ซึ่งขอบเขตความรับผิดชอบจะกว้างและสำคัญมากในการวางแผน ติดตามการบริหารงาน โดยเฉพาะการเงินของทั้งกิจการ รวมถึงการประเมินผลงานองค์กรต่างๆ เรียกได้ว่าเป็นมือขวาของ CEO เลยทีเดียว เพราะทรัพยากรเงิน คือทุกอย่างของบริษัทที่จะต้องได้รับการวางแผนใช้ลงทุนและใช้ดำเนินงานต่างๆ เพื่อให้ได้ผลตอบแทนกลับมา แล้วเมื่อใดล่ะที่คุณควรจ้าง CFO

• เมื่อบริษัทต้องการขยายกิจการ การจ้าง CFO เหมาะสำหรับธุรกิจที่โตเร็วหรือมีแผนการขยายแบบใหญ่โต CFO จะช่วยวางกลยุทธ์และให้คำแนะนำต่างๆ เช่น เพิ่มปริมาณการผลิต หรือช่วยจัดการประเด็นทางการเงินที่ยุ่งยาก

• เมื่อต้องการบริหารเงินสูงขึ้น หากคุณกำลังวางแผนจะเสนอขายหุ้น IPO (Initial Public Offering) หรือหุ้นที่มีการซื้อขายครั้งแรกให้กับสาธารณะ  หรือต้องการเทคนิคการเพิ่มเงินที่ซับซ้อนกว่านี้ CFO จะช่วยคุณคิดได้เป็นอย่างดี เพราะไม่ใช่แค่เรื่องทำกำไรให้ได้ตามเป้า แต่ CFO จะช่วยจัดการเจรจากับผู้ลงทุนจากภายนอกด้วย

• การจ้าง CFO ชั่วคราว สำหรับธุรกิจ SME อาจไม่สามารถจ่ายเงินเดือนหลายแสนให้กับ CFO แบบเต็มเวลาได้ ดังนั้น ทางเลือกที่เหมาะสมน่าจะเป็นการจ้าง CFO แบบชั่วคราว แบบที่อาจจะจ่ายเป็นครั้ง เป็นชั่วโมง หรือเป็นวันก็แล้วแต่อัตราของ CFO ท่านนั้นๆ

       อย่างไรก็ดี การจะสร้างทีมฝ่ายบัญชีให้มีขนาดใหญ่เท่าไหร่นั้น ขึ้นอยู่กับแรงปรารถนาของท่านเจ้าของกิจการ หากคุณเป็นเจ้าของกิจการคนเดียวที่มีรายรับรายจ่ายง่ายๆ แค่เข้าใจการลงบัญชีเบื้องต้นกับซอฟต์แวร์บัญชีสำเร็จรูปก็เพียงพอ  แต่สิ่งสำคัญคือ อย่าลืมว่ากิจการหลายแห่งต้องปิดลงเพราะผู้บริหารขาดความเข้าใจเรื่องการบริหารการเงิน เชื่อเถอะว่าโบรชัวร์สีสวยๆ มีความสำคัญน้อยกว่าคำแนะนำเรื่องการเงินจากผู้เชี่ยวชาญ