การที่เราสามารถบริหารจัดการธุรกิจและรวบรวมเงินขึ้นมาเป็นก้อนได้ ถือว่าเป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จได้ เพราะคงไม่มีธุรกิจไหนที่จะอยู่รอดได้หากปราศจากเงิน ยิ่งไปกว่านั้นธุรกิจที่ล้มหายตายจากไป ส่วนใหญ่ก็เป็นเพราะมีปัญหาการบริหารจัดการเงิน ท้ายสุดจึงต้องปิดกิจการไปโดยปริยาย
ถามว่า ทำไมบางคนถึงไม่รู้ว่าตัวเองมีรายรับหรือรายได้อยู่ที่เท่าไหร่ นั่นเป็นเพราะว่าแต่ละธุรกิจมีวิธีการรับเงินต่างกัน แม้แต่ธุรกิจเดียวกัน หากเงินลงทุนต่างกัน ช่องทางการกระจายสินค้าต่างกัน คนหนึ่งอาจขายสินค้าเป็นเงินสดได้สบายๆ ขณะที่อีกคนอาจจำเป็นต้องขายเป็นเงินเชื่อก็ได้
พอมาถึงขั้นตอนการทำบัญชีเพื่อบันทึกรายได้ ธุรกิจขนาดเล็กก็จะทำบัญชีแบบเกณฑ์เงินสด (Cash Basis) คือ บันทึกตามรายรับรายจ่ายจริงไปได้เลย แต่ผู้ประกอบการส่วนใหญ่ที่เป็นนิติบุคคล ห้างหุ้นส่วนจำกัด หรือบริษัทจำกัด อาจใช้การบันทึกบัญชีแบบเกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis) คือ รายได้จะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อมีการส่งมอบสินค้าหรือบริการแล้วแม้ว่าจะยังไม่รับเงินก็ตาม ทำให้เราต้องมานั่งเก็บเงินย้อนหลังเป็นงวดๆ ส่งผลให้ได้เงินช้าบ้าง โดนเบี้ยวบ้าง ปัญหาอื่นๆ อีก 108 ประการบ้าง
ดังนั้น จึงขอแนะนำ 5 วิธีแก้ไขและป้องกันให้การบริหารเงินมีประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อจะได้ดำเนินธุรกิจอย่างราบรื่นไม่สะดุดต่อไป
1. กำหนดรูปแบบการจ่ายเงินที่ชัดเจน
เพื่อความปลอดภัย อาจต้องขอให้ลูกค้าจ่ายเงินเมื่อเราส่งของไปให้ หรือให้ชำระเงินผ่านบัตรเครดิตเพื่อป้องกันความผิดพลาดหรือความล่าช้า เช่น เช็คเด้ง เป็นต้น หรืออาจมีกฎระเบียบที่ระบุเรื่องการชำระเงินล่วงหน้าหรือจ่ายค่ามัดจำล่วงหน้าก่อนส่วนหนึ่ง ซึ่งลูกค้าส่วนใหญ่จะไม่ค่อยยอมจ่ายสักเท่าไหร่ ในช่วงแรกอาจต้องใช้ส่วนลดเข้ามาช่วย เช่น หากชำระเงินล่วงหน้าจะได้ส่วนลดกี่บาท และหากจ่ายเงินช้ากว่ากำหนด จะต้องจ่ายเงินเพิ่มเท่าไหร่ เพื่อให้ลูกค้าพยายามจ่ายเงินก่อนหรือจ่ายเงินให้ตรงเวลาที่สุด
2. ใช้ใบแจ้งราคาสินค้า (ด้วยความระมัดระวัง)
พยายามส่งใบแจ้งหนี้หรือใบแจ้งราคาสินค้าล่วงหน้า ไม่เช่นนั้นลูกค้าส่วนใหญ่จะทำเป็นลืม และเราจะได้รับเงินช้าตามไปด้วย แต่ก็จะต้องระวังไม่ควรแจ้งลูกค้าถี่จนเกินไป เพราะลูกค้าอาจมองได้ว่าเราขี้เหนียวและอาจเกิดความรำคาญเอาได้ง่ายๆ นอกจากนี้ ธุรกิจของคุณควรมีวิธีหรือระบบติดตามใบแจ้งหนี้ทั้งหมดด้วยเพื่อให้การแจ้งหนี้มีประสิทธิภาพไม่ตกหล่น
3. มีบันทึกด้านการเงินที่ชัดเจน
ธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้นก้าวเดินได้ในช่วงแรกๆ ไม่ว่าจะขนาดเล็กหรือขนาดกลาง มักไม่ค่อยมีใครลงทุนจ้างพนักงานบัญชีหรือผู้บริหารสูงสุดทางด้านการเงินของบริษัท (CFO-Chief Financial Officer) ซึ่งถ้าคุณไม่ขยันที่จะบันทึกรายละเอียดค่าใช้จ่าย จะไม่มีทางรู้เลยว่า เงินที่ใช้จ่ายอยู่กำลังจะเกินงบประมาณหรือเปล่า หรือยังมีเงินสดให้บริหารจัดการธุรกิจได้อีกกี่เดือน ยิ่งถ้าธุรกิจของคุณไม่มีงบประมาณที่ชัดเจน และไม่มีการลงรายละเอียดบัญชีที่เหมาะสม ก็เตรียมใจสูญเสียเงินไปได้เลย
4. พยายามทำความเข้าใจว่า เงินแต่ละบาทที่จ่ายไป จะได้อะไรตอบแทนกลับมาบ้าง
ตัวอย่างเช่น คุณจ่ายเงินไปเป็นหมื่นๆ บาท เพื่อเข้าร่วมงานแสดงสินค้า หรือลงโฆษณาในนิตยสาร โดยคาดหวังถึงผลตอบแทนที่แน่นอนในแง่มุมต่างๆ เอาไว้ เช่น จะได้ลูกค้าเพิ่มขึ้น 20 เปอร์เซ็นต์ มีคนรู้จักมากขึ้น แต่การประมาณเรื่องประเภทนี้ไม่ค่อยมีหลักและไม่ค่อยแม่นยำ เพราะอาจมีคนมาเดินงานน้อย หรือมีคนรู้จักมากขึ้น แต่ไม่มีการซื้อสินค้าเพื่อทดลองใช้ ก็ไม่เกิดประโยชน์อะไรอยู่ดี ดังนั้น ก่อนตัดสินใจใช้เงินเพื่อลงทุนอะไร ควรวิเคราะห์ให้รอบคอบว่าจะได้สิ่งตอบแทนที่คุ้มค่ากับเงินทุกบาททุกสตางค์ จะได้ไม่เสียเงินลงทุนไปเปล่าๆ
5. บริหารจัดการสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพ
ในระยะแรกของการทำธุรกิจ เรามักจะมองข้ามการจัดการสินค้าคงคลังไปแบบไม่น่าเชื่อ เรื่องนี้มีความสำคัญตรงจุดที่เรามักมองว่าการซื้อสินค้ามากักตุนไว้ เป็นเรื่องที่ดี ยิ่งซื้อเยอะยิ่งมีส่วนลด ต่อรองค่าขนส่งได้มาก แต่ถ้ามองอีกด้านของปัญหา การซื้อสินค้ามาเก็บไว้มากเกินไปอาจส่งผลเสียด้านการจัดเก็บ ต้องเก็บให้ดีเพื่อไม่ให้สินค้าเสียหายหรือชำรุด มีสถานที่เก็บสินค้าเพียงพอหรือไม่ หากไม่พอแล้วต้องเช่าโกดังเก็บสินค้าเพิ่มก็จะกลายเป็นการเพิ่มต้นทุน และในกรณีที่ขายสินค้าได้ช้า เงินทุนจะจมกับสินค้าเหล่านี้มากเกินไป
การแก้ปัญหาในเรื่องนี้ต้องใช้ EOQ (Economic Order Quantity) เข้ามาช่วยในการคำนวณปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัดที่สุด ซึ่งค่าใช้จ่ายรวมจะเกิดจากค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อ กับค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บสินค้า ซึ่งแปรผกผันกัน ทั้งนี้สามารถหา Template ของ EOQ เพื่อช่วยเหลือธุรกิจของคุณได้ทางอินเทอร์เน็ต
การเติบโตของธุรกิจในระยะยาวจะแข็งแกร่งได้ รากฐานด้านการเงินและการทำบัญชี ถือเป็นเรื่องที่มีความสำคัญที่สุด ดังนั้น เวลาได้เงินเท่าไหร่ จ่ายค่าอะไรไปบ้าง ต้องจดบันทึก และพยายามหยุดใช้เงินไปกับเรื่องที่ไม่มีประโยชน์ เพื่อให้รู้ว่ามีเงินเหลือเท่าไหร่ และสามารถบริหารจัดการอะไรต่อไปได้บ้าง
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลเพื่อความสำเร็จของธุรกิจ SME (เอสเอ็มอี)
