เรื่อง : วิทยา องค์วิริยะพันธ์
wittaya.ong@gmail.com
ธุรกิจที่ขายสินค้าแล้วยังไม่สามารถเก็บเงินจากลูกค้าได้ในทันทีที่ส่งมอบสินค้า หรือที่เรียกว่า ขายเชื่อ นั้น มักจะประสบปัญหากับการเก็บเงินจากลูกค้าไม่ได้ตามที่ตกลงกันไว้ การบริหารจัดการลูกหนี้การค้าหรือการตามเรียกเก็บเงินให้ได้นั้น ถือว่าเป็นปัจจัยที่มีความสำคัญอย่างมากปัจจัยหนึ่งต่อการอยู่รอดของธุรกิจ และวิธีการบริหารจัดการจริงๆ ก็ไม่ได้ซับซ้อนอะไรมากนัก
บทความนี้ขอยกตัวอย่างเป็นกรณีศึกษาบ้าง และเป็นเรื่องจริงที่ได้พบเจอมาจากเพื่อนที่ทำธุรกิจอยู่ แต่จะปรับเปลี่ยนเล็กน้อย เพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น โดยเป็นตัวอย่างของธุรกิจขายส่งผักและเนื้อสัตว์ให้กับร้านอาหารต่างๆ
เพื่อนของผมคนนี้ทุกเช้ามืดจะเดินทางไปยังแหล่งตลาดสดขนาดใหญ่ชั้นนำของประเทศและซื้อทั้งผักและเนื้อสัตว์มาด้วยการจ่ายเงินสดออกไปทันที แต่ว่าเมื่อส่งของให้กับลูกค้าบรรดาร้านอาหารต่างๆ กลับต้องรอระยะเวลาที่ได้ตกลงกันเอาไว้ก่อนถึงจะตามไปเก็บเงินอีกรอบ ทำให้ในทางบัญชีแล้วจะเห็นว่าตามกระบวนการเมื่อเราส่งของให้ลูกค้า และมีการเซ็นชื่อลงเอกสารรับ-ส่งสินค้าก็สามารถบันทึกเป็นรายได้ แต่ว่าก็ต้องบันทึกเป็นลูกหนี้การค้าไว้ก่อน เพราะยังเก็บเงินไม่ได้
โดยปกติแล้วระยะเวลาที่ให้กับลูกค้า หรือที่เรียกว่า เครดิตเทอม ทำให้ลูกค้าได้มีเวลาหายใจ ได้มีเวลาเอาของไปขายเพื่อนำเงินมาจ่ายเรานั้นจะอยู่ที่ 45-90 วัน แล้วแต่ประเภทธุรกิจ แต่ว่าธุรกิจยังต้องดำเนินต่อไปซื้อของมาขายให้ลูกค้าทุกวัน ทำให้ธุรกิจต้องการเงินทุนหมุนเวียนสูง เพราะกว่าจะถึงวันครบกำหนดชำระเงินของลูกค้านี่ต้องรอไปอีกหลายวัน จริงๆ แล้วเป็นเดือนเลยทีเดียว และยิ่งธุรกิจเติบโตมากขึ้นเท่าไหร่ก็ยิ่งต้องการเงินทุนหมุนเวียนมากขึ้นเท่านั้น
วิธีการบริหารลูกหนี้การค้า ก็คือการที่เราพยายามให้ลูกค้าจ่ายเงินค่าสินค้าให้กับเราโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยหลักๆ แล้วก็มีอยู่ 3 วิธี คือ การให้ส่วนลด การแบ่งจ่าย และการขายลดให้สถาบันการเงิน ซึ่งก็มีข้อดีข้อเสียแตกต่างกันไป
การให้ส่วนลด เป็นการลดราคาให้ ถ้าหากจ่ายเงินทันทีหรือว่าจ่ายก่อนระยะเวลาที่กำหนด ด้วยการระบุไว้ในข้อตกลงชัดเจน เช่น ซื้อ-ขายสินค้า 100,000 บาท ให้ส่วนลด 3 เปอร์เซ็นต์ ถ้าจ่ายทันที หรืออาจกำหนดเป็นตัวเลขชัดเจนก็ได้ว่า หากจ่ายทันทีลดให้ 1,000 บาท ส่วนลดที่ให้ต้องพิจารณาถึงอัตราดอกเบี้ยหรืออัตราผลตอบแทนจากตราสารการเงินต่างๆ เพื่อนำมาเปรียบเทียบ เพื่อจะได้กำหนดส่วนลดในระดับที่จูงใจให้ยอมจ่ายเงินเร็วขึ้น
การแบ่งจ่าย หรือการผ่อนชำระ ก็เป็นอีกวิธีที่สามารถทำได้ ถ้าหากว่าระยะเวลาและมูลค่าสินค้าเหมาะสม จากตัวอย่างในย่อหน้าก่อน หากว่ามีเครดิตระยะเวลาที่ 90 วัน หรือ 3 เดือน ก็อาจเพิ่มเงื่อนไขแบ่งจ่ายได้ เช่น ให้แบ่งจ่ายรายเดือนหรือแบ่งจ่ายทุก 30 วัน เป็นต้น และก็ไม่จำเป็นต้องกำหนดให้ว่าต้องแบ่งจ่ายงวดละเท่าๆ กัน จะให้งวดแรกๆ จ่ายเยอะก็ได้ เพื่อที่ว่าอย่างน้อยก็ได้เงินคืนในส่วนของต้นทุน
การขายลดให้สถาบันการเงิน ศัพท์ทางการเงินเรียกว่า แฟคเตอริ่ง (Factoring) เป็นการนำเอาเอกสารใบเรียกเก็บเงินค่าสินค้าหรือเอกสารใบแจ้งหนี้ ไปขายลดให้กับสถาบันการเงิน (ส่วนใหญ่เป็นธนาคารพาณิชย์ แต่ก็มีบริษัทที่ทำธุรกิจนี้โดยตรงด้วยเช่นกัน) โดยเราจะได้เงินมาทันทีในจำนวนน้อยกว่าที่ลูกค้าต้องจ่าย แล้วเมื่อถึงกำหนดลูกค้ามาจ่ายเงิน เราก็นำเงินที่ได้มาไปจ่ายคืนสถาบันการเงิน
จากตัวอย่างเดิม เมื่อไปขายลดให้กับสถาบันการเงิน ก็อาจจะได้รับเงินกลับมา 99,000 บาท โดยต้องจ่ายเงินคืนสถาบันการเงิน 100,000 บาท (เงื่อนไขของแต่ละสถาบันการเงินจะแตกต่างกัน และมักจะกำหนดเป็นเปอร์เซ็นต์ ควรศึกษาจากหลายแห่งก่อนตัดสินใจใช้บริการ) เมื่อลูกค้าจ่ายเงินค่าสินค้ามาเราก็นำเงินไปจ่ายคืนสถาบันการเงิน หรือสถาบันการเงินเป็นฝ่ายดำเนินการจัดเก็บเงินจากลูกค้าเอง
นอกจาก 3 วิธีนี้แล้ว อีกวิธีการหนึ่งที่ใช้กันอยู่ทั่วไปคือ การเรียกเก็บเงินมัดจำหรือเงินประกันความเสียหาย โดยเมื่อลูกค้าตกลงที่จะซื้อสินค้าแล้ว การเรียกให้จ่ายเงินส่วนหนึ่งก่อนทันทีเท่าที่จะมากได้ หรือให้มีการวางเงินประกันจำนวนหนึ่ง เพื่อเป็นการสร้างความมั่นใจในการทำธุรกิจด้วยกัน ก็จะช่วยให้ลดความเสี่ยงขาดทุนลงได้ และการที่ลูกค้ายอมจ่ายก็เป็นการแสดงถึงความจริงใจที่จะทำธุรกิจด้วยกันในระยะยาว แม้ว่าลูกค้าบางรายอาจจะรู้สึกว่าการเรียกเงินบางส่วนก่อนอาจแสดงถึงการไม่ไว้วางใจกันก็ตาม
ปัญหาหลักของลูกหนี้การค้ามีอยู่อย่างเดียวก็คือ ปัญหาลูกค้าไม่ยอมจ่ายเงิน ซึ่งก็มาจากประสบการณ์ตรงของเพื่อนของผมคนนี้ด้วยเช่นกัน การพยายามฟ้องร้องทางกฎหมายก็ใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่าย เงินค่าสินค้าที่ได้มาก็อาจจะได้ไม่คุ้มเสีย ทำให้บางครั้งก็ต้องยอมปล่อยไป ทางแก้ ก็คือการพยายามทำความรู้จักลูกค้าให้ได้มากที่สุดว่าเป็นใคร สถานที่ตั้งกิจการอยู่ที่ไหน และถ้าเป็นบริษัทก็ต้องมีรายละเอียดการจดทะเบียน และใครเป็นผู้บริหารจัดการตัวจริง สถานะการเงินเป็นอย่างไร เพื่อลดความเสี่ยงจากการเก็บเงินไม่ได้นี้ด้วย หากเป็นหน่วยงานราชการก็ต้องตรวจสอบเอกสารการจัดซื้อและการลงนามด้วยเจ้าหน้าที่รับผิดชอบตัวจริง รวมถึงขั้นตอนการส่งมอบสินค้าและระยะเวลาในการจ่ายเงินที่ชัดเจน
นอกจากนี้แล้วก็อย่าโลภมาก ใครมาซื้อก็ขายให้หมด เพราะเราไม่รู้ว่าจะเจอลูกค้าที่ไม่ดีแฝงมาหลอกเราได้ อย่าประมาท เพราะความเสียหายที่เกิดขึ้นนั้นก็อาจรุนแรงถึงขั้นปิดกิจการกันเลยทีเดียว
การบริหารจัดการลูกหนี้การค้ามีหลายวิธีและสามารถใช้พร้อมกันได้ ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของแต่ละธุรกิจว่าสินค้า ราคา และระยะเวลาที่ให้เครดิตนั้นเป็นอย่างไร ในวงการเดียวกับเราใช้วิธีใดกันบ้าง รวมถึงเงื่อนไขต่างๆ ด้วย เพราะถ้าเราเข้มงวดเกินไปก็อาจทำให้เสียลูกค้าไปได้ แต่ถ้าหละหลวมเกินไปก็กลายเป็นเราเองที่ต้องเสียหาย
