เรื่อง กองบรรณาธิการ
ในทุกองค์กรธุรกิจเชื่อว่าต้องการที่จะเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานให้ดียิ่งๆ ขึ้น เพื่อก้าวไปสู่ความสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้ ซึ่งการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของแต่ละองค์กรก็มีหลากหลายวิธีและหลากหลายรูปแบบด้วยกัน โดยส่วนมากแล้ว คนมักจะนึกไปถึงการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงกระบวนการผลิต เครื่องจักร เทคโนโลยีต่างๆ เพื่อให้การทำงานนั้นเกิดประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น
ซึ่งในขณะที่ทุกคนมุ่งเพิ่มประสิทธิภาพในทิศทางดังกล่าว จนบางครั้งอาจทำให้ลืมนึกไปว่า แท้จริงแล้วเรื่องที่ดูเหมือนจะเล็กๆ น้อยๆ ในสายตาของใครหลายๆ คน อย่าง การสื่อสารภายในองค์กรของพนักงาน ถือได้ว่าเป็นหัวใจสำคัญหนึ่งของการเพิ่มประสิทธิภาพให้องค์กรได้เช่นกัน
ยิ่งในปัจจุบันด้วยเทคโนโลยีที่ก้าวล้ำทันสมัย บวกกับโครงสร้างพื้นฐานด้านการสื่อสารที่มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ส่งผลให้การติดต่อสื่อสารต่างๆ นั้นสามารถทำได้ง่าย สะดวกสบาย ไม่ยุ่งยากเหมือนในอดีตที่ผ่านมา อีกทั้งแนวโน้มการใช้สมาร์ทโฟนที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ก็นับว่ามีส่วนช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารได้ดียิ่งขึ้น
และที่สำคัญคือ ปัจจุบันนี้ด้วยไลฟ์สไตล์ของคนรุ่นใหม่ซึ่งมีความต้องการการทำงานที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น โดยพวกเขาไม่อยากถูกจำกัดให้ต้องนั่งทำงานอยู่ในออฟฟิศเท่านั้น แม้เวลานี้จะมีเทคโนโลยีคลาวด์คอมพิวติ้ง (Cloud Computing) เข้ามารองรับ เพื่อจะช่วยให้สามารถทำงานได้ทุกที่และทุกเวลา แต่จากการสำรวจยังพบว่า มีองค์กรธุรกิจที่เอื้อต่อการให้พนักงานออกไปทำงานนอกออฟฟิศได้จริงๆ มีเพียงแค่ 40 เปอร์เซ็นต์เท่านั้น
จากพฤติกรรมของคนที่เปลี่ยนแปลงไปนี้ ยิ่งต้องทำให้องค์กรต้องเร่งปรับตัวเอง เพื่อทำให้การสื่อสารระหว่างกันของพนักงาน ไม่ว่าจะอยู่ในหรือนอกองค์กรก็ดี สามารถที่จะเชื่อมโยงถึงกันได้อย่างราบรื่น ไม่สะดุดติดขัด เพื่อนำไปสู่ประสิทธิภาพของการทำงานที่ดีขึ้น
อย่างที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น ด้วยเทคโนโลยีที่มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ทำให้การสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบของเสียง วิดีโอ ข้อความ ภาพนิ่ง สามารถส่งถึงกันได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
แต่อย่างที่ทราบกันดีว่า ที่ผ่านมาองค์กรธุรกิจต่างๆ ถึงแม้จะมีการสื่อสารโดยอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วย แต่ส่วนใหญ่ยังเป็นเทคโนโลยีที่ใช้ในรูปแบบของส่วนบุคคลมากกว่า ไม่ได้เป็นเทคโนโลยีที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อรองรับองค์กรธุรกิจโดยเฉพาะ ฉะนั้นทำให้มีความเสี่ยงในแง่ของความปลอดภัยของข้อมูลและฟังก์ชันการใช้งานต่างๆ อาจจะไม่ได้เอื้อต่อการทำธุรกิจมากนัก
ด้วยเหตุนี้ จากช่องว่างและโอกาสดังกล่าวนี้เอง ทำให้ปัจจุบันมีเทคโนโลยีและฟังก์ชันใหม่ๆ เกิดขึ้นมาเพื่อช่วยให้การสื่อสารในองค์กรธุรกิจเป็นเรื่องง่ายๆ แต่เต็มเปี่ยมไปด้วยประสิทธิภาพของการทำงานที่เพิ่มขึ้น ภายใต้ต้นทุนที่สมเหตุสมผล
ลองมาดูกันว่า ณ วันนี้มีเทคโนโลยีการสื่อสารในองค์กรแบบไหนบ้าง ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับธุรกิจได้
• ถ่ายทอดสดวิดีโอแบบเรียลไทม์
ท่ามกลางการจราจรที่ติดขัดของเมืองหลวง บ้างครั้งอาจจะส่งผลกระทบต่อการเข้าร่วมประชุม สัมมนาต่างๆ ที่องค์กรจัดขึ้น จนทำให้พนักงานพลาดที่จะเข้าร่วม หรือแม้แต่องค์กรที่มีหลายๆ สาขากระจายอยู่ทั่วประเทศ การจะต้องเดินทางเข้ามาร่วมประชุม สัมมนา อาจเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก ลำบากและมีต้นทุนค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น รวมถึงพนักงานที่ต้องปฏิบัติงานนอกสถานที่ พวกเขาเหล่านี้สามารถที่จะติดตามการประชุม สัมมนาได้ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม เพราะในยุคเทคโนโลยี 4G แบบนี้จะช่วยให้สามารถรับข่าวสารได้อย่างเรียลไทม์
ยิ่งปัจจุบันเทคโนโลยีการถ่ายทอดสดวิดีโอ กำลังเป็นที่นิยมอย่างมาก ซึ่งนอกจะดูได้พร้อมๆ กันแบบเรียลไทม์แล้ว ยังสามารถให้พนักงานดูวิดีโอย้อนหลังได้อีกด้วย ฉะนั้นไม่ว่าจะเป็นการประชุม หรือการอบรมสัมมนาให้ความรู้ พนักงานขององค์กรก็จะไม่พลาดข่าวสารสำคัญอย่างแน่นอน นอกจากนี้ ยังสามารถที่จะประยุกต์ใช้การถ่ายทอดสดวิดีโอนี้กับการทำงานส่วนอื่นๆ ขององค์กรได้ด้วยเช่นกัน
• พูดคุยสื่อสารได้พร้อมๆ กัน
ในยุคที่การแข่งขันสูงขึ้นเรื่อยๆ ความรวดเร็วกลายเป็นสิ่งที่จะทำให้ธุรกิจก้าวแซงหน้าคู่แข่งได้ ในขณะที่ธุรกิจต้องการความรวดเร็ว ขณะเดียวกันก็ต้องการความถูกต้องของการรับส่งสารด้วย หากในองค์กรยังใช้การสื่อสารแบบเก่าๆ คือพูดเรื่องเดิมซ้ำๆ เพราะต้องสื่อสารที่ละคน ซึ่งนอกจากจะล่าช้าแล้ว ยังมีโอกาสผิดพลาดในการสื่อสารอีกด้วย
ทั้งนี้ ในปัจจุบัน ได้มีเทคโนโลยีช่วยให้สามารถพูดคุยสื่อสารกับพนักงานในกลุ่มได้พร้อมๆ กัน ในลักษณะของวิทยุสื่อสาร แต่จะมีคุณสมบัติดีกว่าวิทยุสื่อสารทั่วๆ ไป ตรงที่ไม่ถูกจำกัดระยะทาง เพียงแค่พื้นที่ตรงนั้นที่มีสัญญาณอินเทอร์เน็ตก็สามารถสื่อสารถึงกันได้
• ส่งต่อข้อมูลด้วย Chat แบบองค์กร
ปัจจุบันระบบการ Chat กำลังเป็นช่องทางการสื่อสารที่ได้รับความนิยมอย่างมาก ยิ่งในยุคที่สมาร์ทโฟนกลายเป็นอุปกรณ์อัจฉริยะที่ช่วยให้การทำงานยุคใหม่นั้นง่ายและสะดวกขึ้น จะเห็นได้ว่าที่ผ่านมาหลายๆ องค์กรใช้รูปแบบการ Chat หรือส่งข้อความ หรือไฟล์ข้อมูลให้กับพนักงาน โดยตั้งเป็นกลุ่มๆ เพื่อให้สามารถสื่อสารถึงกันได้ในคราวเดียว
แต่อย่างที่กล่าวไว้ องค์กรส่วนมากยังใช้ระบบการ Chat ในรูปแบบของส่วนบุคคลมากกว่า จึงมีความเสี่ยงที่ข้อมูลสำคัญๆ ขององค์กรจะรั่วไหลออกไป ซึ่งปัจจุบันนี้ก็ได้มีการพัฒนาระบบ Chat ที่เป็นลักษณะขององค์กรขึ้นมาโดยเฉพาะ ซึ่งแน่นอนว่าจะให้ความปลอดภัยของข้อมูลที่มากกว่า พร้อมกันนี้ ยังมีฟังก์ชันอื่นๆ ที่เอื้อต่อการทำธุรกิจมากกว่าอีกด้วย
นี่เป็นเพียงแค่ตัวอย่างของเทคโนโลยีที่สามารถเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการสื่อสารภายในองค์กร เพื่อให้องค์กรธุรกิจมั่นใจได้ว่า พนักงานและองค์กรมีความเข้าใจและได้รับการสื่อสารด้วยข้อมูลเดียวกันและถูกต้องแม่นยำ
สำหรับองค์กรธุรกิจไหนที่ต้องมีพนักงานปฏิบัติงานนอกสถานที่ อาทิ สถาปนิก วิศวกร หรืออื่นๆ ตลอดจนธุรกิจบริการ ที่จะต้องมีการประสานงานกันเพื่อให้บริการลูกค้า อาทิ โรงแรม หรืออย่างร้านอาหารที่มีสาขาเป็นจำนวนมาก เป็นต้น ธุรกิจเหล่านี้จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องให้ความสำคัญการสื่อสาร เพื่อช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับธุรกิจของตนเอง เพราะประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นนี้ ย่อมหมายถึงกำไรที่มากขึ้นตามไปด้วย
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี
