เรื่อง : ศิริรัฐ โชติเวชการ
กรรมการผู้จัดการ บริษัท Network Advisory Team (NAT)
เป็นที่ทราบกันดีว่าในปี 2558 จะมีการเปิดการค้าเสรีอาเซียนหรือที่เรียกว่า AEC ในวงการธุรกิจ SME บ้านเราก็เริ่มมีการตื่นตัว มีทั้งบทความและการจัดสัมมนาเกี่ยวกับเรื่องนี้มากมายว่า AEC จะมีผลกระทบในด้านบวกหรือลบกับเราอย่างไรบ้าง สรุปง่ายๆ ก็คือ หากธุรกิจใดมีการเตรียมตัวให้พร้อมเข้าสู่การเป็นองค์กรสากล ก็จะได้ประโยชน์จากการที่ตลาดการค้าจะมีขนาดใหญ่ขึ้น อาจจะได้ผลพวงของเงินลงทุน หรือร่วมทุนจากต่างประเทศ หรืออาจจะสามารถขยายกิจการไปเปิดสาขาเพื่อผลิตหรือทำมาค้าขายในประเทศสมาชิกของ AEC ได้ด้วย
จะเห็นได้ว่านักธุรกิจส่วนใหญ่เริ่มเตรียมตัวในแง่การตลาดและการผลิต แต่ลืมที่จะมองว่าการจัดการเรื่องบัญชีก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเตรียมตัว เพื่อจะได้ไขว่คว้าโอกาสที่จะลอยมากับการเปิดการค้าเสรีให้ได้มากที่สุด คำถามก็คือ แล้วเราจะต้องเตรียมระบบบัญชีอย่างไร เพื่อให้พร้อมรับ AEC ในอีก 4 ปีข้างหน้า
สำหรับการเตรียมความพร้อมด้านระบบบัญชีนั้น ควรต้องคำนึงถึงเรื่องต่อไปนี้
1. บุคลากรด้านบัญชี
กิจการของเราควรจะเตรียมพร้อมที่จะมีบุคคลากรทางด้านบัญชีที่สามารถทำบัญชีในระบบสากล หรือที่เรียกว่าบัญชีบริหาร ซึ่งมีองค์ประกอบหลักๆ ก็คือ
• ถูกต้อง ตามกฎหมาย บัญชีและภาษี
• ครบถ้วน บันทึกข้อมูลครบถ้วนเพื่อที่จะให้ได้งบการเงินที่สะท้อนภาพจริงของธุรกิจที่ผู้บริหารสามารถนำไป วิเคราะห์และตัดสินใจในภาวะที่ตลาดจะมีการแข่งขันที่รุนแรง
• ทันการณ์ การปิดงบฯ ต้องกระทำได้ทันทีทุกเวลาที่ผู้บริหารอยากได้ข้อมูลหรืออย่างน้อยเดือนละครั้ง เพื่อให้ ได้งบการเงินที่ทันต่อการตัดสินใจทางธุรกิจที่ปัจจุบันอาจจจะแพ้-ชนะกันได้ในเสี้ยววินาที
• ประหยัด การวางระบบบัญชีและรูปแบบภาษีที่ถูกต้องจะช่วยประหยัดทั้งเงินและเวลาเพราะลดงานซ้ำซ้อน ทั้ง ยังช่วยลดความเสี่ยงเรื่องการเสียภาษีย้อนหลัง
อย่างไรก็ดี ตัวบุคคลากรเองก็ต้องใช้ระบบบัญชีที่เป็นสากล ซึ่งก็แน่นอนว่าต้องเป็นโปรแกรมบัญชีที่นิยมใช้ในระดับสากล ต้องเป็นภาษาอังกฤษเพื่อรองรับกับการขยายสาขาไปยังประเทศต่างๆ หรือเพื่อรองรับการร่วมทุนจากชาวต่างชาติ อีกทั้ง ต้องมีความรู้เกี่ยวกับภาษีที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมข้ามชาติ
นอกจากนั้น บุคลากรด้านบัญชียังต้องมีความสามารถในการวิเคราะห์ผลการดำเนินงานจากตัวเลขทางบัญชี และสามารถนำเสนอให้ฝ่ายบริหาร เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการตัดสินใจ เพราะเป็นที่คาดกันว่าผู้ที่สามารถผลิตสินค้าที่มีคุณภาพและต้นทุนต่ำจะได้เปรียบ
ดังนั้น การวิเคราะห์เพื่อหาต้นทุนที่แท้จริงจึงมีความสำคัญอย่างมาก ความสามารถในการประสานงานและสื่อสารภาษาอังกฤษมีความจำเป็นอย่างมากในยุค AEC ถ้าอ่านแล้วรู้สึกท้อใจว่าจะเอาเงินที่ไหนมาจ้างและรักษาบุคลากรที่มีคุณสมบัติเต็มเปี่ยมขนาดนี้ไว้ในองค์กร ก็ขอบอกว่าการจ้างสำนักงานบัญชีที่เขาสามารถทำบัญชีด้วยคุณภาพมาตรฐานระดับสากลก็จะเป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่อาจจะเป็นไปได้ ประหยัดและยั่งยืนกว่า
2. ระบบบัญชี
ระบบบัญชีนั้นควรจะเป็นระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ระดับสากล ซึ่งสำหรับ SME นั้นโปรแกรมบัญชีที่นิยมใช้กันในระดับสากล ก็ได้แก่ QuickBooks, Peachtree หรือ MYOB เพราะโปรแกรมที่กล่าวมานี้จะพัฒนาให้ใช้ง่ายแม้ไม่ใช่เป็นนักบัญชีก็ตาม และเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปที่มาพร้อมทั้งระบบซื้อ-ขาย รับ-จ่าย โยงไปถึงระบบสต๊อก และที่สำคัญคือ การทำงานจะเชื่อมโยงกันบนฐานข้อมูลเดียวกัน ทำให้ลดงานซ้ำซ้อน จึงช่วยประหยัดทั้งคนและเวลา โปรแกรมเหล่านี้ยังมีรายงานงบการเงินที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการบริหารธุรกิจให้เลือกมากมาย และสามารถช่วยให้การปิดบัญชีเป็นไปอย่างได้รวดเร็วและทันการณ์
อีกเหตุผลหนึ่งที่ท่านต้องใช้โปรแกรมบัญชีระดับสากล ก็คือ เราอาจจะมีการขยายงานไปต่างประเทศหรืออาจจะมีชาวต่างประเทศมาร่วมทุน ซึ่งการใช้โปรแกรมบัญชีระดับสากลจะทำให้ไม่ว่าบุคลากรทางบัญชีในประเทศใดก็สามารถทำงานร่วมกันได้ หรือในการร่วมทุน ผู้บริหารทุกฝ่ายต้องมีโปรแกรมบัญชีที่ทุกฝ่ายสามารถเข้าไปตรวจสอบข้อมูลได้
3. การจัดทำบัญชี
การจัดทำบัญชีในยุค AEC นั้น นอกจากจะต้องถูกต้อง ครบถ้วน ทันการณ์และประหยัดแล้ว ยังต้องโปร่งใส มีที่ไปที่มาของตัวเลขที่ตรวจสอบได้ เพื่อเตรียมความพร้อมในการรองรับการร่วมลงทุน เพราะโดยปกติการที่จะมีผู้สนใจมาซื้อกิจการหรือร่วมทุนกับเรานั้น นอกจากเขาจะดูโหงวเฮ้งของเราแล้ว ที่แน่ๆ ก็คือ เขาจะจ้างทีมงานตรวจสอบบัญชีมาตรวจสอบรายละเอียดของตัวเลขแต่ละตัวในงบดุลของเราว่ามีความน่าเชื่อถือหรือไม่
ยกตัวอย่างเช่น ถ้าในงบดุลของเราแสดงยอดลูกหนี้การค้าไว้ 10 ล้านบาท เราก็จะต้องสามารถให้รายละเอียดได้ว่า ยอดนั้นประกอบด้วยลูกหนี้รายใดเป็นยอดเท่าไหร่ และต้องมีรายละเอียดด้วยว่า ยอดรวมของลูกหนี้แต่ละรายนั้น ประกอบด้วยอินวอยซ์เลขที่เท่าไหร่บ้าง
หลังจากนั้นเขาก็จะทำการยืนยันยอดเหล่านั้นกับลูกหนี้แต่ละรายและดูว่าตรงกับเราหรือไม่ หรือกรณีของตัวเลข ทั้งเงินสดและธนาคารหรือทรัพย์สินอื่นๆ เขาก็จะมีการตรวจนับกับของจริง หรือยืนยันยอดกับผู้เกี่ยวข้องว่ามีมูลค่าตรงกับในงบดุลหรือไม่ หลังจากการตรวจสอบ ทีมงานบัญชีก็จะแสดงความเห็นว่าตัวเลขในงบดุลเหล่านั้นเชื่อถือได้หรือไม่เพียงไร
ผู้เขียนเองได้เคยเจอเหตุการณ์ที่บริษัทต่างชาติที่มีศักยภาพสูงสนใจที่จะลงทุนในบริษัท SME แห่งหนึ่งของไทยแต่เมื่อตรวจสอบบัญชีลึกเข้าไปแล้วกลับพบว่า ตัวเลขแต่ละรายการในงบดุล เช่น ลูกหนี้การค้า ไม่สามารถบอกได้ว่ามาจากอินวอยซ์ใบไหนบ้าง ตัวเลขสินทรัพย์และสต๊อกก็ไม่สามารถแจกแจงรายละเอียดได้ ผลลัพธ์ก็คือ ดีลนั้นไม่ประสบความสำเร็จ และ SME รายนั้นต้องพลาดโอกาสในการร่วมทุนกับต่างชาติที่มีศักยภาพสูงไปอย่างน่าเสียดาย
ดังนั้น ยังไม่สายเกินไปที่จะเริ่มต้นตั้งแต่วันนี้ เราควรที่จะเริ่มทวงถามรายละเอียดจากผู้ทำบัญชี ซึ่งไม่แน่ว่าอาจจะเจอปัญหาว่าบางส่วนเป็นยอดสะสมมานานหาที่มาที่ไปไม่ได้ ก็ขอให้เขาช่วยแนะนำที่จะปรับออกไปและค่อยๆ พัฒนาให้งบการเงินของเราเข้าสู่ความเป็นสากล คือ ทุกตัวเลขต้องโปร่งใสและตรวจสอบที่มาที่ไปได้ เพื่อให้เราพร้อมที่จะฉกฉวยโอกาสจาก AEC
