Main Idea
- ในยามข้าวยากหมากแพงเช่นนี้ การมีเงินสดตุนเก็บไว้ในกระเป๋า น่าจะเป็นอะไรที่อุ่นใจที่สุดแล้ว
- แต่การทำธุรกิจ จำเป็นต้องมีการลงทุน และค่าใช้จ่าย เพื่อให้ธุรกิจสามารถดำเนินต่อไปได้ แต่จะทำอย่างไรเพื่อให้เป็นการลงทุนที่คุ้มค่าและได้ผลตอบแทนดีที่สุด
- หนึ่งในวิธีที่สามารถช่วยได้โดยไม่ต้องลงทุนอะไรมากก็คือ การจัดระเบียบและบริหารจัดการสต็อกสินค้าให้ดีนั่นเอง มาหาคำตอบเรื่องนี้กัน
ว่ากันว่าในยามวิกฤตเช่นนี้การเก็บรักษากระแสเงินสดไว้กับตัวให้ได้มากที่สุด คือสิ่งที่จะนำพาให้ธุรกิจไปรอดได้ แต่จะทำยังไงในเมื่อธุรกิจก็ต้องเดินต่อ จะขายของได้ ก็ต้องมีการลงทุนทำสินค้า ไม่ผลิตเอง ก็ต้องไปซื้อมาขายต่อ แต่ในภาวะที่รายจ่ายคงที่ รายรับแทบจะไม่มีเข้ามา การนำเงินมาลงทุนเพื่อกักตุนสินค้าไว้มากเกินไป โดยที่ยังไม่มั่นใจว่าจะขายออกไปได้หมดเมื่อไหร่ คงไม่ใช่วิธีที่ดีแน่ๆ
ดังนั้นแล้วทำอย่างไรถึงจะสามารถมีสต็อกสินค้าที่พอดีกับปริมาณความต้องการของลูกค้า ขณะเดียวกันก็ไม่มากเกินไปจนกลายเป็นทุนจม ไม่มีเงินสดไหลเวียนอยู่ในระบบ โปรดจำไว้ว่ายิ่งเก็บสต็อกให้เหลือน้อยที่สุดได้มากเท่าไหร่ (ในปริมาณที่เหมาะสม) ก็จะยิ่งทำให้คุณเหลือเงินเก็บอยู่ในกระเป๋าได้มากเท่านั้นนั่นเอง
- การบริหารจัดการสต็อก คือ อะไร
การจัดการสต็อกสินค้า คือ การบริหารสินค้าให้พอดีกับความต้องการของลูกค้าหรือพอดีต่อการขาย โดยอาจเป็นสินค้าวางขายหน้าร้านเป็นชิ้นๆ หรือวัตถุดิบที่เป็นส่วนประกอบของผลิตภัณฑ์ต่างๆ ก็ได้ โดยการบริหารจัดการสต็อกให้ดี ไม่เพียงแต่ช่วยตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าได้อย่างเพียงพอและพอดีแล้ว แต่ยังเป็นการช่วยบริหารจัดการเงินสดในกระเป๋าให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย
- เราบริหารจัดการสต็อกเพื่ออะไร?
- สั่งสินค้าให้พอดีกับปริมาณความต้องการของลูกค้า
ไม่มากเกินไป จนทุนจม ขณะเดียวกันก็ไม่น้อยเกินไปจนเสียโอกาสในการขาย หรือเสียลูกค้า
- ลดรายจ่ายจากการกักตุนสินค้าเกินความจำเป็น
ไม่สั่งซื้อสินค้าในปริมาณที่เยอะเกินไปมากกว่าความน่าจะเป็นที่ขายได้
- ป้องกันการเสื่อมสภาพของสินค้า
มีสินค้าผลิตใหม่ และมีคุณภาพอยู่เสมอ สินค้ามีการเคลื่อนไหวออกไปอย่างต่อเนื่อง เก่าไป ใหม่มา ไม่เกิดการ Dead Stock รวมถึงขจัดสินค้าที่ไม่เป็นที่ต้องการของตลาด ซื้อมาแล้วแต่ขายไม่ค่อยได้ออกไปด้วย
- ทำอย่างไร จึงจะบริหารจัดการสต็อกได้ดี
- รู้จักและเข้าใจธรรมชาติของสินค้า
รู้ว่าสินค้าตัวไหนขายดี ขายไม่ดี ขายดีเพราะอะไร ขายดีในช่วงไหน โดยสถิติข้อมูลดังกล่าวจะทำให้เราสามารถคาดเดาการสั่งซื้อสินค้า หรือเก็บสต็อกสินค้าได้อย่างถูกต้องแม่นยำมากขึ้น
- จัดวางระบบสินค้าให้ชัดเจน เข้าใจง่าย
สร้างระบบจัดแยกสินค้าออกเป็นหมวดหมู่ จดการเข้า-ออกของสินค้า เพื่อบริหารจัดการสต็อกได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น รู้ว่าอะไรขาดต้องหามาเติม หรือสินค้าใดที่ยังเหลืออยู่ จะได้ไม่ต้องเสียเงินเพื่อซื้อทุกสิ่งเพื่อกักตุนมากเกินความจำเป็น
- วิเคราะห์และเตรียมตั้งรับเหตุการณ์ที่อาจส่งผลกระทบไว้ล่วงหน้า
ถึงแม้เราจะเตรียมตัวและคิดว่าบริหารจัดการสต็อกสินค้าตัวเองได้ดีแล้ว แต่บางครั้งก็อาจมีปัจจัยภายนอกเข้ามาเป็นตัวแปรให้ต้องเฝ้าระวัง โดยอาจลองใช้ประสบการณ์ที่มีในการคิดวิเคราะห์ เพื่อดูว่าเหตุการณ์ดังกล่าวจะส่งผลกระทบต่อธุรกิจเราอย่างไรได้บ้าง เช่น ยอดขายลด ซัพพลายเออร์ไม่สามารถผลิตสินค้าให้ได้ ลองสร้างโมเดลจำลองขึ้นมาหลายๆ ทาง เพื่อดูว่าถึงที่สุดแล้วหากเกิดปัญหาขึ้นแต่ละรูปแบบ เราจะแก้ไขอย่างไรได้บ้าง
- คำนวณต้นทุนก่อนเริ่มผลิต
ข้อนี้เป็นข้อที่สำคัญมากๆ และเป็นตัวแปรสำคัญต่อการบริหารจัดการสต็อกสินค้า หรือแม้แต่การตัดสินใจว่าควรที่จะขายสินค้านั้นต่อไปหรือไม่ เพราะหากต่อให้ขายดี แต่ต้นทุนสูง กำไรน้อยเกินไป ก็คงไม่เหมาะกับภาวะวิกฤตเช่นนี้ เพราะมีความเสี่ยงมากเช่นกัน ดังนั้นแล้วจึงควรเลือกสินค้าที่คิดว่าคุ้มค่าและสามารถทำกำไรได้แน่นอนดีกว่า โดยที่ศักยภาพและกำลังเรายังไหว
- มือใหม่หัดบริหารจัดการสต็อกแบบง่ายๆ
สำหรับธุรกิจใดที่อาจยังไม่เคยบริหารจัดการสต็อกสินค้า หรือทำแล้ว แต่ก็ยังอาจไม่จริงจัง ไม่สามารถนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ได้ วันนี้ลองมาเริ่มต้นสูตรบริหารจัดการสต็อกอย่างง่ายกัน ซึ่งประกอบด้วย 3 ส่วน คือ
1. กำหนด Safety Stock
อันดับแรกเพื่อให้มีสินค้าเพียงพอกับความต้องการของลูกค้าอยู่เสมอ เราต้องมีการกำหนด Safety Stock ของสินค้า เพื่อหาปริมาณสินค้าที่ควรเหลืออยู่น้อยที่สุดในระบบที่จะปลอดภัยต่อการความต้องการซื้อของลูกค้าได้อย่างเพียงพอ สินค้าไม่ขาดแคลน
ทั้งนี้เราสามารถประเมินได้จากศักยภาพของต้นทุนที่สามารถแบกรับไว้ได้ รวมถึงความสามารถในการจัดหาสินค้าว่าในการสั่งผลิตใหม่ขึ้นมาแต่ละครั้งจะต้องใช้เวลาเท่าไหร่ เช่น สมมติเรากำหนด Safety Stock ไว้ที่ 10 วัน เราก็ต้องมาดูต่อไปว่าสินค้าแต่ละชนิดที่ขายได้นั้น เฉลี่ยแล้วในแต่ละวันเราสามารถขายได้ที่ปริมาณเท่าไหร่ จากนั้นก็นำมาคูณกัน เพื่อหาปริมาณสินค้าที่ปลอดภัยต่อการตอบความต้องการของลูกค้า
ตัวอย่างเช่น สินค้า A ขายได้ 20 ชิ้นต่อวัน x (Safety Stock) 10 วัน = 200 ชิ้น
ฉะนั้นปริมาณสินค้า A ที่จะปลอดภัยต่อการตอบโจทย์ความต้องการซื้อของลูกค้า ทำให้มีสินค้าเพียงพอ ไม่ขาดแคลน หรือ Safety Stock ของสินค้า A คือ 200 ชิ้นนั่นเอง
2. ค้นหาจุดสั่งซื้อใหม่ หรือ Reorder Point (ROP)
เมื่อเราหาปริมาณสต็อกสินค้าที่ปลอดภัยได้แล้ว ต่อไปเราจะรู้ได้อย่างไรว่าเมื่อไหร่จึงจะต้องทำการสั่งซื้อสินค้า เพื่อรักษาสต็อกไว้ให้ปลอดภัย สิ่งนี้เรียกว่าจุดสั่งซื้อใหม่ Reorder Point (ROP) มีสูตรคำนวณง่ายๆ ดังนี้
ยอดขายเฉลี่ยต่อวัน x ความสามารถในการจัดหาสินค้า (Lead Time) + Safety Stock
สมมติเรากำหนด Lead Time ไว้ที่ 7 วัน ฉะนั้น Reorder Point ของเรา คือ (20 x 7) + 200 = 340 ชิ้น
ฉะนั้นหากเราขายสินค้าได้ 340 ชิ้นแล้ว จะต้องทำการสั่งซื้อสินค้าใหม่ได้แล้ว ซึ่งเมื่อใช้เวลาในการผลิตสินค้าขึ้นมาใหม่หรือสั่งซัพพลายเออร์ให้มาส่ง ผ่านไป 7 วัน สินค้าเราจะเหลือ 200 ชิ้นพอดีกับ Safety Stock ที่วางเอาไว้
3. ค้นหาปริมาณการสั่งซื้อต่อครั้ง
การจะค้นหาปริมาณการสั่งซื้อที่เหมาะสมได้ในแต่ละครั้ง เราต้องรู้ศักยภาพในการเก็บสินค้าในคลังไว้ได้มากที่สุดก่อน (MAX) ว่าเราจะสามารถเก็บสินค้าได้มากที่สุดกี่วัน ในปริมาณเท่าไหร่
สมมติเราคิดไว้ที่ 30 วัน ก็ให้ลองนำยอดขายเฉลี่ยต่อวัน (20 ชิ้น)X การจัดเก็บสูงสุดในคลัง (30 วัน) = 600 ชิ้น
จากนั้นให้นำการจัดเก็บสูงสุดในคลัง – Safety Stock
จะได้ (600 ชิ้น) – Safety Stock ( 200 ชิ้น) = 400 ชิ้น หมายความว่าในการสั่งสินค้าใหม่แต่ละครั้ง เราควรสั่งซื้อที่ 400 ชิ้นนั่นเอง
โดยสูตรการคำนวณที่กล่าวมานี้เป็นเพียงวิธีการคร่าวๆ เพื่อทำให้ผู้ประกอบการได้มองเห็นถึงแนวทางการบริหารจัดการสต็อกได้ด้วยตนเอง แต่สุดท้ายแล้วยอดการสั่งซื้อหรือการเก็บสต็อกจริงจะอยู่ที่ปริมาณเท่าไหร่อาจขึ้นอยู่กับข้อตกลงระหว่างเจ้าของธุรกิจและซัพพลายเออร์ กำลังการผลิต เงินทุนที่นำมาใช้เป็นต้นทุน รวมถึงสถานการณ์เฉพาะหน้าต่างๆ ที่เกิดขึ้นก็ได้
แต่อย่างไรเสียการบริหารจัดการสต็อกให้ดี ก็ช่วยทำให้ผู้ประกอบการธุรกิจสามารถบริหารจัดการธุรกิจของตนเองได้มีทิศทางที่ชัดเจนมากขึ้น รวมถึงการลงทุนหรือจ่ายเงินไปอย่างคุ้มค่า รู้ว่าจ่ายไปแล้วจะได้อะไรคืนมา มากกว่าที่จะลงไปแบบสุ่มๆ ไม่รู้ทิศทาง และเหลือเป็นสต็อกโดยที่ไม่รู้ว่าจะขายหมดเมื่อไหร่ จริงอยู่ว่าสินค้าแม้เปลี่ยนเป็นเงินและกำไรได้ แต่หากไม่รู้ว่าจะขายได้เมื่อไหร่ ก็เหมือนมีแค่ยอดตัวเลขเปล่าๆ แต่ไม่สามารถหยิบออกมาใช้ได้นั่นเอง
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี
