เรื่อง : เจษฎา ปุรินทวรกุล
คำถามมีอยู่ว่า การควบคุมบัญชีภายใน ช่วยป้องกันการทุจริตและการขโมยของจากพนักงานได้หรือไม่ คำตอบของหัวข้อนี้มักเป็นที่ถกเถียงกันในวงกว้าง ซึ่งการควบคุมระบบบัญชีภายใน เป็นส่วนหนึ่งของการป้องกัน แต่ก็ใช่ว่าจะสามารถป้องกันได้ทั้ง 100 เปอร์เซ็นต์ เพราะนอกจากการตรวจสอบสินค้าคงคลังอย่างสม่ำเสมอ ตรวจนับเงินสดทุกวัน ตรวจทานการเงินในแต่ละเดือนแล้ว ยังมีสิ่งที่เราควรต้องทำเพื่อปกป้องเงินและต้นทุนทางธุรกิจได้อยู่อีกหลายอย่าง ซึ่งล้วนเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับคนที่ทำงานทั้งสิ้น ซึ่งหากเราเพิกเฉยหรือไม่ใส่ใจปกป้องเงินจากการทุจริตแล้วละก็ ไม่แน่ว่าอาจทำให้ธุรกิจล้มเหลวกลางทางได้ และนี่คือวิธีการที่จะปกป้องเงินในการทำธุรกิจจากการทุจริตของลูกจ้าง
1. สร้างจรรยาบรรณขั้นพื้นฐานให้กับพนักงาน
การสร้างจรรยาบรรณก็คล้ายๆ การสร้างกฎ สร้างค่านิยมองค์กร เช่น ห้ามรับเงินใต้โต๊ะ เวลาไปส่งของให้ลูกค้าห้ามเก็บเงินค่าขนส่งเพิ่ม ห้ามรับเงินหรือสิ่งของตอบแทนจากการทำงานให้ลูกค้า ฯลฯ เป็นต้น ซึ่งเราต้องพยายามสร้างจรรยาบรรณขั้นพื้นฐานให้กับพนักงานตั้งแต่ตอนสัมภาษณ์เข้าทำงาน และหลังจากรับเข้ามาทำงานแล้ว หรือร่างเป็นกฎระเบียบให้พนักงานลงชื่อรับทราบ เพื่อให้พนักงานรับรู้ว่า เราจริงจังกับเรื่องเหล่านั้นมากๆ
นอกจากนี้ ยังมีอีกสิ่งที่สามารถสร้างความซื่อสัตย์สุจริตจากพนักงานได้ นั่นก็คือ พวกคุณที่เป็นเจ้าของธุรกิจนั่นแหละ ยกตัวอย่างเช่น หากพนักงานเห็นคุณนำสินค้าหรืออุปกรณ์ที่เป็นทรัพย์สินของบริษัทไปใช้ในเรื่องส่วนตัว พวกเขาก็มีโอกาสทำตามหรือทำอะไรที่แย่ไปกว่านั้น เช่น ตอนแรกตั้งใจว่าจะยืมของจากบริษัทไปใช้ แรกๆ อาจขออนุญาตก่อนยืมและนำมาคืนตรงเวลา แต่พอทำกันจนชิน ภายหลังอาจยืมไปโดยไม่บอกและไม่นำมาคืน ดังนั้น ผู้เป็นเจ้าของธุรกิจเองก็ต้องพยายามปฏิบัติให้เป็นตัวอย่างที่ดี และควรดูแลพนักงานให้ดี ให้สิ่งตอบแทนที่คุ้มค่า เหมาะสม สร้างโอกาสที่จะก้าวหน้าในอาชีพให้กับเขา เมื่อพนักงานมีสิ่งดีๆ ในชีวิต และมีความสุขกับงานที่ทำ โอกาสที่เราจะถูกโกงย่อมน้อยลงตามไปด้วย
2. บริหารจัดการพนักงานด้านการเงินให้หลากหลาย
ในธุรกิจขนาดเล็ก มีโอกาสสูงมากที่คนหนึ่งคนจะทำงานหลายหน้าที่ แต่ตำแหน่งที่ทำงานหลายหน้าที่ซึ่งสามารถสร้างอันตรายให้กับธุรกิจได้มากที่สุดคือ พนักงานที่คุมระบบการเงิน ฝากเงิน ชำระเงิน พนักงานเช็กสต็อกสินค้า และพนักงานตรวจสอบยอดสั่งซื้อทางอีเมล และทำเอกสารทางธุรกรรม หากมีพนักงานที่ทำหน้าที่เหล่านั้นทั้งหมดเพียงคนเดียว บอกได้เลยว่าโอกาสที่ปัญหาจะตามมานั้นมีสูงมาก
ดังนั้น สิ่งที่สำคัญก็คือ อย่าฝากเรื่องการเงินไว้กับคนเพียงคนเดียว ให้พยายามแยกพนักงานจัดซื้อ พนักงานเช็กสต็อก และพนักงานชำระเงินออกจากกัน หากมีพนักงานไม่เพียงพอ คุณก็ควรลงมาดูแลเรื่องการชำระเงินให้ละเอียดรอบคอบด้วยตัวเองด้วย และหากธุรกิจของคุณเป็นผู้ผลิตหรือผู้จัดจำหน่าย ควรมีคนดูแลเป็น 3 ฝ่าย คือ การรับสินค้า การดูแลสินค้าในโกดัง และการจัดส่งสินค้า เพื่อให้ทั้ง 3 ฝ่าย ช่วยกันดูแล (ถ้าทั้ง 3 ส่วนเป็นพนักงานคนเดียวกัน หากมีสินค้าสูญหายไป ก็ต้องใช้เวลานานกว่าที่เราจะรู้เรื่อง)
3. สังเกตพฤติกรรมของพนักงาน
เราต้องรู้จักสังเกตการเปลี่ยนแปลงในพฤติกรรมของพนักงานด้วย เช่น พนักงานที่เคยทำงานแบบเช้าชามเย็นชาม กำลังตั้งใจทำงานเพื่อให้ได้คอมมิชชั่นเพิ่มขึ้น นั่นหมายความว่า เขาอาจกำลังต้องการเงินเพื่อไปทำอะไรบางอย่าง เช่น อาจเป็นค่ารักษาพยาบาล ไปเที่ยว หรือเก็บเงินแต่งงาน
หรือคุณพบว่า พนักงานการเงินซึ่งปกติเคยทำงานในวันปกติ กลับเรียกร้องขอทำงานเพิ่มในวันหยุดโดยไม่เรียกร้องโอที คุณอาจคิดว่าเขาขยัน แต่ขณะเดียวกันก็ต้องระมัดระวังด้วย โดยเช็กก่อนว่ามีงานเพิ่มขึ้นหรือเปล่า และทำไมพนักงานการเงินถึงต้องเข้ามาทำงานในวันหยุดที่ไม่มีใครคอยสังเกตการณ์ทำงานของเขาได้ นี่คือสัญญาณที่เราต้องเพิ่มความระมัดระวัง ถามว่าเราควรไว้วางใจพนักงานที่ทำงานกับเรามาหลายปีไหม คุณสามารถไว้ใจได้ แต่ไม่ควรวางใจ เพราะผลตอบแทนของการ “ไว้วางใจ” อาจสาหัสกว่าที่คิดก็ได้
เคยมีเรื่องเล่าจากบริษัทผู้ผลิตเครื่องจักรแห่งหนึ่งในต่างประเทศ มีลูกค้าส่งสินค้าที่มีราคาเกือบแสนบาทมาซ่อมแซม ซึ่งตัวสินค้ายังอยู่ในระยะเวลารับประกัน แต่เมื่อพนักงานรับสินค้ามาตรวจสอบข้อมูล กลับไม่พบข้อมูลการซื้อ-ขาย ทันทีที่สอบถามข้อมูลลูกค้าเพิ่มเติม ก็พบว่าหัวหน้าผู้ผลิต พนักงานบัญชี และพนักงานเช็กสต็อกสินค้า ร่วมมือกันขายสินค้าชิ้นนี้โดยไม่ได้นำข้อมูลเข้าระบบ สุดท้ายเงินก็เข้ากระเป๋าพวกเขา 3 คน แต่มันจะคุ้มอะไรในเมื่อท้ายที่สุดต้องตกงานและถูกตำรวจจับกุมตัวไปดำเนินคดีตามกฎหมาย
ดังนั้น สิ่งสำคัญจริงๆ ก็คือ ไม่ควรมีใครรู้เรื่องธุรกิจและองค์กรดีเท่าคุณ หากพบอะไรที่แปลกๆ และดูไม่ชอบมาพากล ในฐานะที่เราเป็นเจ้าของ ก็ควรลองตรวจสอบดูสักนิด เพื่อความสบายใจของเราและความสบายใจของเงินทุนในกระเป๋าดีกว่า
Tips : เมื่อมีการปลดพนักงานคนเก่าออก ต้องไม่ลืมที่จะเปลี่ยนแปลงรหัสต่างๆ เช่น รหัสเข้าระบบของบริษัท รวมถึงเฟซบุ๊ก โซเชียลมีเดีย และรหัสอะไรก็ตามที่มีความสำคัญต่อการทำธุรกิจของบริษัท ที่สำคัญคือ หากเราปลดพนักงานที่ทำการทุจริตออกไป ต้องส่งข่าวสารแจ้งไปยังลูกค้าหรือบริษัทที่เราทำการซื้อ-ขายด้วย ให้เขาทราบว่า บริษัทของเราไม่มีพนักงานคนนั้นแล้ว เพื่อไม่ให้เกิดปัญหายุ่งยากตามมาทีหลัง
www.smethailandclub.com
