เมื่อเรื่องของการเงินเป็นสิ่งที่มองข้ามไม่ได้ เพราะแค่ต้องจัดการกับสาขาเดียวก็น่าปวดหัวแล้ว แต่สำหรับธุรกิจบริการที่มีหลายสาขานั้นต้องปรับตัวและวางแผนด้านการเงินอย่างไรเพื่อให้ใช้เงินได้อย่างเต็มเม็ดเต็มหน่วยและคุ้มค่าที่สุด ลองมาดูกับ 5 เคล็ดลับเด็ดๆ จากผู้บระกอบการรุ่นใหม่อย่าง เขมิกา จิวะพรทิพย์ กรรมการผู้จัดการ บริษัท แอล วี เอ็น แอล จำกัด (สตูดิโอออกกำลังกายฟิซีค PHYSIQUE 57) ที่ตอนนี้มีถึง 3 สาขา และ ชวลิต ต่อสหะกุล กรรมการผู้จัดการ บริษัท พระรามเก้าไก่ย่าง จำกัด ที่มาพร้อมกับการให้บริการถึง 100 โต๊ะ ว่าพวกเขาจัดการด้านการเงินอย่างไรถึงอยู่หมัดและขยายธุรกิจให้เติบโตได้มากขึ้นเช่นนี้
เคล็ดลับที่ 1 : ใช้สาขาที่ 1 เป็นโมเดล
ธุรกิจที่เป็นบริการเรื่องของ “เงิน” จะค่อนข้างตายตัวและง่ายต่อการจัดการ เพราะมีความค่อนข้างคงที่ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ค่าเช่าหรือค่าน้ำ ค่าไฟ โดยเฉพาะหากธุรกิจไหนมีมากกว่า 1 สาขา การใช้สาขาที่ 1 เป็นโมเดลจะทำให้เห็นว่าสาขาที่ 2 หรือ 3 นั้นจะมีทิศทางด้านรายจ่ายเป็นอย่างไร แต่หากมีเพียงสาขาเดียวก็สามารถใช้รายจ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละเดือนมาเป็นตัวเปรียบเทียบเพื่อให้เห็นแนวโน้มทางการเงินได้เช่นกัน
เคล็ดลับที่ 2 : เพิ่มทุนเล็กน้อย เพื่อผลลัพธ์ที่ดีกว่า
ในการดำเนินธุรกิจให้มีประสิทธิภาพ การใช้เงินไปในเรื่องของการทำการตลาดหรือ Marketing Cost ถือเป็นอีกเครื่องมือที่สามารถช่วยยกระดับกิจการให้ดีขึ้น เช่น หากมีธุรกิจที่เดียวแล้วทำการลงเงินไป 1 ล้านบาทก็จะเป็นประโยชน์แค่ที่เดียว แต่หากธุรกิจมี 3 สาขาแล้วทำการใส่เงินลงไปเพิ่มเป็นประมาณ 1.5 ล้านบาทเพื่อทำการตลาด การเพิ่มทุนตรงนี้ก็จะเป็นประโยชน์ครอบคลุมทุกสาขา ซึ่งจะช่วยให้ได้ Economies of Scale หรือการประหยัดต่อขนาดที่การเพิ่มเงินขึ้นเล็กน้อยสามารถสร้างความได้เปรียบในด้านต้นทุน จากการที่ต้นทุนต่อหน่วยนั้นต่ำลงนั่นเอง
เคล็ดลับที่ 3 : วาง Process คุมการเงิน
การทำธุรกิจโดยที่ไม่มี Process หรือขั้นตอนใดๆเข้ามาเป็นตัวคุมเลยจะทำให้เจ๊งได้อย่างรวดเร็ว เพราะฉะนั้นต้องมีการถอยกลับมามองว่าในการดำเนินการโดยเฉพาะทางด้านการเงินนั้นส่วนใดหรือหน้าที่ใดบ้างที่จะต้องใช้ Process ต่างๆเข้ามาเป็นตัวควบคุม เช่น ถ้ามีธุรกิจเพียง 1 แห่งการที่มีค่าใช้จ่ายอะไรขึ้นมาอาจจะไม่ได้ใช้ Process อะไรมากมายนักซึ่งพนักงานมาทำการเบิกเงินแล้วนำเงินไปใช้จ่ายและเราก็ทำการลงบัญชีไว้ แต่หากมีสาขามากกว่า 1 แห่งซึ่งสามารถทำให้เกิดค่าใช้จ่ายจุกจิกที่เรียกว่า Petty Cash ค่อนข้างเยอะ ดังนั้นหากไร้ซึ่ง Process เข้ามาดูแลจะทำให้ไม่สามารถทำทราบได้ว่าเงินนั้นถูกใช้จ่ายไปในเรื่องใด ตกลงเงินหายไปไหน ถูกใช้ไปกับอะไร สามารถนำมาลงบัญชีเพื่อที่จะหักเงินได้ไหม เพราะฉะนั้นอย่างแรกที่ต้องมีเพื่อคุมการเงินให้อยู่หมัดก็คือ Process ที่ว่าถ้าจะมีการเบิกใช้จะต้องลงข้อมูลหรือรายละเอียดอะไรบ้าง จะต้องมีวิธีการขออนุมัติยังไงบ้างและจะต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง เป็นต้น ซึ่งจะทำให้พนักงานทุกคนรับรู้ว่ามีขั้นตอนใดบ้างถึงจะเอาเงินตรงนั้นไปใช้ได้
เคล็ดลับที่ 4 : ดู “รายรับ” อย่างเป็นระบบ
อีกเรื่องสำคัญที่คนทำธุรกิจต้องใส่ใจคือการดู “รายรับ” ที่เข้ามาซึ่งต้องอาศัยการวางระบบดำเนินการที่ดีว่าจะให้ใคร ทำหน้าที่อะไร บันทึกอะไร ทำการรายงานหรือรีพอร์ตแบบไหน เมื่อไรที่จะเอาเงินสดไปเข้าธนาคาร เมื่อไรจะไปเช็กกับธนาคารว่ามีการนำเงินเข้าไปครบตามจำนวนหรือไม่ ซึ่งการจัดวางระบบนั้นจะช่วยให้ใช้ทรัพยากรที่มีอย่างจำกัดให้ดีที่สุด เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและทำให้เงินไม่รั่วไหล
เคล็ดลับที่ 5 : ใช้ “Excel” ให้เป็นประโยชน์
เพื่อที่จะไม่ให้เกิดการใช้จ่ายเกินต้นทุนที่วางไว้ การเก็บข้อมูลเชิงลึกเป็นอีกตัวช่วยที่ไม่ควรมองข้าม เช่น ในการทำผลิตภัณฑ์สักอย่างหรืออาหารสักจาน ควรมีการไปดูว่าวัตถุดิบหรือส่วนผสมที่ใช้นั้นมีราคาปัจจุบันในตลาดอยู่ที่เท่าไร ทำการบันทึกลงในโปรแกรม Excel ตั้งสูตรคำนวณเอาไว้ เพื่อทำให้เห็นว่าต้นทุนมีการเปลี่ยนแปลงมากน้อยขนาดไหน ราคาของโปรดักต์หรืออาหารจานนั้นจะอยู่ที่เท่าไรและแตกต่างจากที่ได้กำหนดไว้แล้วอย่างไร วิธีนี้จะช่วยทำให้สามารถคุมสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องใช้และลดต้นทุนได้อีกทางหนึ่ง
www.smethailandclub.com
ศูนย์รวมข้อมูลธุรกิจเอสเอ็มอี
