เรื่อง : อชิระ ประดับกุล
aehirason@hotmail.com
เป็นเอกสารหนึ่งที่แสน ‘สำคัญ’ สมกับชื่อที่เขาตั้งไว้นั่นละครับ เพราะจะเป็นตัวช่วยให้ผู้ประกอบการ SME ควบคุมระบบการรับจ่ายเงินสดของกิจการได้อย่างดีและรวมทั้งบันทึกข้อความ ที่มา ที่ไปของรายการที่เกิดขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยในเรื่องของการรวบรวมเอกสารหลักฐานต่างๆก่อนการจ่ายเงิน ซึ่งใบสำคัญในที่นี้ผมขอเน้นไปที่รายการจ่ายก็แล้วกันครับ โดยหลักของระบบใบสำคัญจ่ายที่เป็นแกนได้แก่
- รายการจ่ายทุกรายการจะต้องจัดทำใบสำคัญ นั่นคือ ‘ใบสำคัญจ่าย’ และแนบเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับรายการจ่ายนั้นๆ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบส่งของ หรือ สัญญาต่างๆ ทั้งนี้เพื่อให้ผู้มีอำนาจสามารถพิจารณาอนุมัติรายการจ่ายดังกล่าวได้
- ในระบบใบสำคัญรายการจ่ายต่างๆ จะทำการจ่ายด้วยเช็คเท่านั้น หากเป็นรายการจ่ายที่มีจำนวนเงินไม่มาก ให้จ่ายจากเงินสดย่อยที่ได้กันไว้ในแต่ละเดือน
แต่ละกิจการอาจมีการปรับเปลี่ยนหรือเพิ่มเติม ลักษณะของระบบใบสำคัญของตนเองมากกว่านี้ได้ ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของธุรกิจนั้นๆ แต่อย่างไรก็ตาม แกนดังกล่าวถือว่าเป็นสิ่งที่ควรมีไม่สามารถตัดออกได้
ส่วนขั้นตอนต่างๆ ในการจัดทำใบสำคัญจ่ายแต่ละรายการนั้นพอจะสรุปได้ดังนี้
1. จัดเตรียมเอกสาร หลักฐานที่จะนำมาแนบกับใบสำคัญจ่าย (ใบแจ้งหนี้, ใบส่งของ, สัญญาต่างๆ) เพื่อผู้มีอำนาจพิจารณาอนุมัติ
2. จัดทำใบสำคัญจ่าย
3. นำใบสำคัญจ่ายที่จัดทำมาบันทึกในสมุดหรือทะเบียนใบสำคัญจ่าย เพื่อบันทึกข้อมูลใบสำคัญต่างๆ ที่ได้จัดทำขึ้นว่าเป็นรายการจ่ายประเภทใด และใบสำคัญจ่ายได้จัดทำขึ้นเป็นลำดับที่เท่าใด
4. จัดทำแฟ้มใบสำคัญที่ยังไม่ได้มีการจ่าย นิยมที่จะจัดเรียงตามวันที่ ที่ถึงกำหนดชำระของรายการจ่ายเงินแต่ละรายการ เพื่อประโยชน์ในการรับส่วนลดเงินสด จากการชำระเงินในช่วงเวลาส่วนลดที่กิจการอาจได้รับจากการวางจัดเรียงใบสำคัญจ่ายตามวันที่ครบกำหนดแต่ละรายการ
5. จ่ายเงินตามใบสำคัญ ยกเว้นรายการจ่ายที่มีจำนวนเงินน้อยจะจ่ายด้วยเงินสดย่อย นอกนั้น รายการจ่ายที่มีการจัดทำใบสำคัญจะต้องจ่ายด้วยเช็คทั้งสิ้น และจะต้องมีการจัดทำทะเบียนจ่ายเช็ค เพื่อควบคุมการจ่ายเช็คและบันทึกรายละเอียดของเช็คต่างๆ ที่ได้มีการจ่ายออกไป ว่าจ่ายให้ใคร เป็นจำนวนเท่าใด และตามใบสำคัญลำดับใดบ้าง
6. จัดทำแฟ้มใบสำคัญที่ได้มีการจ่ายเงินแล้ว การจัดแฟ้มรายการจ่ายที่ได้มีการจ่ายแล้วนั้น ขึ้นอยู่กับความต้องการของกิจการว่าต้องการจัดเรียงข้อมูลอย่างไรให้สะดวกสบายที่สุด เช่นอาจจัดเรียงตามวันที่มีการจ่ายเช็ค หากต้องการดูลำดับการจ่าย, จัดเรียงตามเลขที่ใบสำคัญเป็นหลัก หากต้องการดูลำดับของใบสำคัญหรืออาจจัดเรียงตาม เลขที่เช็ค ก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของกิจการในการตรวจสอบข้อมูลภายหลัง
และอย่างที่กล่าวไว้ตอนต้นครับว่า ระบบใบสำคัญจ่ายนั้น จะทำการด้วยเช็คทั้งสิ้น ยกเว้นบางรายการที่มีจำนวนเงินไม่มากก็จะทำการจ่ายด้วยเงินสดย่อย ฉะนั้นจึงหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่ธุรกิจของเหล่าผู้ประกอบการ SME จะต้องมี ระบบเงินสดย่อย ควบคู่กันไปด้วย และถือเป็นการควบคุมการจ่ายเงินสดในรายการเล็กๆ น้อยๆ ให้รัดกุมมากยิ่งขึ้น
ซึ่งขั้นตอนต่างๆที่เกี่ยวกับ ระบบเงินสดย่อย ได้แก่
-ตั้งวงเงินสดย่อย
กำหนดวงเงินที่จะให้ผู้รักษาเงินสดย่อยถือไว้ในมือในแต่ละเดือน จากนั้นทำใบสำคัญจ่ายเช็คตามจำนวนวงเงินดังกล่าวที่ได้ตั้งไว้ และผู้รักษาเงินสดย่อยนำเช็คไปเบิกเงินจากธนาคาร
-จ่ายเงินสดย่อย
พนักงานของกิจการทำรายการขอเบิกจากผู้รักษาเงินสดย่อย และผู้รักษาทำการจดบันทึกในสมุดเงินสดย่อยว่าจ่ายไปค่าอะไร เท่าใด ให้แก่ใครบ้างและรวมทั้งการเก็บเอกสารหลักฐานต่างๆ ที่ผู้ขอเบิกนำมาเป็นหลักฐานการเบิก
-เบิกชดเชยเงินสดย่อย
ผู้รักษาเงินสดย่อยนำเอกสารหลักฐานการเบิกต่างๆ พร้อมสมุดเงินสดย่อยที่ได้จดบันทึกไว้ ไปขอเบิกชดเชยจากผู้บริหารหรือฝ่ายการเงิน เพื่อให้ทำการออกเช็คตามจำนวนเงินที่ผู้รักษาได้จ่ายไปให้กับผู้มาขอเบิกไปก่อนหน้านี้
-ปรับปรุงรายการค้างเบิก
เมื่อถึงสิ้นเดือน หากรายการใดที่ยังไม่ได้นำไปเบิกชดเชยให้ทำรายการปรับปรุงยอดค้างเบิกต่างๆ
หมายเหตุ : กระบวนการต่างๆที่เล่ามาทั้งหมดนั้นผมขอเลี่ยงที่จะไม่เอ่ยถึง วิธีการบันทึกบัญชี เพราะเข้าใจว่าคุณผู้อ่านและผู้ประกอบการ SME หลายๆ ท่านที่ไม่ได้ศึกษามาทางบัญชี อาจจะทำให้ งงก็เป็นได้ แต่ขอเลือกที่บอกกล่าวเฉพาะในส่วนของขั้นตอน กระบวนการ และหัวใจของระบบต่างๆ ที่คุณสามารถนำไปใช้กับธุรกิจของคุณได้ และน่าจะประโยชน์ได้มากที่สุดครับ
Create by smethailandclub.com : แหล่งรวมข้อมูล เพื่อผู้ประกอบการ SME
