ถ้าให้ผลิตสินค้าสักชิ้นขึ้นมาขายเชื่อว่าเอสเอ็มอีบ้านเราสามารถทำได้อย่างไม่ยากเย็น แต่ทักษะอย่างหนึ่งที่ผู้ประกอบการเอสเอ็มอีบ้านเราส่วนใหญ่ยังขาด คือ ประสิทธิภาพในการจัดการธุรกิจ โดยผู้ประกอบการส่วนใหญ่มักเข้าใจผิดว่าการเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กรนั้นต้องใช้เงินทุนจำนวนมากหรือต้องใช้เทคโนโลยีชั้นสูง ทั้งๆ ที่ในความเป็นจริงการเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กรสามารถทำได้ง่ายดายกว่านั้น
ด้วยการใช้แนวคิด Lean ส่วนวิธีการจะเป็นอย่างไร ลองไปดูวิธีจากผู้เชี่ยวชาญ บรรยง ชาญพิพัฒนชัย ให้ความรู้ในเรื่องการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการธุรกิจไว้ดังนี้
2 ปัญหาหลักที่ทำให้ SME ขาดประสิทธิภาพในการจัดการธุรกิจ
- ปัญหาด้านผลผลิต สินค้าหรือบริการที่ส่งมอบให้กับลูกค้าไม่มีประสิทธิภาพ
- ปัญหาด้านทรัพยากร ได้แก่วัตถุดิบ เครื่องจักร แรงงาน ค่าแรง ค่าน้ำ ค่าไฟ ฯลฯ
การเพิ่มประสิทธิภาพต้องเริ่มจากการปรับ 2 สิ่ง
ปรับ mindset
- การผลิตสินค้าคุณภาพดีไม่ได้หมายถึงการเพิ่มต้นทุน การใช้เทคโนโลยีขั้นสูง หรือเพิ่มการตรวจสอบสินค้าหรือบริการมากเกินความจำเป็น
- ยกตัวอย่าง ในอดีตการทำธุรกรรมทางการเงินของธนาคารมีความผิดพลาดเรื่องการโอนเงิน จึงแก้ปัญหาด้วยการเพิ่มพนักงานแคชเชียร์
- สิ่งที่เกิดขึ้นคือ พนักงานแต่ละคนทำงานไม่เต็ม 100 เพราะต่างคิดว่ามีคนช่วยตรวจสอบ เป็นการเพิ่มต้นทุนแต่ไม่ได้ประสิทธิภาพ
- การใช้ความคิดสร้างสรรค์สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้มากขึ้น
เปลี่ยนความเคยชิน
- ความเคยชินจะทำให้ผู้ประกอบการมองไม่ออกว่าสิ่งที่ทำอยู่เพิ่มมูลค่าไหม
- วิธีแก้ ลองเอาตัวเองเป็นลูกค้า เช่น ถ้าทางโรงงานเย็บผ้าขอขึ้นราคาค่าจ้างด้วยเหตุผลว่าเพิ่มการตรวจซ้ำสินค้าให้ 2 รอบ ถ้าคุณเป็นลูกค้าจะยอมจ่ายไหม ถ้าไม่แปลว่าสิ่งนั้นไม่เพิ่มมูลค่า
แนวทางช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร
ด้วยสถานการณ์ในปัจจุบันการเพิ่มยอดขายอาจทำได้ยาก สิ่งที่ทำได้ง่ายคือการควบคุมปัจจัยภายในองค์กรใน 3 เรื่องหลักคือ
1. วัตถุดิบ
- ควบคุมสต็อกไม่ให้มากเกิน การที่สต็อกมากเกินมักเกิดจากการประเมินความต้องการตลาดผิด แนวทางที่ททางโตโยต้านำมาใช้แล้วได้ผลคือ ผลิตเท่าที่มีความต้องการ
- ทำสัญญาซื้อขายเป็นล็อตใหญ่ การซื้อวัตถุดิบอย่ามองแค่ต้นทุนในการซื้อ เพราะยังมีต้นทุนการจัดเก็บ ค่าแรง ค่าเสื่อมสภาพ ฯลฯ ทางออกคือ การเซ็นสัญญาซื้อขายระยะยาวกับซัพพลายเออร์โดยจะแบ่งจ่ายเงินเป็นครั้งๆ เมื่อต้องการใช้ของ
- ตรวจสอบวัตถุดิบก่อนรับของ เพื่อให้ได้ของที่ตรงตามสเปกลูกค้าต้อง ทั้งนี้พนักงานที่ตรวจสอบวัตถุดิบต้องตรวจสอบวัตถุดิบทุกชิ้นด้วยมาตรฐานเดียวกัน ไม่ใช่ของดีตรวจเป็นของเสียหรือของเสียตรวจเป็นของดี
- ใช้วัตถุดิบต่อหน่วยเยอะมากไป เกิดจากปัญหาในกระบวนการผลิต แนวทางที่โตโยต้าทำคือ รู้ เห็น เป็น ใจ หาสาเหตุของปัญหาให้เจอ เมื่อรู้สาเหตุแก้ปัญหาได้ตรงจุด
2. เครื่องมือ เครื่องจักร อุปกรณ์
- เสียบ่อย ประสิทธิภาพต่ำ เช่น เริ่มทำงานช้าสูง สาเหตุที่เป็นเช่นนี้เพราะขาดการวางแผนซ่อมบำรุง แนวทางแก้ไข ควรทำประวัติเครื่องจักรเหมือนรถยนต์ เช่น จดบันทึกวันที่ต้องเปลี่ยนสายพาน เปลี่ยนน้ำมันเครื่อง
- ของหาย หาไม่เจอ เกิดจากการจัดการไม่ดี สามารถแก้ไขโดยการทำ 5 ส
- ขาดการทำการสอบเทียบ (Calibration) เครื่องมือบางอย่าง เช่น เครื่องชั่ง ควรทำการตรวจสอบเทียบ เพื่อให้สามารถชั่งน้ำหนักสิ่งของได้มาตรฐาน
- ค่าซ่อมแพง ตกยุคไม่สามารถอัปเกรดได้ ฉะนั้นเวลาซื้อต้องคำนึงถึง การบำรุงรักษาต้องไม่แพง สามารถอัปเกรดได้
3. แรงงาน
- มีสัดส่วนพนักงานไม่สอดคล้องกับการทำงาน บางจุดมีคนเยอะบางจุดมีน้อยไป ทำให้เกิดการรองาน ทางแก้คือ ลดปัญหาคอขวด วิธีการหาคอขวดคือ ถ้าเป็นโรงงานสมมุตในหนึ่งวันต้องมีชิ้นงานออกมา 100 ชิ้น ถ้าการผลิตมี 3 ชั้นตอน ให้ดูว่าขั้นตอนไหนผลิตได้ไม่ถึง 100 ชิ้น นั่นคือคอขวด ส่วนวิธีเช็กคอขวดสำหรับงานบริการ ให้วางแผนตามช่วงเวลา เช่น ซูเปอร์มาร์เก็ต ช่วงที่คนมาซื้อของเยอะก็ต้องปรับพนักงานแคชเชียร์ให้ตรงกับช่วงเวลานั้น
- แผนผังที่ทำงานไม่เหมาะสม ทำให้พนักงานต้องเดินไปหยิบของ มีการเคลื่อนไหวออกจากสายการผลิต การเคลื่อนที่โดยไม่จำเป็นถือเป็นความสูญเปล่าประการหนึ่ง วิธีแก้ไขคือ จัดแผนผังหรืออุปกรณ์ให้อยู่ใกล้พนักงานๆ มีการเคลื่อนไหวจากสายการผลิตน้อยสุด
- พนักงานใหม่ ฝึกอบรมให้ทำงานได้ถึงระดับมีคุณภาพก่อนถึงปล่อยทำงานจริง
บางครั้งแค่การปรับ mindset เปลี่ยนพฤติกรรมที่เคยชินบางอย่างก็ช่วยให้การทำงานดีขึ้นได้
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี
