เมื่อทุกคนมีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน แต่ทำไมบางคนแม้จะมีงานเข้ามามากมาย ก็สามารถรับมือและทำงานได้ทันกำหนด ขณะที่บางคนงานท่วมหัว ทำงานยุ่งอยู่ตลอดเวลา แต่กลับเหมือนว่างานนั้นไม่หมดไปซะที แถมยังส่งงานไม่ทันกำหนดอีกต่างหาก ที่เป็นเช่นนี้ก็เพราะการไม่รู้จักบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ วันนี้เราเลยมีเทคนิคหลายอย่างที่สามารถนำมาใช้ได้ เช่น Eisenhower Matrix, Eat that frog, Pomodoro และ กฎ 80/20 ซึ่งจะช่วยให้สามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพและชีวิตการทำงานไม่เครียดอีกต่อไป
1. Eisenhower Matrix
เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการบริหารจัดการงาน โดยการจัดลำดับความสำคัญของงาน ทำให้เรารู้ว่างานแบบไหนที่ควรจะทำก่อน งานแบบไหนรอได้ จึงช่วยให้สามารถบริหารเวลาได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยเทคนิค Eisenhower Matrix นี้จะแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภทด้วยกัน ได้แก่
1. เร่งด่วนและสำคัญ คืองานที่ต้องลงมือทำในทันที
2. งานความสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน คืองานที่ไม่มีกำหนดเวลาแน่นอน แต่มีสำคัญเพราะทำให้สามารถไปถึงเป้าหมายระยะยาวที่วางไว้ได้
3. เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ งานที่ต้องทำให้เสร็จโดยเร็ว แต่ไม่จำเป็นที่ต้องให้ความสนใจ งานประเภทนี้สามารถที่ให้คนอื่นทำแทนได้
4. ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ เป็นงานที่เสียเวลา เสียสมาธิ ไม่ได้ให้คุณค่าอะไร ดังนั้นจึงควรหลีกเลี่ยง
2. Eat that frog
เป็นแนวคิดถูกคิดค้นโดย Brian Tracy ผู้เขียนหนังสือ Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time
Eat that Frog กินกบตัวนั้นซะ เป็นเทคนิคการจัดการเวลา โดย Brian Tracy เปรียบเทียบงานว่าก็เหมือนกับกบ หากมีกบมากกว่า 1 ตัว ให้กินกบตัวใหญ่ที่สุดก่อน เช่นเดียวกับงาน หากมีงานมากมายที่ทำในแต่ละวัน ให้ตัดสินใจเลือกทำงานที่ยากที่สุดหรือสร้างความกังวลใจที่สุดก่อน และควรจะทำในช่วงเช้า เพราะเรายังมีความกระปรี้กระเปร่า มีแรงจูงใจ ซึ่งถ้าทำงานที่ยากนั้นเสร็จก่อน ก็จะทำให้รู้สึกสบายใจ และสามารถงานทำงานอื่นๆ ที่เหลือได้ง่ายขึ้น
3. Pomodoro
Pomodoro เป็นเทคนิคการบริหารเวลา ช่วยเพิ่มสมาธิ โดยแบ่งช่วงเวลาทำงานออกเป็นสัดส่วน คือทำงานเป็นเวลา 25 นาที ซึ่งช่วงระยะเวลานี้ถูกการทดสอบมาแล้วว่าเป็นช่วงเวลาที่เหมาะสม แล้วพัก 5 นาที สลับกันไปเรื่อยๆ เทคนิคนี้จึงเหมาะกับคนที่ไม่ค่อยมีสมาธิ ถูกดึงดูดให้ไปสนใจสิ่งอื่นได้ง่าย
เทคนิค Pomodoro เริ่มต้นจากการแบ่งช่วงการทำงานออกเป็นช่วงละ 25 นาที พยายามตั้งสมาธิ และเริ่มต้นทำงานเป็นเวลา 25 นาที จากนั้นพัก 5 นาที เพื่อผ่อนคลายสมอง ทำเช่นนี้สลับไปจนครบ 4 ครั้ง ก็จะให้พักนานขึ้น 15-30 นาที
4. กฎ 80/20
กฎ 80/20 หรือหลักการพาเรโต เกิดจากผู้คิดค้นทฤษฎีนี้เป็นนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาเลียนชื่อ วิลเฟรโด พาเรโต (Vilfredo Pareto) โดยในปี ค.ศ. 1895 เขาสังเกตเห็นว่า 80% ของของกิจกรรมทางเศรษฐกิจในอิตาลี มาจากประชากรเพียง 20% เท่านั้น
กฎ 80/20 นี้จึงเป็นแนวคิดทำน้อยแต่ได้มาก โดยสามารถนำไปปรับได้กับการบริหารจัดการเวลา ซึ่งแต่ละวันเราจะมีงานให้ทำหลายอย่าง ต้องพิจารณาดูว่าอะไรบ้างคืองานสำคัญ และอะไรที่ไม่ใช่งานสำคัญ เพราะจริงๆ แล้วในบรรดางานทั้งหมดนั้นอาจมีที่สำคัญจริงๆ แค่ 20% เท่านั้น เราจึงควรมุ่งเป้าไปที่งานที่สำคัญเท่านั้น เพื่อจะได้ใช้เวลาไปอย่างคุ้มค่า เพราะถ้าไม่รู้ว่าจะมุ่งเป้าไปที่งานไหน หรือมีเป้าหมายเยอะเกินไป ก็จะทำให้งานทั้งหมดไม่เสร็จอย่างแน่นอน
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี
